Bir haftalık keşfin sonunda elinize bu rapor geçer.

Randevu talebi üç kanaldan gelir ve üç ayrı yerde durur. Takvim klinik yazılımındadır; mesajlar resepsiyonun telefonundadır. İş en çok, saat önerildikten sonra hastanın dönüşü beklenirken durur.

1. 1Talep gelirTalep WhatsApp'tan, Instagram mesajından ya da telefondan gelir. Her kanal ayrı bir uygulamada okunur.
2. 2Takvime bakılırResepsiyon talebi okur ve hekimin takvimini klinik yazılımında açar.
3. 3Saat önerilirUygun iki saat hastaya yazılır. Hasta geç dönerse saat başka bir hastaya verilmiş olabilir.
4. 4Randevu yazılırHasta onaylayınca randevu takvime elle girilir.
5. 5HatırlatılırRandevudan bir gün önce resepsiyon hastayı arar ya da ona yazar.
6. 6Gelmeyen not edilirGelmeyen hasta deftere yazılır. Boşalan saat çoğu zaman doldurulamaz.

Tekrar sayıları bir haftalık mesaj kaydından ve klinik yazılımının randevu listesinden sayıldı. Süreler resepsiyonla birlikte üç gün boyunca ölçüldü.

• Talebi okuma ve takvime bakma

  Haftalık tekrar

  140

  Ortalama süre

  3 dk

  Haftalık toplam

  7 sa

• Saat önerme ve yazışma

  Haftalık tekrar

  140

  Ortalama süre

  5 dk

  Haftalık toplam

  11 sa 40 dk

• Randevuyu takvime yazma

  Haftalık tekrar

  95

  Ortalama süre

  1 dk

  Haftalık toplam

  1 sa 35 dk

• Bir gün önce hatırlatma

  Haftalık tekrar

  95

  Ortalama süre

  2 dk

  Haftalık toplam

  3 sa 10 dk

• Gelmeyen hastayı not etme

  Haftalık tekrar

  12

  Ortalama süre

  1 dk

  Haftalık toplam

  12 dk

• Toplam23 sa 37 dk

Resepsiyonun haftada yaklaşık yirmi üç buçuk saati bu süreçte geçer. En uzun adım saat önerme ve yazışmadır; en kolay kurulacak adım hatırlatmadır.

Adaylar üç ölçütle sıralandı: haftalık tekrar, kuralın yazılabilmesi ve bilginin dijital olması. Etkisi ölçülebilen ve kısa sürede kurulabilen iş öne alındı.

1. 1Randevu hatırlatmasıHaftada 95 kez yapılır. Kuralı tek cümleyle yazılır: randevudan bir gün önce mesaj gider. Bilgi zaten klinik yazılımında durur.
2. 2Üç kanalı tek kutuda toplamakHaftada 140 talep üç ayrı uygulamada okunur. Kurulumu hatırlatmadan uzun sürdüğü için ikinci sıraya alındı.
3. 3Sık sorulara ilk yanıtAdres, çalışma saati ve otopark soruları kurallıdır ama talebin küçük bir kısmını oluşturur. Bu yüzden üçüncü sırada kaldı.

İlk iş randevu hatırlatmasıdır. Kurulum kararı verilirse kapsam şudur:

• Her sabah klinik yazılımındaki ertesi günün randevu listesi okunur.
• Listedeki her hastaya WhatsApp'tan bir hatırlatma mesajı gider.
• Hasta “Geleceğim” ya da “İptal” diye yanıt verir; yanıt takvimdeki randevuya yazılır.
• İptal edilen saat resepsiyonun ekranına düşer. Saatin kime verileceğine resepsiyon karar verir.

WhatsApp mesaj ücretini Meta doğrudan kliniğe faturalar; bu ücret teklifte ayrı bir satırda yazılır.

Kurulumdan önce iki sayı alındı. Akış açıldıktan dört hafta sonra aynı iki sayı aynı kaynaktan yeniden alınacak.

Hedef sayı yazmıyoruz. Sonuç, aynı iki sayının öncesi ve sonrası yan yana konarak raporlanır.

Şu adımlar incelendi ve şimdilik kurulumun dışında bırakıldı:

• Tedavi planını anlatmakHekim yargısı ister. Bu adım hekimde kalır.
• Fiyat sorusunu yanıtlamakFiyat muayeneden sonra belli olur. Otomatik bir yanıt yanlış beklenti kurar.
• Telefonla gelen talebi yazıya geçirmekHaftada yaklaşık 20 arama gelir. Bu hacimde sesli asistan kurmanın bedeli kazancından yüksek kalır; arama sayısı artarsa yeniden bakılır.