Çalışan dosyaları ve SGK evrakı kâğıttan çıkar, tek bir dijital sistemde toplanır.
İnsan kaynakları otomasyonu, çalışan dosyalarının dijital ortamda tutulması ve işe giriş, izin, başvuru gibi tekrar eden işlerin sistemle yürümesidir. Özlük dosyası dolapta, SGK evrakı muhasebedeki bir çalışanın klasöründe duruyorsa aranan belge bazen hiç bulunmaz. Dijital sisteme geçmek büyük bir yatırım değildir: belgeler bir kez taranır, sonraki her belge doğrudan dijital dosyaya girer.
- Muhasebeye iletildi
İşe giriş
SGK bildirimi
- Hatırlatma gitti
Özlük dosyası
Diploma eksik
- Onay bekliyor
İzin
Yıllık izin talebi
- Sıralandı
Başvuru
Satış danışmanı ilanı
İnsan kaynaklarında evrak neden kaybolur?
- 01
Özlük dosyası dolapta durur
İş sözleşmesi, kimlik fotokopisi, diploma ve sağlık raporu klasörlerde tutulur. İş Kanunu her çalışan için bir özlük dosyası tutulmasını zorunlu kılar; hangi belgenin eksik olduğu ancak biri arayınca anlaşılır.
- 02
SGK evrakı muhasebede kaybolur
İşe giriş ve çıkış bildirgeleri, rapor ve izin belgeleri muhasebeye elden ya da e-postayla gider. Hangisinin bildirildiği ancak sorulunca öğrenilir.
- 03
İzin günleri tek bir tabloda tutulur
Kimin kaç gün izni kaldığı tek bir dosyada durur. Dosyanın doğru sürümünü yalnız o işi yapan kişi bilir; o kişi izne çıkınca kimse bilemez.
- 04
Başvurular e-posta kutusunda birikir
Gelen özgeçmişler okunmayı bekler, eleme kişiden kişiye değişir. İyi aday cevap alamadan başka bir işe başlayabilir.
Evrakı dijitale taşır, tekrar eden İK işini aynı düzene bağlarız.
Önce bugün hangi belgenin nerede durduğunu çıkarırız. Ardından eksik belgeleri listeler, her çalışanın dosyasını tamamlarız.
Her çalışanın tek bir dijital dosyası olur
Sözleşme, kimlik ve diploma belgeleri, sağlık raporu ve SGK bildirgeleri çalışanın dosyasında toplanır. Aranan belge adıyla bulunur, eksik belge listede görünür; erişim role göre sınırlanır.
İşe giriş ve çıkış adımları listeye bağlanır
Yeni çalışan için istenen belgeler, SGK bildirimi, ekipman teslimi ve eğitimler bir kontrol listesine bağlanır. İşe başlamadan önce yapılması gereken adım öne çıkar; muhasebeye gidecek bilgi aynı kayıttan iletilir.
İzin talebi ve onayı tek akışta yürür
Çalışan izin talebini panelden ya da WhatsApp'tan iletir; yönetici onaylayınca kalan gün kendiliğinden güncellenir. Kimin hangi tarihlerde izinde olduğu takvimde görünür.
Sözleşme ve yazışma taslağı hazır gelir
İş sözleşmesi, görev tanımı ve işe başlama yazısı şablona bir kez bağlanır; ad, unvan ve tarih kayıttan dolar. Taslak İK'nın önüne gelir, imza ve gönderim kararı sizdedir.
Başvurular aynı ölçütle sıralanır
Deneyim, belge ve konum gibi ölçütleri bir kez siz yazarsınız. Her başvuru bu ölçüte göre sıralanır, gerekçesi yanına yazılır; görüşmeye kimin çağrılacağına İK karar verir.
İK ekibi bütün çalışan işini tek ekrandan yürütür.
Kurduğumuz her parça tek panelde birleşir. Eksik belgesi olan çalışan, bekleyen izin talebi ve açık pozisyona gelen başvurular aynı ekranda görünür.
- Her çalışanın belgeleri tek dosyada durur.
- Eksik belge ve süresi dolan rapor öne çıkar.
- İzin talepleri onay sırasıyla listelenir.
- Muhasebeye giden her bilginin kaydı tutulur.
Kâğıt özlük dosyasından dijital sisteme
Çalışan dosyaları ve SGK evrakı kâğıtta tutulan bir firmada belgeler bir kez taranıp her çalışanın dijital dosyasına yerleştirilebilir. Eksik belgeler listelenir, süresi dolacak sağlık raporu önceden hatırlatılır; muhasebe de aynı kayıttan çalışır.
Her kurulum keşifle başlar, yayından sonra da sürer.
- 01
Keşif
Şirketi, verdiği hizmetleri ve elindeki veriyi anlarız. Yaklaşık bir hafta sürer; veri ne kadar sağlıklıysa sonuç o kadar hızlı gelir.
- 02
Demo
Keşiften çıkan çözümün ayrıntılı bir demosunu hazırlar, size sunarız.
- 03
Form
Demoyu beğenirseniz ayrıntılı bir form göndeririz; istekleriniz yazıya geçer.
- 04
Kurulum
Formun üstünden birlikte geçer, asıl ürünü kurarız.
- 05
Yayından sonra
İş canlıya çıkınca bitmez; ölçmeye, raporlamaya ve bakıma devam ederiz.
İnsan kaynaklarıSık sorulan sorular
İnsan kaynakları otomasyonu, çalışan dosyalarının dijital ortamda tutulması ve işe giriş, izin, başvuru gibi tekrar eden işlerin sistemle yürümesidir. İşe alım ve çalışanla ilgili kararlar İK'da kalır.
Hayır. İşin büyük kısmı belgelerin bir kez taranıp düzenli bir yapıya konmasıdır. Kapsam ve bütçe ücretsiz keşif görüşmesinde netleşir.
Sağlık raporu gibi belgeler KVKK'ya göre özel nitelikli kişisel veridir. Bu yüzden erişim rol bazında verilir: her belgeyi yalnız yetkili kişi görür ve kimin neye baktığı kayda geçer.
Hayır. Ölçütü siz yazarsınız; başvurular o ölçüte göre sıralanır ve gerekçesi yanına yazılır. Kimin görüşmeye çağrılacağına İK karar verir.
Bordro ya da muhasebe programınız veri bağlantısı sunuyorsa çalışan bilgisi oradan okunur. Aynı bilgi iki yere elle girilmez.
Teklifi, sorunu birlikte bulduktan sonra yazarız
Otuz dakikalık görüşmede işinizi dinler, zamanın ve müşterinin nereye kaçtığını birlikte konuşuruz. Dijital bir çözüme ihtiyacınız yoksa bunu da açıkça söyleriz.
Görüşme 30 dakika sürer · hazırlık gerekmez
