Belge ve rapor üretimi

Aynı belgeyiher seferinde baştan yazmayın.

Teklif, sözleşme, ilan metni, aylık rapor: şablonu bir kere kurarız ve boş alanları sizin sisteminizdeki kayda bağlarız. Taslak dakikalar içinde önünüze gelir, imza ve gönderim kararı sizde kalır.

Keşif görüşmesi ayarla Üretilen belgeleri görün

Belge nereden beslenir

Google Drive
HubSpot
Google E-Tablolar
Notion
Airtable
PostgreSQL
Word ve PDF

Nasıl kurulur

Şablonun kurulduğu andanbelgenin imzalandığı ana kadar.

İlk iş, hangi belgeyi ayda kaç kere yazdığınızı saymak. Ardından şablon havuzunu kurar ve her boş alanı hangi kayıttan dolacağını yazarak bağlarız. En son bir belgenin hazırlanma süresini ölçmeye başlarız.

Adım 1 · Şablonları çıkarırızBugün hangi belgeyi kaç kere yazıyorsunuz?

Adım 2 · Şablon havuzu kurulurAlanlar kaynağa bağlanır.

Adım 3 · Ölçülür ve genişlerHazırlama süresi bir sayıya döner.

Ne yapabilir

Belgeyi hazırlar,imzayı size bırakır.

Altı modül belgenin dört parçasını üstleniyor: şablon, kaynak, onay ve sürüm. Kurum diliniz ile yasal metinleriniz sizin belirlediğiniz kalıpta kalıyor.

Şablon bir kere, belge sınırsız

Teklif, sözleşme, ilan metni, sunum ve aylık rapor aynı şablon havuzundan üretilir. Şablon değişince bütün yeni belgeler yeni sürümü kullanır, daha önce imzalananlar olduğu gibi kalır.

Rakamlar sistemden gelir

Fiyat, adet, tarih ve müşteri bilgisi CRM ve tablolarınızdan okunur; belgeye elle girilmez. Kaynak kayıt değişirse belge yeniden üretildiğinde yeni değeri taşır.

Onay ve sürüm kaydı

Taslak önce onay kuyruğuna düşer; kimin onayladığı, ne zaman onayladığı ve hangi sürümü imzaladığı kayda geçer. Eski sürüm silinmez, yenisinin yanında durur.

Eksik bilgi işaretlenir

Şablondaki bir alanın karşılığı kaynakta yoksa sistem oraya tahmin yazmaz. Alanı boş bırakır ve kimin dolduracağını işaretler.

Kurum dili korunur

Fiyat ifadeleri, unvanlar, yasal uyarılar ve imza blokları sizin belirlediğiniz biçimde yazılır. Model bu kalıpların dışına çıkamaz.

Belge nereye gidiyor

Üretilen belge Drive klasörüne yazılır, ilgili CRM kaydına iliştirilir ve imza akışına düşer. Hangi belgenin nereye gideceğini kurulumda siz belirlersiniz.

Her belge türü

Bir şablonla başlarsınız,havuz zamanla büyür.

İlk kurulumda en çok yazdığınız üç belgeyi kurarız. Dördüncü belge türü için yeni bir kurulum gerekmez; aynı havuza bir şablon daha girer ve aynı onay yolunu kullanır.

Şablon bir kere kurulur
Veri sizin sisteminizden okunur
İmzayı her zaman bir kişi atar

Belge örneği isteyin

Sık sorulanlar

Belge ve rapor üretimiSık sorulan sorular

Hayır. Sistem taslağı hazırlar ve onay kuyruğuna koyar. İmza ve gönderim kararını her zaman bir kişi verir. İmza akışı kullanıyorsanız taslak doğrudan o akışa düşer, imzalayan yine sizsiniz.

Hayır. Bugün kullandığınız Word ya da Drive şablonlarını olduğu gibi alırız. Değişen tek şey, boş alanların elle değil kaynak sistemden dolmasıdır.

Sizin sistemlerinizden: CRM kaydı, fiyat listesi, operasyon tabloları, muhasebe çıktıları. Karşılığı bu kaynaklarda bulunmayan bir rakam belgeye yazılmaz; alan boş kalır ve işaretlenir.

Sistem yalnız bağladığımız kaynaklardan okur ve okuduğu her alanı kaynağıyla birlikte işaretler. Kontrol, onaylayan kişinin önünde tek ekranda yapılır; hangi rakamın nereden geldiği yanında yazar.

Hiçbir şey olmaz. Her belge hangi şablon sürümüyle üretildiğini taşır; yeni sürüm yalnız bundan sonra üretilecek belgelerde geçerli olur. Geriye dönük yeniden üretim yalnız siz isterseniz çalışır.

Sizin altyapınızda: Drive klasörünüzde, CRM kaydınızda ya da kendi sunucunuzda. Belgeleriniz model eğitimi için kullanılmaz.

En çok yazdığınız üç belgeyle başlamayı öneririz. Havuz işlediğinde dördüncü şablonu eklemek günler alır.

Keşif bir hafta. O hafta en çok yazdığınız üç belgeyi ve her alanın hangi kayıttan dolacağını çıkarırız. İlk canlı akış 4-8 hafta içinde açılır; süre şablon sayısına, kaynak sistemlere ve onay kurallarına göre değişir. Size özel süre keşif raporunda yazılı verilir.

Keşif haftasında iki şey ölçülür: bir belgenin ortalama hazırlanma süresi ve imzaya gidene kadar kaç düzeltme turu attığı. Havuz açıldıktan sonra ikisi tekrar ölçülür. Onaylı şablon dışına çıkılan belge sayısı sıfırdır; sürüm ve tarih her belgenin kaydında durur.

Üretilen belgeler

Hangi belge nereden beslenir,kim onaylar.

Her belge türünün kaynağı ve onay yolu ayrı yazılır. Sözleşme ile ilan metni aynı kuralla çıkmaz: biri hukuk onayı bekler, diğeri içerik sorumlusunun onayını.