Klinik randevu sistemi: hekim takvimi, hatırlatma ve boş saatin geri kazanımı
Klinik randevu sistemi, hastanın kliniğin sitesinden hekimini ve saatini kendi seçtiği, hatırlatmanın kendiliğinden gittiği ve iptal edilen saatin takvime geri döndüğü randevu altyapısıdır. ALTAI Digital bu sistemi kliniğin kendi kuralları üstüne kurar: muayene süresi, hazırlık payı, hekim uygunluğu ve tatil günleri takvime yazılır. Takvim Google Takvim ya da Outlook ile çift yönlü eşleşir. Hatırlatma bir gün ve iki saat önce WhatsApp, SMS ya da e-posta ile gider. Formda sağlık bilgisi soruluyorsa aydınlatma metni ve açık rıza kurulumun parçasıdır. İlk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır.
Özel klinikte randevu çoğu zaman tek bir telefon hattına bağlıdır. Sekreter bir hastayla konuşurken ikinci hasta meşgul sesi duyar ve başka kliniği arar. Öğle arasında ya da akşam saatinde gelen arama kimseye ulaşmaz; hastanın ertesi gün yeniden arayacağının garantisi yoktur. Randevu alınsa bile hatırlatma birinin aklında kalmasına bağlıdır. Hatırlatılmayan randevuya gelmeyen hasta, hekimin o saatte boş oturması demektir. Klinik randevu sistemi bu üç kaybı tek yerde kapatır: telefona bağlı olmayan randevu, kendiliğinden giden hatırlatma ve iptal edilen saatin yeniden dolması.
Kamu hastanelerinde randevu MHRS üzerinden alınır; özel klinik ve muayenehane kendi randevu sistemini kullanır. Bu yüzden randevunun nasıl alınacağına klinik kendisi karar verir. ALTAI Digital bu akışı kliniğin kendi kurallarıyla kurar. Hasta hekimini ve saatini kendi seçer; muayene süresi, hazırlık payı, hekim uygunluğu ve tatil günleri takvime kural olarak yazılır. Takvim, hekimlerin kullandığı Google Takvim ya da Outlook ile çift yönlü eşleşir. Hekim kişisel takvimine bir toplantı yazdığında o saat randevuya hiç açılmaz.
Sağlık verisi KVKK'nın 6. maddesine göre özel nitelikli kişisel veridir. Randevu formunda şikâyet ya da başka bir sağlık bilgisi soruluyorsa aydınlatma metni ve açık rıza gerekir. Formun hangi alanları soracağı keşifte kararlaştırılır; sağlık bilgisi sorulmuyorsa formda yalnız ad, telefon, hekim ve saat kalır. Tanıtımın sınırını Sağlık Hizmetlerinde Tanıtım ve Bilgilendirme Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete, 29 Temmuz 2023) çizer; hatırlatma ve bilgilendirme mesajları bu çerçevede, bilgilendirme diliyle yazılır. Mesaj metinleri yayın öncesi kliniğe gösterilir ve klinik onaylamadan hiçbir hastaya gitmez.
Aşağıda klinik randevu sistemi kurulumunun kapsamını, dört adımlık süreci ve sık sorulan soruları bulacaksınız. Kurulum, WhatsApp Business hattı ve talep yanıtlama ile birlikte ele alınabilir; hangi kanalların bağlanacağı keşifte belirlenir. Fiyat, hekim sayısı ve ödeme kurulumu netleşince keşif görüşmesinde verilir.
İşletmede bugün yaşanan sorunlar
- 01
Telefon meşgulken hasta başka kliniği arıyor
Sekreter bir hastayla konuşurken ikinci hasta meşgul sesi duyar. İkinci denemeyi çoğu hasta yapmaz; listedeki bir sonraki kliniği arar. Kaçan arama hiçbir yerde sayılmadığı için klinik bu kaybı görmez, yalnız boş kalan saatleri görür.
- 02
Hatırlatma birinin aklında kalmasına bağlı
Randevudan bir gün önce hastaları tek tek arayan bir kişi var; o kişi izinliyken kimse aramıyor. Hatırlatılmayan randevuya gelmeyen hasta, hekimin o saatte boş oturması demektir. Gelmeyen hasta sayısı da çoğu klinikte hiç yazılmıyor.
- 03
İptal edilen saat boş gidiyor
Hasta sabah arayıp öğleden sonraki randevusunu iptal ediyor. O saati bekleyen başka bir hasta olsa da kimseye haber verilmiyor; saat takvimde boş kalıyor. Bekleme listesi varsa bir defterde duruyor ve o deftere bakan yok.
- 04
Hekim takvimi ile randevu defteri ayrı yaşıyor
Hekim kongre gününü kendi telefonundaki takvime yazıyor, sekreter defterine yazmıyor. O güne randevu veriliyor ve hasta kapıya geliyor. İki takvim elle eşitlendiği sürece bu hata tekrar eder.
- 05
Mesai dışında gelen talep sabaha kalıyor
Hasta akşam saatlerinde randevu almak istiyor; telefon kapalı, sitede form yok. Instagram'a ya da WhatsApp'a yazıyor, mesaj sabah açılıyor. Sabaha kadar hasta başka bir klinikten randevu almış oluyor ya da vazgeçiyor.
- 06
Formda sağlık bilgisi soruluyor, KVKK metni yok
Randevu formunda şikâyet alanı var ama aydınlatma metni ve açık rıza kutusu yok. Sağlık verisi KVKK'nın 6. maddesine göre özel nitelikli veridir; bu alan varsa rıza da olmak zorundadır. Form çoğu zaman bunu düşünmeden kopyalanmış bir şablondur.
Kurulumun kapsamı
Hekim ve saat seçimi, kliniğin kurallarıyla
Hasta sitede branşı, hekimi ve boş saati kendi seçer. Her hekimin muayene süresi, muayeneler arası hazırlık payı, çalışma günleri ve tatil günleri kural olarak takvime yazılır. Kural değişince takvim aynı anda değişir; kimse iki yerde güncelleme yapmaz. Dolu ya da çakışan saat seçenekte hiç görünmez.
Google Takvim ya da Outlook ile çift yönlü eşleşme
Hekimin kullandığı Google Takvim ya da Outlook takvimi randevu takvimiyle çift yönlü eşleşir. Hekim kişisel takvimine kongre ya da izin yazdığında o saat randevuya kapanır; sitede alınan randevu da hekimin takviminde görünür. Çakışan saat hiçbir hastaya açılmaz.
Hatırlatma: bir gün ve iki saat önce
Hatırlatma randevudan bir gün önce ve iki saat önce gider; kanal WhatsApp, SMS ya da e-postadır. Mesajın içinde iptal bağlantısı durur, hasta gelemeyecekse tek dokunuşla iptal eder. Hangi hastaya hangi kanaldan kaç hatırlatma gideceğine klinik karar verir. Metinler bilgilendirme çerçevesinde yazılır.
İptal edilen saat takvime geri döner
Hasta iptal bağlantısına dokunduğunda o saat takvimde yeniden boşalır ve bekleme listesindeki hastalara bildirilir. Saati ilk alan hasta randevuyu kapatır; sekreterin defteri açıp tek tek araması gerekmez. İptal süresi ve varsa ceza kuralı kurulumda kliniğin belirlediği biçimde yazılır.
KVKK'ya uygun randevu formu
Form yalnız randevu için gereken alanları sorar: ad, telefon, hekim ve saat. Klinik formda sağlık bilgisi de istiyorsa aydınlatma metni ve açık rıza kutusu eklenir. Hangi alanların sorulacağına keşifte klinik karar verir; form ve rıza metinleri yayın öncesi kliniğe gösterilir.
Ön ödeme ve depozito, isteğe bağlı
Klinik isterse randevu ön ödeme ya da depozito ile açılır. Ödeme, iptal ve iade kuralları kliniğin belirlediği biçimde yazılır; sistem kendiliğinden iade yapmaz. Hangi randevu türünde açılacağına klinik karar verir; her hekim ya da her işlem için zorunlu değildir.
Aylık rapor: doluluk, gelmeyen hasta, tercih edilen saatler
Her ay doluluk oranı, gelmeyen hasta oranı ve en çok tercih edilen saatler raporda durur. Hangi hekimin hangi gününün boş kaldığı rakamdan görünür. Takvim açılmadan önce gelmeyen hasta oranı ölçülür; açıldıktan sonra aynı oran yeniden ölçülür ve iki sayı yan yana konur.
Kurulum süreci
- 01
Keşif (1 hafta)
Hekim takvimi, muayene süreleri, branşlar ve iptal kuralları çıkarılır; KVKK aydınlatma metni ve rıza ihtiyacı formdaki alanlara göre belirlenir.
- 02
Kurulum
Kurallar takvime yazılır, Google Takvim ya da Outlook eşleşmesi kurulur, hatırlatma şablonları ve form metinleri hazırlanır; WhatsApp şablonları Meta onayına gönderilir.
- 03
Deneme haftası
Takvim önce klinik ekibiyle denenir: deneme randevuları alınır, hatırlatmalar ekibin telefonuna gider, iptal ve bekleme listesi akışı gözle görülür. Aksayan kural düzeltilir.
- 04
Yayın ve ölçüm
Randevu sayfası sitede ve Google İşletme Profili'nde yayına alınır; ilk ayın sonunda doluluk ve gelmeyen hasta oranı raporlanır. İlk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır.
Klinik randevu sistemi, tek klinik
- Hekim ve saat seçimli randevu sayfası, sitede ya da tek başına
- Muayene süresi, hazırlık payı, hekim uygunluğu ve tatil günü kuralları
- Google Takvim ya da Outlook ile çift yönlü eşleşme
- WhatsApp, SMS ya da e-posta ile hatırlatma, iptal bağlantısı mesajın içinde
- İptal edilen saatin takvime dönmesi ve bekleme listesi bildirimi
- KVKK aydınlatma metni ve açık rıza alanı, formdaki alanlara göre
- Aylık doluluk ve gelmeyen hasta raporu
- İsteğe bağlı ön ödeme ve depozito
Fiyat, kapsam netleşince keşif görüşmesinde verilir.
Bu kurulumda kullanılan ürünler
Online randevu ve rezervasyon
Klinik, salon ve otel için online randevu kurulur; boş kalan saati hatırlatma ve iptal yönetimi kapatır.
WhatsApp Business entegrasyonu
Bildirim, sipariş takibi ve müşteri yazışması işletme hesabında toplanır; geçmiş kurumda kalır.
Talep yanıtlama
Beş kanaldan gelen talep tek listede toplanır, yanıt taslağı hazır gelir, gönderme kararı sizde kalır.
Bu sayfada geçen terimler
- Klinik randevu sistemi
- Klinik randevu sistemi, hastanın hekimini ve saatini kliniğin kendi sayfasından seçtiği, hatırlatmanın kendiliğinden gittiği ve iptal edilen saatin takvime geri döndüğü randevu altyapısıdır.
- Çift yönlü eşleşme
- Çift yönlü eşleşme, randevu takvimi ile hekimin Google Takvim ya da Outlook takvimi arasında birinde yazılanı diğerinde de gösteren bağlantıdır.
- Bekleme listesi
- Bekleme listesi, istediği saat dolu olan hastanın kaydolduğu ve o saat iptal edildiğinde bildirim aldığı listedir.
- Açık rıza
- Açık rıza, hastanın randevu formunda verdiği sağlık bilgisinin işlenmesine aydınlatma metnini okuduktan sonra kendi iradesiyle verdiği onaydır.
- Gelmeyen hasta oranı
- Gelmeyen hasta oranı, belirli bir dönemde alınan randevulardan iptal edilmeden boş geçenlerin toplam randevuya oranıdır; aylık raporda durur.
klinik randevu sistemiSık sorulan sorular
İlk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır. Keşif haftasında hekim takvimi, muayene süreleri ve iptal kuralları çıkarılır; ardından kurulum, bir haftalık deneme ve yayın gelir. Süre hekim sayısına, branş çeşidine, WhatsApp şablon onayına ve ödeme kurulumuna göre değişir. Size özel süre keşif raporunda yazılı verilir.
Evet. Google Takvim ya da Outlook ile çift yönlü eşleşir. Hekimin kişisel takvimine yazdığı toplantı, izin ya da kongre randevu takviminde o saati kapatır; sitede alınan randevu da hekimin takviminde görünür. Çakışan bir saat hiçbir hastaya açılmaz, sekreterin iki takvimi elle eşitlemesi gerekmez.
WhatsApp, SMS ya da e-posta ile gider; varsayılan ritim randevudan bir gün önce ve iki saat önce iki hatırlatmadır. Mesajın içinde iptal bağlantısı durur. WhatsApp hatırlatması Meta onayından geçmiş şablonla gönderilir; metinler bilgilendirme çerçevesinde yazılır ve yayın öncesi kliniğe gösterilir.
Üç şey yapılır: hatırlatma ritmi kurulur, iptal bağlantısı mesajın içine konur ve isteyen klinikte ön ödeme açılır. Gelmeyen hasta oranı takvim açılmadan önce ve açıldıktan sonra ölçülür; hangi adımın işe yaradığı aylık raporda görünür. Gelmeyen hasta boş muayene saati demektir, bu yüzden ölçüm her ay tekrarlanır.
Form yalnız randevu için gereken alanları sorar: ad, telefon, hekim ve saat. Sağlık verisi KVKK'nın 6. maddesine göre özel nitelikli kişisel veridir. Formda şikâyet ya da başka bir sağlık bilgisi soruluyorsa aydınlatma metni ve açık rıza kutusu eklenir. Veri kliniğin kendi altyapısında durur; teşhis ve tedavi bilgisi randevu sistemine girmez.
Hayır. MHRS kamu hastaneleri içindir; özel klinik ve muayenehane kendi randevu sistemini kullanır. Bu sayfadaki kurulum kliniğin kendi sitesinde ya da tek başına yayınlanan randevu sayfasında çalışır. Hasta kliniği Google'da bulur, hekimini ve saatini kliniğin sayfasında seçer.
Evet. Randevu sayfası tek başına yayına alınır ve bağlantısı Google İşletme Profili'ne, Instagram profiline ve WhatsApp hattına eklenir. Site de birlikte kuruluyorsa randevu akışı sitenin içine yerleşir. İki durumda da hasta hekimini ve saatini aynı ekrandan seçer.
Fiyat, hekim sayısına, branş çeşidine, hatırlatma kanallarına ve ödeme kurulumuna göre keşif görüşmesinde verilir. Tek klinik için kapsam yukarıdaki pakette yazılıdır; birden çok şube varsa kapsam keşif raporunda yeniden yazılır.
Teklifi, süreci birlikte çıkardıktan sonra yazıyoruz
Otuz dakikalık keşif görüşmesinde sürecinizi birlikte ele alırız, otomasyona değip değmeyeceğini açıkça söyleriz. Değmiyorsa bunu da aynı görüşmede belirtiriz.
Görüşme 30 dakika sürer · hazırlık gerekmez
