Adım 1 · Şablonları çıkarırızBugün hangi belgeyi kaç kere yazıyorsunuz?
Belge ve rapor üretimiTeklif, sözleşme ve raporuher seferinde baştan yazmanıza gerek kalmaz.
Şablonu bir kez kurar, boş alanları sisteminizdeki kayda bağlarız. Teklif, sözleşme, ilan metni ve aylık rapor taslağı dakikalar içinde önünüze gelir; imza ve gönderim kararı sizde kalır.
Belge nereden beslenir
- Google Drive
HubSpot
Google E-Tablolar
Notion
Airtable
PostgreSQL- Word ve PDF
Nasıl kurulur
Şablonun hazırlandığı andanbelgenin imzalandığı ana kadar her adım tek akışta yürür.
İlk iş, hangi belgeyi ayda kaç kere yazdığınızı saymaktır. Ardından şablon havuzunu kurar ve her boş alanı hangi kayıttan dolacağını yazarak bağlarız. En son bir belgenin hazırlanma süresini ölçmeye başlarız.
Adım 2 · Şablon havuzu kurulurAlanlar kaynağa bağlanır.
Adım 3 · Ölçülür ve genişlerHazırlama süresi bir sayıya döner.
Ne yapabilir
Belgeyi hazırlar,imzayı size bırakır.
Altı modül, belgenin şablon, kaynak, onay ve sürüm olmak üzere dört parçasını üstlenir. Kurum diliniz ile yasal metinleriniz sizin belirlediğiniz kalıpta kalır.
Şablon bir kere, belge sınırsız
Teklif, sözleşme, ilan metni, sunum ve aylık rapor aynı şablon havuzundan üretilir. Şablon değişince bütün yeni belgeler yeni sürümü kullanır, daha önce imzalananlar olduğu gibi kalır.
Rakamlar sistemden gelir
Fiyat, adet, tarih ve müşteri bilgisi CRM ve tablolarınızdan okunur; belgeye elle girilmez. Kaynak kayıt değişirse belge yeniden üretildiğinde yeni değeri taşır.
Onay ve sürüm kaydı
Taslak önce onay kuyruğuna düşer; kimin onayladığı, ne zaman onayladığı ve hangi sürümü imzaladığı kayda geçer. Eski sürüm silinmez, yenisinin yanında durur.
Eksik bilgi işaretlenir
Şablondaki bir alanın karşılığı kaynakta yoksa sistem oraya tahmin yazmaz. Alanı boş bırakır ve kimin dolduracağını işaretler.
Kurum dili korunur
Fiyat ifadeleri, unvanlar, yasal uyarılar ve imza blokları sizin belirlediğiniz biçimde yazılır. Model bu kalıpların dışına çıkamaz.
Belge nereye gider
Üretilen belge Drive klasörüne yazılır, ilgili CRM kaydına iliştirilir ve imza akışına düşer. Hangi belgenin nereye gideceğini kurulumda siz belirlersiniz.
Her belge türü
Bir şablonla başlarsınız,havuz zamanla büyür.
İlk kurulumda en çok yazdığınız üç belgeyi kurarız. Dördüncü belge türü için yeni bir kurulum gerekmez; aynı havuza bir şablon daha girer ve aynı onay yolunu kullanır.
- Şablon bir kere kurulur
- Veri sizin sisteminizden okunur
- İmzayı her zaman bir kişi atar
Sık sorulanlar
Belge ve rapor üretimiSık sorulan sorular
Hayır. Sistem taslağı hazırlar ve onay kuyruğuna koyar. İmza ve gönderim kararını her zaman bir kişi verir. İmza akışı kullanıyorsanız taslak doğrudan o akışa düşer, imzalayan yine sizsiniz.
Hayır. Bugün kullandığınız Word ya da Drive şablonlarını olduğu gibi alırız. Değişen tek şey, boş alanların elle değil kaynak sistemden dolmasıdır.
Sizin sistemlerinizden gelir: CRM kaydı, fiyat listesi, operasyon tabloları ve muhasebe çıktıları. Karşılığı bu kaynaklarda bulunmayan bir rakam belgeye yazılmaz; alan boş kalır ve işaretlenir.
Sistem yalnız bağladığımız kaynaklardan okur ve okuduğu her alanı kaynağıyla birlikte işaretler. Kontrol, onaylayan kişinin önünde tek ekranda yapılır; hangi rakamın nereden geldiği yanında yazar.
Hiçbir şey olmaz. Her belge hangi şablon sürümüyle üretildiğini taşır; yeni sürüm yalnız bundan sonra üretilecek belgelerde geçerli olur. Geriye dönük yeniden üretim yalnız siz isterseniz çalışır.
Sizin altyapınızda saklanır: Drive klasörünüzde, CRM kaydınızda ya da kendi sunucunuzda. Belgeleriniz model eğitimi için kullanılmaz.
En çok yazdığınız üç belgeyle başlamayı öneririz. Havuz işlediğinde dördüncü şablonu eklemek günler alır.
Keşif haftasında en çok yazdığınız üç belgeyi ve her alanın hangi kayıttan dolacağını çıkarırız. İlk canlı akış 4-8 hafta içinde açılır; süre şablon sayısına, kaynak sistemlere ve onay kurallarına göre değişir. Size özel süre keşif raporunda yazılı verilir.
Keşif haftasında iki şey ölçülür: bir belgenin ortalama hazırlanma süresi ve imzaya gidene kadar kaç düzeltme turu attığı. Havuz açıldıktan sonra ikisi tekrar ölçülür. Onaylı şablon dışına çıkılan belge sayısı sıfırdır; sürüm ve tarih her belgenin kaydında durur.
Üretilen belgeler
Hangi belge nereden beslenir,kim onaylar.
Her belge türünün kaynağı ve onay yolu ayrı yazılır. Sözleşme ile ilan metni aynı kuralla çıkmaz: biri hukuk onayı bekler, diğeri içerik sorumlusunun onayını.
Teklif
CRM kaydı ve fiyat listesinden çıkar, PDF ve e-posta olarak satış sorumlusunun onayına düşer.
Sözleşme
Onaylı şablon havuzundan üretilir, imza akışına hukuk onayıyla girer.
İlan ve tanıtım metni
Ürün ya da portföy kaydından metin ve görsel bloğu çıkar, içerik sorumlusu onaylar.
Aylık rapor
Operasyon tablolarından PDF ve pano üretilir, yönetim onayıyla dağıtılır.
Toplantı özeti
Görüşme notu ve kayıttan sayfa ve görev listesi çıkar, doğrudan kayda geçer.
Resmî yazı
Kurum şablonuyla Word ve PDF üretilir, imza yetkilisinin onayını bekler.
İlgili ürünler
Bu ürünün kullanıldığı işler
- Avukat web sitesi: reklam kuralına uygun, aranabilir büro sitesiAvukat web sitesi, hukuk bürosunun çalışma alanlarını, avukatlarını ve iletişim bilgisini bilgilendirme diliyle sunan sitedir; Türkiye Barolar Birliği reklam kuralları üstünlük ve sonuç vaadi içeren ifadeyi yasakladığı için tanıtım sitesi gibi yazılamaz. ALTAI Digital büro sitesini bu sınır içinde kurar: her çalışma alanına ayrı sayfa, sık sorulan hukuki sorulara rehber yazıları, randevu ve iletişim akışı, Google'da aranabilir yapı.
- Emlak ofisi otomasyonu: mesajla gelen talep tek panelde, takip kuralda, onay danışmandaEmlak ofisi otomasyonu, gayrimenkul ofisine Instagram, WhatsApp ve formdan gelen talebin tek panelde toplandığı, bir danışmana atandığı ve takibinin kurala bağlandığı iş akışıdır. Portföy ve müşteri kaydı aynı yerde durur; yeni ilan, kriteri tutan müşterilerle eşleştirilir. İlan metni ve sunum dosyası taslak olarak hazırlanır, onay danışmanda kalır. Eski arşiv ham yedeğiyle taşınır. ALTAI Digital bu akışı ofisin kurallarıyla kurar. Keşif bir hafta sürer; ilk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır.
- Hukuk bürolarında yapay zekâ: talep kaydı, belge taslağı ve süre takvimiHukuk bürosu otomasyonu, büronun her gün tekrar eden idari işlerinin kurala bağlanıp sistemde yürütülmesidir. Bu işler ilk görüşme talebinin kaydı, belge taslağı, duruşma ve süre hatırlatması, müvekkil bilgilendirmesi ve belge arşividir. ALTAI Digital bu akışları büronun kendi şablonları ve kurallarıyla kurar. Sistem hukuki değerlendirme yapmaz; imza ve karar avukatta kalır. Veri büronun kendi hesaplarında ve sunucusunda kalır, model eğitiminde kullanılmaz. İlk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır.
- B2B yapay zekâ ajansı: uzun satış döngüsünde tekrar eden işi devralırB2B yapay zekâ ajansı, kurumsal satış yapan bir şirketin tekrar eden işini otomatikleştirir. Form ve e-posta kutusundan gelen talepler tek listede toplanır. Her talebin kime ait olduğu belli olur ve bekleyen talep sahibine bildirilir. Teklif taslağı önceki tekliflerden üretilir, takip tarihleri takvime bağlanır. Karar ve müzakere insanda kalır; sistem yalnız hazırlığı yapar ve attığı her adımı kayda geçirir. Kurulum mevcut sistemlerin üstüne yapılır, yeni bir lisans satılmaz.
- Web tasarım: aranabilir, hızlı ve işinizin bir parçası olan siteWeb tasarım, bir işletmenin internette bulunmasını, anlaşılmasını ve aranmasını sağlayan sitenin planlanması ve yazılmasıdır. ALTAI Digital siteleri hazır şablonla değil sıfırdan yazar; sayfalar hızlı açılır, Google'da aranabilir yapıda kurulur, alan adı ve barındırma müşterinin adına açılır. Sektöre göre randevu, rezervasyon, QR menü ve WhatsApp bağlantısı aynı kurulumda gelir. Keşif görüşmesi bir hafta, yayına alma dört haftadır.
- Otomasyon ajansı: akış sizin hesabınızda çalışır, hata sessiz kalmazOtomasyon ajansı, işletmede elle tekrarlanan adımları yazılım akışına dönüştüren, asıl işi bu akışları kurmak ve izlemek olan hizmet firmasıdır. ALTAI Digital akışı n8n, Make ya da Zapier ile kurar ve aracı neden seçtiğini yazıya döker. Her akış tetikleyicisi, adımları ve hata davranışıyla belgelenir. Her çalışma kayıt defterine yazılır. Başarısız çalışma sessiz kalmaz; kuyruğa düşer, bildirilir ve tekrar denenir. Ödeme, gönderim ve silme gibi adımlar bir kişinin onayını bekler. Akışlar sizin hesabınızda ya da sunucunuzda, belgesiyle teslim edilir.
Bu sayfadaki terimler
- Yapay zekâ ajanıYapay zekâ ajanı, kendisine verilen bir hedefi adımlara bölen ve bu adımları araçlarla yürüten yazılımdır. Ajan yalnız metin üretmez; arama yapar, bir kayda bakar, form doldurur ya da bir sisteme yazar. Her adımdan sonra sonucu değerlendirir ve sıradaki adıma karar verir. Yetkisi ve durma koşulu kurulumda tanımlanır.
- CRMCRM, bir işletmenin müşteri ve talep kayıtlarını tek yerde tutan, satış sürecini aşamalara bölen ve her temasın geçmişini aynı kayda bağlayan yazılımdır. Açılımı müşteri ilişkileri yönetimidir. Bir tabloya benzer, ama tablodan farkı kuralı olmasıdır: hangi alanın zorunlu olduğu, bir kaydın hangi aşamada durduğu ve kimin sorumlu olduğu sistemde yazılıdır. Rapor da aynı kayıttan üretilir.
- n8nn8n, birbirinden ayrı araçları tek bir akışta birleştiren, kaynak kodu açık bir iş akışı otomasyonu aracıdır. Akış bir tetikleyiciyle başlar ve düğüm adı verilen adımlarla ilerler; her düğüm bir işi yapar, sonucu bir sonrakine verir. Bulut sürümü vardır, ama n8n işletmenin kendi sunucusunda da çalışır. Bu ikinci biçimde veri dışarı çıkmaz.
Sonraki adım
Teklifi, süreci birlikte çıkardıktan sonra yazıyoruz
Otuz dakikalık keşif görüşmesinde sürecinizi birlikte ele alırız, otomasyona değip değmeyeceğini açıkça söyleriz. Değmiyorsa bunu da aynı görüşmede belirtiriz.
Görüşme 30 dakika sürer · hazırlık gerekmez
Keşif görüşmesi
Süreç haritasıbirlikte çıkarılır
Otomasyon adaylarısıralanır
Ölçüm planıyazılı verilir
Sonraki adımbelirlenir
