Emlak ofisi otomasyonu: mesajla gelen talep tek panelde, takip kuralda, onay danışmanda
Emlak ofisi otomasyonu, gayrimenkul ofisine Instagram, WhatsApp ve formdan gelen talebin tek panelde toplandığı, bir danışmana atandığı ve takibinin kurala bağlandığı iş akışıdır. Portföy ve müşteri kaydı aynı yerde durur; yeni ilan, kriteri tutan müşterilerle eşleştirilir. İlan metni ve sunum dosyası taslak olarak hazırlanır, onay danışmanda kalır. Eski arşiv ham yedeğiyle taşınır. ALTAI Digital bu akışı ofisin kurallarıyla kurar. Keşif bir hafta sürer; ilk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır.
Gayrimenkul ofisinde talep çoğu zaman bir danışmanın telefonunda başlar. Müşteri ilanı görür ve danışmana WhatsApp'tan yazar. Mesaj danışmanın telefonunda kalır, ofisin kaydına geçmez. Aynı müşteri bir hafta sonra ofisin Instagram hesabına başka bir ilan için yazar; bu kez başka bir danışman cevap verir. Ofis müdürü hangi talebin kimde olduğunu sabah toplantısında sorarak öğrenir. Danışman izne çıktığında konuşmanın geçmişi de onunla birlikte gider. Sorun danışmanın özeni değil, talebin dağınık kanallarda durmasıdır.
Kali için Zekeriyaköy ve Sarıyer'de çalışan beş gayrimenkul danışmanının portföyünü, müşteri kaydını ve gelen talebini tek panelde topladık. Orada ölçtüğümüz şey şuydu: müşteri portföy sayfasını inceliyor, sonra formu doldurmak yerine Instagram'dan ya da WhatsApp'tan yazıyordu. Form boş kalıyor, mesaj kutusu doluyordu. Bu yüzden emlak ofisi otomasyonunun ilk işi mesaj kanallarını tek panele bağlamaktır. Konuşmada bir ilan bağlantısı paylaşıldığında konuşma o portföy kaydına kendiliğinden iliştirilir. Danışman sabah tek ekran açar ve hangi görüşmenin hangi mülkle ilgili olduğunu orada görür.
İkinci iş takiptir. Her talep kurala göre bir danışmana atanır. Belirlenen sürede dönüş yapılmayan talep listenin başına çıkar ve sorumlusuna bildirilir. Müşterinin bölge, bütçe ve oda sayısı kriteri kayıtta ayrı alanlarda durur. Portföye yeni ilan girdiğinde kriteri tutan müşteriler danışmanın önüne liste olarak gelir. İlan metni ve sunum dosyası da aynı kayıttan taslak olarak hazırlanır. Metrekare, fiyat ve konum elle yazılmaz, kayıttan okunur. Taslak onay kuyruğuna düşer ve danışman okumadan hiçbir metin yayına ya da müşteriye gitmez.
Üçüncü iş geçmişi korumaktır. Ofis yeni sisteme geçerken eski paneldeki müşteri arşivi geride kalmaz. Müjgan Şimşek için Keller Williams arşivindeki 2.887 kişi tek geçişte ve sıfır hatayla yeni sisteme taşındı. Taşımadan önce ham yedek alınır ve sonuç bağımsız bir okumayla doğrulanır. Dördüncü iş ölçümdür. Her ay kanal başına talep, yanıt süresi, cevapsız kalan talep ve hareketsiz kayıt raporlanır. Aşağıda kurulumun kapsamı, süreci ve sık sorulan sorular var. ALTAI Digital İstanbul ve Rotterdam'dan çalışır. Fiyat, kapsam netleşince keşif görüşmesinde verilir.
İşletmede bugün yaşanan sorunlar
- 01
Talep danışmanın telefonunda kalıyor
Müşteri danışmana kişisel WhatsApp hesabından yazıyor. Konuşma o telefonda kalıyor ve ofisin ortak kaydına geçmiyor. Danışman izne çıktığında ya da ofisten ayrıldığında müşterinin geçmişi de onunla gidiyor. Ofis hangi müşterinin hangi mülkle ilgilendiğini sonradan kayıttan bulamıyor.
- 02
Aynı müşteri iki danışmanda iki satır
Müşteri bir ilan için Instagram'dan, başka bir ilan için WhatsApp'tan yazıyor. İki ayrı danışman cevap veriyor ve müşteri iki ayrı kayıtta duruyor. Takibin kimde olduğu belirsiz kalıyor. Müşteri bazen iki kez aranıyor, bazen hiç aranmıyor.
- 03
Geri dönüş birinin hatırlamasına bağlı
Yanıtlanan talebin takibi danışmanın aklında kalıyor. Yoğun bir haftada geri dönüş birkaç gün gecikiyor ve müşteri başka bir ofisle görüşmeye başlıyor. Bekleyen talep ofisin hiçbir ekranında görünmüyor. Kayıp ancak ay sonunda, boş kalan görüşme satırlarından anlaşılıyor.
- 04
Yeni ilan bekleyen müşteriye ulaşmıyor
Portföye yeni bir ilan giriyor. Bu ilanı bekleyen müşteri aylar önce aramış ve kriterini söylemiş; kriter ise bir defterde ya da sohbet geçmişinde duruyor. İlan portala çıkıyor ama müşteriye kimse haber vermiyor. Eşleşme danışmanın hafızasına kalıyor.
- 05
İlan metni ve sunum her seferinde baştan
Her yeni ilan için metin yeniden yazılıyor, sunum dosyası eski bir dosyanın üstüne kopyalanıyor. Eski ilandan kalan bir metrekare ya da fiyat yeni dosyaya geçiyor. Hata çoğu zaman müşteri sorunca fark ediliyor. Ofisin dili de danışmandan danışmana değişiyor.
- 06
Arşiv eski sistemde kalıyor
Ofis yeni bir sisteme geçmek istiyor ama yıllardır biriken müşteri arşivi eski panelde duruyor. Arşivi elle ayıklamak haftalar alıyor ve kayıt kaybı riski taşıyor. Geçiş bu yüzden erteleniyor. Ekip iki sistem arasında çalışmaya devam ediyor.
Kurulumun kapsamı
Instagram ve WhatsApp tek panelde
Instagram ve WhatsApp iş hesapları, site formu ve ofisin e-posta kutusu aynı kuyruğa bağlanır. Her talep geliş anıyla kaydedilir ve müşteri kaydına düşer. Konuşmada ilan bağlantısı paylaşıldığında konuşma o portföy kaydına iliştirilir. Danışman sabah tek ekran açar; hangi görüşmenin hangi mülkle ilgili olduğunu orada görür.
Danışmana atama ve takip hatırlatması
Her talep keşifte yazılan kurala göre bir danışmana atanır; kural bölgeye, ilan türüne ya da sıraya bağlanabilir. Belirlenen sürede dönüş yapılmayan talep listenin başına çıkar ve sorumlusuna bildirilir. Hareketsiz kalan kayıt ofis müdürünün ekranında işaretli durur. Hatırlama işi kimsenin aklına kalmaz.
Portföy ve müşteri eşleştirmesi
Müşterinin arama kriteri kayıtta ayrı alanlarda tutulur: bölge, bütçe, oda sayısı ve mülk türü. Portföye yeni ilan girdiğinde kriteri tutan müşteriler danışmanın önüne liste olarak gelir. Eşleşmenin gerekçesi listede yazılıdır. Kime ve ne zaman haber verileceğine danışman karar verir.
Tek müşteri kaydı
Formdan, WhatsApp'tan ve Instagram'dan gelen talep aynı müşteri kaydında birikir. Zorunlu alanlar tanımlanır, eksik kayıt işaretli durur. Kopya kayıt eşleşme kuralıyla birleşir ve geçmiş korunur. Aynı müşterinin iki danışmanda iki ayrı satır olması ihtimali böylece kapanır.
İlan metni ve sunum dosyası taslağı
İlan metni ve müşteriye gidecek sunum dosyası ofisin kendi şablonundan hazırlanır. Metrekare, fiyat, oda sayısı ve konum portföy kaydından okunur, elle yazılmaz. Kayıtta olmayan alan boş bırakılır ve işaretlenir; sistem tahmin yazmaz. Taslak onay kuyruğuna düşer, yayın ve gönderim kararı danışmandadır.
Arşiv taşıma
Eski paneldeki ya da tablolardaki müşteri arşivi yeni sisteme taşınır. Önce ham yedek alınır. Kayıtlar telefon numarası üstünden eşlenir ve dolu alanın üstüne yazılmaz. Müşteri olmayan kayıt silinmez, işaretlenerek ayrılır. Taşıma bitince sonuç bağımsız bir okumayla doğrulanır.
Aylık rapor
Her ay kanal başına talep sayısı, ortalama yanıt süresi, cevapsız kalan talep, aşama başına kayıt ve hareketsiz kayıt raporda durur. Hangi kanalın talep getirdiği ve talebin hangi aşamada beklediği rakamdan görünür. Bir kural değiştiğinde etkisi bir sonraki raporda okunur.
Kurulum süreci
- 01
Keşif (1 hafta)
Talebin bugün hangi kanallardan geldiği, kimin cevap verdiği ve portföyün nerede tutulduğu çıkarılır. Atama kuralı, onay yetkisi ve taşınacak arşiv belirlenir.
- 02
Kurulum
Instagram, WhatsApp ve form tek kuyruğa bağlanır. Müşteri kaydı ve portföy aynı yerde toplanır; eşleştirme alanları ve ilan şablonları hazırlanır.
- 03
Arşiv taşıma ve deneme
Eski arşiv ham yedeğiyle taşınır ve doğrulanır. Akış danışmanlarla gerçek taleplerle denenir, aksayan kural düzeltilir. WhatsApp şablonları Meta onayına gönderilir.
- 04
Canlı akış ve aylık rapor
İlk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır. İlk ayın sonunda kanal başına talep, yanıt süresi ve hareketsiz kayıt raporlanır.
Gayrimenkul ofisi otomasyonu
- Instagram, WhatsApp, form ve e-posta için tek talep kuyruğu
- Kurala göre danışmana atama ve bekleyen talep bildirimi
- Arama kriteri alanları ve yeni ilan eşleştirme listesi
- Tek müşteri kaydı, zorunlu alanlar ve kopya kayıt birleştirme
- İlan metni ve sunum dosyası taslağı, onay kuyruğuyla
- Eski arşivin ham yedekli ve doğrulamalı taşınması
- Aylık kanal, yanıt süresi ve hareketsiz kayıt raporu
Fiyat, kapsam netleşince keşif görüşmesinde verilir.
Zekeriyaköy ve Sarıyer'de beş gayrimenkul danışmanı için portföy, müşteri kaydı ve gelen talep tek panelde toplandı. Müşteriler formu doldurmuyor, Instagram ve WhatsApp'tan yazıyordu. İki kanal aynı panele bağlandı; ilan bağlantısı paylaşılan konuşma o portföy kaydına iliştiriliyor.
Vakayı okuyunBu kurulumda kullanılan ürünler
CRM ve müşteri yönetimi
Müşteri kaydı tek yerde toplanır: kopyalar birleşir, zorunlu alanlar tanımlanır, rapor kendiliğinden çıkar.
Talep yanıtlama
Beş kanaldan gelen talep tek listede toplanır, yanıt taslağı hazır gelir, gönderme kararı sizde kalır.
WhatsApp Business entegrasyonu
Bildirim, sipariş takibi ve müşteri yazışması işletme hesabında toplanır; geçmiş kurumda kalır.
Belge ve rapor üretimi
Teklif, sözleşme, ilan metni ve aylık rapor sizin şablonunuzla, sizin verinizden üretilir.
Bu sayfada geçen terimler
- Tek panel
- Tek panel, Instagram, WhatsApp, form ve e-postadan gelen taleplerin aynı kuyrukta toplandığı ve her talebin müşteri kaydıyla birlikte göründüğü ekrandır.
- Talep ataması
- Talep ataması, gelen her talebin keşifte yazılan kurala göre bir danışmana verildiği ve dönüş süresi aşıldığında sorumlusuna bildirim giden adımdır.
- Portföy eşleştirmesi
- Portföy eşleştirmesi, portföye giren yeni ilanın müşteri kayıtlarındaki bölge, bütçe ve oda sayısı kriterleriyle karşılaştırılıp uyan müşterilerin danışmana listelendiği işlemdir.
- Onay kuyruğu
- Onay kuyruğu, hazırlanan ilan metni, sunum dosyası ve yanıt taslaklarının yayına ya da müşteriye gitmeden önce danışmanın onayını beklediği listedir.
- Arşiv taşıma
- Arşiv taşıma, eski paneldeki ya da tablolardaki müşteri kayıtlarının ham yedeği alındıktan sonra eşleşme kuralıyla yeni sisteme aktarıldığı ve sonucun doğrulandığı işlemdir.
emlak ofisi otomasyonSık sorulan sorular
Talebin toplanmasını, danışmana atanmasını ve takibini otomatikleştirir. Instagram, WhatsApp ve formdan gelen talep tek panele düşer, kurala göre bir danışmana atanır, bekleyen talep bildirilir. Yeni ilan kriteri tutan müşterilerle eşleştirilir. İlan metni ve sunum taslağı hazırlanır. Karar gerektiren her adım danışmanda kalır.
Varsayılan kurulumda göndermez. Sık sorulara taslak yanıt hazırlanır ve onay kuyruğuna düşer; gönderme kararını danışman verir. İsterseniz belirli durumlarda otomatik gönderim açılır ve hangi kuralla gittiği kayıtta durur. İlan metni ve sunum dosyası da danışman onaylamadan yayına ya da müşteriye gitmez.
Ofis tek bir WhatsApp Business numarasıyla çalışır; birden çok danışman aynı numaradan yanıt verir ve yazışma geçmişi ofiste kalır. Mevcut ofis numarası taşınabilir, taşınan numara kişisel WhatsApp uygulamasından çıkar. Danışman ofisten ayrıldığında müşterinin konuşma geçmişi kayıtta durmaya devam eder.
Hayır, WhatsApp Business'ta 24 saat kuralı geçerlidir. Müşteri son yazdıktan sonraki 24 saat içinde serbest mesaj gönderilir; sonrasında yalnız Meta onaylı şablon gider. Şablon onayı genellikle birkaç gün sürer. Toplu gönderim yalnız açık pazarlama izni olan kişilere yapılır.
Müşterinin bölge, bütçe, oda sayısı ve mülk türü kriteri kayıtta ayrı alanlarda tutulur. Portföye yeni ilan girdiğinde kriteri tutan müşteriler danışmanın ekranında listelenir ve eşleşmenin gerekçesi yazılı durur. Kime haber verileceğine danışman karar verir; sistem kendiliğinden kimseye ilan göndermez.
Evet. Önce ham yedek alınır, sonra kayıtlar telefon numarası üstünden eşlenir ve dolu alanın üstüne yazılmaz. Müşteri olmayan kayıt silinmez, işaretlenerek ayrılır. Sonuç bağımsız bir okumayla doğrulanır. Müjgan Şimşek için Keller Williams arşivindeki 2.887 kişi tek geçişte ve sıfır hatayla taşındı.
Keşif bir hafta sürer; bu haftada kanallar, atama kuralı, onay yetkisi ve taşınacak arşiv çıkarılır. İlk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır. Süre danışman sayısına, arşivin büyüklüğüne ve WhatsApp şablon onayına göre değişir. Size özel süre keşif raporunda yazılı verilir.
Ofiste kalır. Müşteri kaydı, portföy ve yazışma geçmişi ofisin hesabında tutulur. Yazışmalar model eğitiminde kullanılmaz. Müşteri kaydı kişisel veri taşıdığı için hangi alanın tutulacağı keşifte ofisle birlikte belirlenir. Sözleşme bittiğinde kayıtlar ve geçmiş olduğu yerde kalır.
Teklifi, süreci birlikte çıkardıktan sonra yazıyoruz
Otuz dakikalık keşif görüşmesinde sürecinizi birlikte ele alırız, otomasyona değip değmeyeceğini açıkça söyleriz. Değmiyorsa bunu da aynı görüşmede belirtiriz.
Görüşme 30 dakika sürer · hazırlık gerekmez
