Randevu sistemi: müşteri saatini kendi seçer, kurallar işletmenizden gelir
Randevu sistemi, müşterinin uygun saati kendisinin seçtiği ve hatırlatmanın kendiliğinden gittiği, kuralları işletmeye ait olan çevrim içi takvimdir. ALTAI Digital bu sistemi kuaför, pilates stüdyosu, klinik ve restoran gibi randevuyla çalışan işletmelere kurar. Hizmet süresi, hazırlık payı, personel uygunluğu ve tatil günleri kurala bağlanır. Takvim Google Takvim ya da Outlook ile çift yönlü eşleşir. Hatırlatma bir gün ve iki saat önce WhatsApp, SMS ya da e-postayla gider; içinde iptal bağlantısı bulunur. İptal edilen saat takvime döner ve bekleme listesine bildirilir. Müşteri kaydı işletmede kalır.
Randevuyla çalışan bir işletmede talep çoğu zaman üç yerden gelir: telefon, Instagram mesajı ve WhatsApp. Üçüne de genellikle aynı kişi bakar ve o kişi aynı anda karşısındaki müşteriyle ilgilenir. Randevu bir deftere ya da kâğıt takvime elle geçirilir. Yoğun bir günde bir mesaj atlanır, aynı saat iki müşteriye verilir ya da izinli personele randevu yazılır. Kapanıştan sonra gelen mesaj sabaha kalır. Hatırlatmanın unutulduğu gün müşteri gelmez ve saat boş geçer. Sorun kişinin dikkati değil, takvimin tek yerde durmamasıdır.
Randevu sistemi bütün randevuları tek bir takvimde toplar. Müşteri, işletmenin sitesindeki ya da mesajla gönderdiği bağlantıdan boş saatleri görür ve saatini kendisi seçer. Kapanıştan sonra bağlantıyı açan müşteri de sabahı beklemeden saatini alır. Hangi saatin açık görüneceğini işletmenin kuralları belirler: hizmet süresi, hazırlık payı, personel uygunluğu ve tatil günleri. Takvim Google Takvim ya da Outlook ile çift yönlü eşleşir. Hatırlatma varsayılan olarak bir gün ve iki saat önce gider. İptal edilen saat takvime döner ve bekleme listesine bildirilir.
Hazır randevu platformları da müşteriye saat seçtirir. Fark iki yerdedir. Birincisi kurallardır: hazır platformda işletme kendi kuralını platformun sunduğu seçeneklere uydurur. ALTAI Digital kurulumunda kurallar işletmeden gelir. Hizmet süresi, hazırlık payı, iptal ve iade kuralı keşif haftasında yazıya dökülür ve takvime olduğu gibi girer. İkincisi müşteri kaydıdır: hazır platformda müşteri listesi ve randevu geçmişi platformun hesabında durur. Bu kurulumda kayıt işletmede kalır. Müşteri listesi her randevuyla işletmenin kendi elinde büyür.
Bu sayfada randevu sistemi kurulumunun kapsamını, kurulum sürecini ve sık sorulan soruları anlatıyoruz. Sektöre özel sayfalar aşağıdaki listede duruyor: kuaför, pilates stüdyosu, klinik ve restoran rezervasyonu. Her sektörün randevu birimi farklıdır. Kuaförde takvimi personel ve hizmet süresi belirler. Pilates stüdyosunda birim kontenjanlı grup dersidir, restoranda ise masadır. Özel klinik kendi randevu sistemini kullanır, çünkü MHRS kamu kuruluşları içindir. ALTAI Digital İstanbul ve Rotterdam'dan çalışır. Fiyat, personel sayısı ve ödeme kurulumu belli olunca keşif görüşmesinde verilir.
İşletmede bugün yaşanan sorunlar
- 01
Takvim üç yerde birden
Telefon notu, Instagram mesajı ve WhatsApp yazışması ayrı yerlerde durur. Birini takvime geçiren kişi ötekini atlar. Aynı saat iki müşteriye verilir ve hata müşteri kapıya geldiğinde anlaşılır. Silinip üstüne yazılan kâğıt takvim yoğun günde yanlış okunur.
- 02
Kapanıştan sonra gelen mesaj sabaha kalır
Müşteri akşam yazar ve cevabı ertesi sabah alır. Aradaki saatlerde başka bir işletmeye yazabilir ya da vazgeçebilir. Sabah mesajları sırayla cevaplayan kişi bu sırada telefona ve kapıdaki müşteriye de bakar. Cevapsız kalan talep hiçbir defterde görünmez.
- 03
Hizmet süresi ve personel izni takvimde yok
Her hizmetin süresi göz kararı yazılır; kısa bloğa uzun iş girer ve sonraki müşteri bekler. Personelin izin günü ya da öğle arası işaretli değilse o saate de randevu verilir. Müşteri gelir, hizmeti verecek kişi yerinde yoktur.
- 04
Gelmeyen müşteri boş geçen saattir
Hatırlatma birinin aklına gelmesine bağlıdır ve yoğun günde akla gelmez. Müşteri randevusunu unutur, saat boş geçer, personel bekler. O saat için geri çevrilmiş başka bir müşteri de vardır. Gelmeyen randevu sayısı tutulmadığı için kaybın büyüklüğü bilinmez.
- 05
İptal edilen saat kimseye duyurulmaz
Müşteri iptal ettiğinde saat takvimden silinir. O saati bekleyen başka müşteriye haber veren olmaz. Bekleme listesi çoğu işletmede birinin hafızasında durur. Boşalan saat gün sonuna kadar öylece bekler ve o gün bir daha dolmaz.
- 06
Kurallar ve müşteri kaydı platformda
Hazır randevu platformunda işletme kendi kuralını platformun seçeneklerine uydurur. Farklı bir iptal süresi, hazırlık payı ya da hatırlatma metni çoğu zaman seçenekler arasında yoktur. Müşteri listesi ve randevu geçmişi de işletmede değil, platformun hesabında durur.
Kurulumun kapsamı
Müşteri saatini seçer, kuralı işletme koyar
Müşteri randevu sayfasında hizmeti ve saati kendisi seçer. Hangi saatin açık görüneceğini işletmenin kuralları belirler: hizmet süresi, hazırlık payı, personel uygunluğu ve tatil günleri. Kural değişince takvim aynı anda değişir. Uygun olmayan saat müşteriye hiç gösterilmez, kimse iki yerde güncelleme yapmaz.
Google Takvim ve Outlook ile çift yönlü eşleşme
Randevu takvimi işletmenin Google Takvim ya da Outlook takvimiyle çift yönlü eşleşir. Sistemden alınan randevu personelin kendi takviminde görünür. Personelin kendi takvimine yazdığı toplantı ya da izin de randevu takviminde dolu görünür. Telefonla alınan randevu takvime yazılınca o saat sistemde de kapanır.
Hatırlatma ve iptal bağlantısı
Hatırlatma varsayılan olarak randevudan bir gün önce ve iki saat önce gider. Kanal WhatsApp, SMS ya da e-postadır; hangisinin kullanılacağına işletme karar verir. Mesajın içinde iptal bağlantısı bulunur. Gelemeyecek müşteri işletmeyi aramaz, bağlantıya dokunur ve saat serbest kalır.
İptal edilen saat ve bekleme listesi
İptal edilen saat takvime geri döner ve bekleme listesindeki müşterilere bildirilir. Boşalan saatin duyurulması kimsenin fark etmesine bağlı değildir. Dolu bir saati isteyen müşteri listeye yazılır. Saat açılınca haber o müşteriye kendiliğinden gider.
İsteğe bağlı ön ödeme ve depozito
İsteyen işletmede randevu ön ödeme ya da depozitoyla açılır; ödeme Stripe üzerinden alınır. Hangi hizmette ödeme isteneceğine işletme karar verir. İade kuralı da işletmenindir ve kurulumda yazıya dökülür. Ön ödeme istenmeyen hizmette randevu ödemesiz açılır.
Aylık rapor: doluluk ve gelmeyen randevu
Her ay doluluk, gelmeyen randevu oranı ve en çok tercih edilen saatler raporda durur. Hangi günün boş kaldığı ve hangi saatin önce dolduğu rakamdan görülür. Hatırlatma ritmi ya da ön ödeme kuralı değişince etkisi bir sonraki raporda okunur.
Müşteri kaydı işletmede kalır
Müşteri listesi, randevu geçmişi ve hatırlatma kaydı bir platformun hesabında değil, işletmenin kendi altyapısında durur. Liste her randevuyla işletmenin elinde büyür. Bu kayıt kişisel veridir; işletme onun nerede tutulduğunu bilir.
Kurulum süreci
- 01
Keşif (1 hafta)
Hizmet süreleri, personel uygunluğu, tatil günleri, iptal ve iade kuralları işletmeyle birlikte yazıya dökülür. Randevunun bugün hangi kanallardan geldiği de çıkarılır.
- 02
Kurulum
Kurallar takvime yazılır, Google Takvim ya da Outlook eşleşmesi açılır. Hatırlatma kanalları ve metinleri hazırlanır; WhatsApp metni Meta onayına gider, istenirse Stripe ile ön ödeme bağlanır.
- 03
Deneme
Ekip deneme randevusu alır; hatırlatma, iptal ve bekleme listesi gerçek telefonlarda denenir. İşi zorlaştıran kural bu aşamada düzeltilir.
- 04
Yayın ve aylık rapor
İlk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır. Doluluk, gelmeyen randevu oranı ve en çok tercih edilen saatler her ay raporlanır.
Sektörünüze özel randevu sayfası
Kuaför randevu sistemi: saati müşteri seçer, hatırlatma kendiliğinden gider
Kuaför randevu sistemi: müşteri saatini ve personelini kendi seçer, hatırlatma WhatsApp ya da SMS ile gider, iptal edilen saat takvime geri döner.
Pilates randevu sistemi: üye dersini seçer, kontenjan kurala bağlanır
Pilates randevu sistemi: üye dersini ve saatini kendi seçer, kontenjan ve bekleme listesi kurala bağlanır, hatırlatma WhatsApp ile gider. Dört ile sekiz hafta.
Klinik randevu sistemi: hekim takvimi, hatırlatma ve boş saatin geri kazanımı
Klinik randevu sistemi: hasta hekimini ve saatini kendi seçer, hatırlatma WhatsApp, SMS ya da e-postayla gider, iptal edilen saat takvime döner. KVKK'ya uygun form.
Restoran rezervasyon sistemi: masa, saat ve kapora tek akışta
Restoran rezervasyon sistemi: misafir tarih, saat ve kişi sayısını sitede seçer, talep WhatsApp'a düşer, hatırlatma kendiliğinden gider. Kapora isteğe bağlı.
Bu kurulumda kullanılan ürünler
Online randevu ve rezervasyon
Klinik, salon ve otel için online randevu kurulur; boş kalan saati hatırlatma ve iptal yönetimi kapatır.
WhatsApp Business entegrasyonu
Bildirim, sipariş takibi ve müşteri yazışması işletme hesabında toplanır; geçmiş kurumda kalır.
CRM ve müşteri yönetimi
Müşteri kaydı tek yerde toplanır: kopyalar birleşir, zorunlu alanlar tanımlanır, rapor kendiliğinden çıkar.
Bu sayfada geçen terimler
- Randevu sistemi
- Randevu sistemi, müşterinin uygun saati kendisinin seçtiği ve hatırlatmanın kendiliğinden gittiği, kuralları işletmeye ait olan çevrim içi takvimdir.
- Hazırlık payı
- Hazırlık payı, iki randevu arasında yerin, ekipmanın ya da personelin hazırlanması için takvimde kapalı tutulan ve müşteriye seçenek olarak gösterilmeyen süredir.
- Çift yönlü takvim eşleşmesi
- Çift yönlü takvim eşleşmesi, randevu takvimine düşen kaydın Google Takvim ya da Outlook'a, oradaki meşguliyetin de randevu takvimine işlendiği bağlantıdır.
- Gelmeyen randevu oranı
- Gelmeyen randevu oranı, bir ayda alınan randevular içinde müşterinin haber vermeden gelmediği randevuların payını gösteren ve aylık raporda duran orandır.
- Bekleme listesi
- Bekleme listesi, dolu bir saati isteyen müşterilerin yazıldığı ve o saat iptal edilince kendilerine bildirim giden listedir.
randevu sistemiSık sorulan sorular
Keşif bir hafta sürer; bu haftada hizmet süreleri, personel uygunluğu ve iptal kuralları çıkarılır. İlk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır. Süre personel sayısına, hizmet çeşidine ve ön ödeme kurulumuna göre değişir. Size özel süre keşif raporunda yazılı olarak verilir.
İki fark vardır. Birincisi, kurallar işletmenizden gelir: hizmet süresi, hazırlık payı, iptal ve iade kuralı bir platformun seçeneğine uydurulmaz, sizin kuralınız olarak yazılır. İkincisi, müşteri kaydı sizde kalır. Müşteri listesi ve randevu geçmişi bir platformun hesabında değil, işletmenizde birikir.
Evet. Randevu takvimi Google Takvim ya da Outlook ile çift yönlü eşleşir. Sistemden alınan randevu personelin takviminde görünür. Personelin kendi takvimine yazdığı toplantı ya da izin de randevu takviminde dolu görünür. Çakışan saat müşteriye hiç açılmaz, kimse iki takvimi elle eşitlemez.
Hatırlatma WhatsApp, SMS ya da e-postayla gider. Varsayılan ritim randevudan bir gün önce ve iki saat önce giden iki mesajdır. Her mesajın içinde iptal bağlantısı bulunur. WhatsApp'tan giden metin Meta onayından geçmiş bir şablondur; onay genellikle birkaç gün sürer ve onaysız metin gönderilmez.
İptal edilen saat takvime geri döner ve bekleme listesindeki müşterilere bildirilir. Boşalan saati duyurmak için kimsenin fark etmesi gerekmez. Depozito alınmışsa iadenin yapılıp yapılmayacağı sizin kuralınıza bağlıdır. Bu kural keşif haftasında konuşulur ve kurulumda yazıya dökülür.
Gelmeyen müşteri için üç araç vardır: hatırlatma ritmi, mesajın içindeki iptal bağlantısı ve isteğe bağlı ön ödeme. Gelmeyen randevu oranı her ay raporda durur. Bir değişikliğin işe yarayıp yaramadığı tahminle değil, bu rakamla izlenir. Kurallar da bu rapora göre güncellenir.
Evet, isteğe bağlıdır. Randevu Stripe üzerinden ön ödeme ya da depozitoyla açılır. Hangi hizmette ödeme isteneceğine ve iade kuralına siz karar verirsiniz. Kural kurulumda yazıya dökülür ve sistem ona göre çalışır. Ön ödeme istemediğiniz hizmette randevu ödemesiz açılır.
Müşteri kaydı sizde kalır. Müşteri listesi, randevu geçmişi ve hatırlatma kaydı bir platformun hesabında değil, işletmenizin kendi altyapısında tutulur. Bu kayıt kişisel veridir. Klinikte form sağlık bilgisi soruyorsa KVKK gereği aydınlatma metni ve açık rıza gerekir; klinik sayfası bu adımı ayrıca anlatır.
Teklifi, süreci birlikte çıkardıktan sonra yazıyoruz
Otuz dakikalık keşif görüşmesinde sürecinizi birlikte ele alırız, otomasyona değip değmeyeceğini açıkça söyleriz. Değmiyorsa bunu da aynı görüşmede belirtiriz.
Görüşme 30 dakika sürer · hazırlık gerekmez
