Klinik otomasyon: WhatsApp, randevu ve hasta kaydı tek akışta
Klinik otomasyon, kliniğin arka ofisinde her gün tekrar eden işlerin kurala bağlanıp sistemde yürütülmesidir. Bu işler WhatsApp sorusuna yanıt taslağı, randevu hatırlatması, iptal edilen saatin takvime dönmesi ve hasta kaydıdır. ALTAI Digital bu akışları kliniğin kendi kurallarıyla kurar. Yanıt taslağı kliniğin verdiği kaynaktan çıkar, gönderme kararı bir kişide kalır. Sistem tanı ve tedavi kararına karışmaz. Sağlık verisi KVKK'nın 6. maddesine göre açık rızayla işlenir. İlk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır.
Klinik otomasyon bir web sitesi işi değildir; kliniğin arka ofisinde her gün tekrar eden işleri kurala bağlar. Sekreter sabah WhatsApp'ı açtığında gece gelen sorular sırada bekler. Aynı saatte telefon çalar, kapıdaki hasta kayıt ister, bir hekim yarınki listeyi sorar. Çalışma saati, adres, muayene öncesi hazırlık ve randevu değişikliği gibi sorular her gün aynı biçimde gelir. Bu soruların cevabı kliniğin elindedir ama her seferinde yeniden yazılır. Otomasyon bu tekrarı üstlenir, karar gerektiren işi kişide bırakır.
WhatsApp'tan gelen soru, kimse bakmazsa sabaha kalır. WhatsApp Business API ile kliniğin tek numarasına birden çok kişi yanıt verir; yazışma geçmişi bir çalışanın telefonunda değil, klinikte kalır. Sık sorulara yanıt taslağı kliniğin verdiği kaynaklardan hazırlanır: çalışma saatleri, hekimlerin günleri, muayene öncesi hazırlık notları. Taslak onay kuyruğuna düşer ve bir kişi göndermeden hastaya gitmez. Kaynakta karşılığı olmayan soru taslağa dönüşmez, sorumlu kişiye devredilir. Devir anında önceki yazışma ve randevular devralan kişinin ekranında açılır.
Kliniğin mesajları iki kurala bağlıdır. KVKK'nın 6. maddesine göre sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir; formda ya da mesajda sağlık bilgisi işleniyorsa aydınlatma metni ve açık rıza gerekir. Sağlık Hizmetlerinde Tanıtım ve Bilgilendirme Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete, 29 Temmuz 2023) tanıtımın sınırını çizer. Bu yüzden hatırlatma ve muayene sonrası mesajlar bilgilendirme diliyle yazılır; kampanya ve karşılaştırma dili girmez. Sistem tanı koymaz, tedavi önermez, ilaç sorusuna cevap yazmaz. Bu sorular her zaman hekime ya da hekimin belirlediği kişiye gider.
Aşağıda klinik otomasyon kurulumunun kapsamı, dört adımlık süreç ve sık sorulan sorular var. Kurulum kliniğin bugünkü düzeninden başlar. Soruların hangi kanaldan geldiği, kimin cevapladığı ve randevunun nerede tutulduğu ilk hafta çıkarılır. Kliniğin kullandığı hasta kayıt programıyla bağlantı keşifte değerlendirilir. İlk canlı akış en çok zaman alan tekrar eden işle başlar ve dört ile sekiz hafta içinde açılır. Fiyat, akış sayısı ve bağlanacak kanallar netleşince keşif görüşmesinde verilir.
İşletmede bugün yaşanan sorunlar
- 01
Gece gelen WhatsApp mesajı sabaha kalıyor
Hasta akşam saatinde çalışma saatini ya da muayene öncesi hazırlığı soruyor. Mesaj sekreterin telefonunda sabaha kadar okunmadan bekliyor. Sabah gelen yeni sorularla birlikte sıraya giriyor ve cevabı gecikiyor. Hasta aynı soruyu telefonla yeniden soruyor; aynı cevap her gün elle yazılıyor.
- 02
Klinik numarası bir çalışanın telefonunda
Kliniğin WhatsApp hattı bir sekreterin kişisel telefonunda duruyor. O telefona bakan tek kişi o sekreter; izinli olduğu gün mesajlar cevapsız kalıyor. Çalışan ayrıldığında yazışma geçmişi de onunla gidiyor. Hastaya giden cevap da yazan kişiye göre değişiyor.
- 03
Hatırlatma telefonla, tek tek yapılıyor
Ertesi günün listesi akşamüstü çıkarılıyor ve hastalar tek tek aranıyor. Yoğun günde bu arama yarım kalıyor. Hatırlatılmayan hasta randevuyu unutuyor, hekimin o saati boşa gidiyor. Kaç hastanın gelmediği bir yere yazılmadığı için ay sonunda kimse bilmiyor.
- 04
İptal edilen saat kimseye duyurulmuyor
Hasta sabah arayıp öğleden sonraki randevusunu iptal ediyor. O saati bekleyen başka bir hasta olsa da kimseye haber verilmiyor. Bekleme listesi bir kâğıtta ya da sekreterin aklında duruyor. Takvimdeki boşluk ile günün gerçek doluluğu birbirini tutmuyor.
- 05
Formdan gelen talep sahipsiz kalıyor
Sitedeki formdan gelen talep ortak bir e-posta kutusuna düşüyor. Kutunun sahibi belli olmadığı için bazı talepler günlerce bekliyor, bazılarına iki kişi ayrı ayrı cevap yazıyor. Hangi talebe kimin baktığı ve ne zaman cevap verildiği hiçbir yerde kayıtlı değil.
- 06
Hasta bilgisi dört ayrı yerde
Mesajlar WhatsApp'ta, randevular takvimde, form yanıtları e-postada, rıza formu kâğıtta duruyor. Tek bir soruyu cevaplamak için dört ekran açılıyor. Denetimde ya da hastanın talebinde açık rıza kaydını bulmak zaman alıyor. Bilgi dağınık kaldıkça hata da elle yapılan eşleştirmede çıkıyor.
Kurulumun kapsamı
WhatsApp sorularına kaynağa dayalı yanıt taslağı
Kliniğin tek numarasına birden çok kişi yanıt verir, yazışma geçmişi klinikte kalır. Sık sorulara taslak, kliniğin verdiği kaynaklardan hazırlanır: çalışma saatleri, hekim günleri, muayene öncesi hazırlık notları. Taslak onay kuyruğuna düşer. Kaynakta karşılığı olmayan soru ile tanı, tedavi ve ilaç soruları taslağa dönüşmez; sorumlu kişiye devredilir.
Randevu hatırlatma ve iptalin takvime dönmesi
Hatırlatma randevudan bir gün ve iki saat önce WhatsApp, SMS ya da e-postayla gider; içinde iptal bağlantısı durur. İptal edilen saat takvime döner ve bekleme listesine bildirilir. Takvim, hekimlerin kullandığı Google Takvim ya da Outlook ile çift yönlü eşleşir. Hangi hastaya hangi kanalın kullanılacağına klinik karar verir.
Muayene sonrası bilgilendirme mesajları
Kontrol randevusunun günü, hekimin onayladığı bakım notu ya da tahlil sonucunun hazır olduğu bilgisi tetikle gider. Hasta son 24 saatte yazmadıysa yalnız Meta onayından geçmiş şablon kullanılır. Şablon metni önce klinikte onaylanır. Metin bilgilendirme çerçevesinde kalır, kampanya ve karşılaştırma dili taşımaz.
Formdan gelen talebin sorumluya düşmesi
Web formundan, e-postadan ve WhatsApp'tan gelen talep tek kuyruğa düşer. Branşa ya da konuya göre sorumlu kişi kuralla belirlenir ve talep onun ekranına gelir. Kliniğin belirlediği süreyi aşan talep listenin başına çıkar, sorumlusuna bildirilir. Kimin baktığı ve talebin ne kadar beklediği tek ekranda görünür.
Hasta kaydı tek yerde
Hastanın mesajları, randevuları, form yanıtları ve rıza kaydı tek hasta kaydında toplanır. Yanıt taslağı hazırlanırken önceki yazışmalar ve randevular taslağın yanında açılır. Kliniğin kullandığı hasta kayıt programıyla bağlantı keşifte değerlendirilir. Muayene notu ve tanı bilgisi bu akışlara girmez, kliniğin tıbbi kayıt düzeninde kalır.
KVKK: aydınlatma, açık rıza ve verinin yeri
Formda ya da mesajda sağlık bilgisi işleniyorsa aydınlatma metni gösterilir ve açık rıza tarihiyle kaydedilir. Sağlık bilgisi gerekmeyen formda o alan hiç açılmaz. Veri dışarı çıkmamalıysa akışlar n8n ile kliniğin kendi sunucusunda çalışır. Yazışmalar model eğitiminde kullanılmaz.
Aylık rapor ve akış kaydı
Her ay doluluk, gelmeyen randevu oranı ve en çok tercih edilen saatler raporlanır. Akışların başarı oranı, ortalama süresi ve bekleyen hataları aynı raporda durur. Her çalışma kayıt defterine yazılır; hata kuyruğa düşer, bildirilir ve tekrar denenir. Akışlar kliniğin hesabında, belgesiyle teslim edilir.
Kurulum süreci
- 01
Keşif (1 hafta)
Soruların geldiği kanallar, randevu düzeni, hasta kaydının yeri ve formdaki alanlar çıkarılır. Sağlık verisi işlenen her nokta rıza ihtiyacı için işaretlenir.
- 02
Kurulum
Yanıt kaynakları yazılır, devir listesi hekimlerle belirlenir, hatırlatma ve bilgilendirme şablonları Meta onayına gönderilir. Her akış tetikleyici, adımlar ve hata davranışıyla belgelenir.
- 03
Deneme
Akışlar önce klinik ekibinin kendi telefonlarıyla denenir. Taslaklar okunur, hatırlatmalar ekibe gider, iptal ve bekleme listesi gözle görülür; aksayan kural düzeltilir.
- 04
Yayın ve ölçüm
İlk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır. İlk ayın sonunda doluluk, gelmeyen hasta oranı, yanıt süresi ve akış hataları raporlanır.
Klinik arka ofis otomasyonu
- WhatsApp Business API: tek numara, birden çok yanıtlayan, onay kuyruğu
- Kaynağa dayalı yanıt taslağı ve sorumlu kişiye devir
- Randevu hatırlatma, iptal bağlantısı ve bekleme listesi bildirimi
- Meta onaylı muayene sonrası bilgilendirme şablonları
- Form talebinin tek kuyruğa düşmesi ve sorumluya atanması
- KVKK aydınlatma metni ve tarihli açık rıza kaydı
- Aylık doluluk, gelmeyen randevu ve akış raporu
Fiyat, kapsam netleşince keşif görüşmesinde verilir.
Bu kurulumda kullanılan ürünler
Talep yanıtlama
Beş kanaldan gelen talep tek listede toplanır, yanıt taslağı hazır gelir, gönderme kararı sizde kalır.
Online randevu ve rezervasyon
Klinik, salon ve otel için online randevu kurulur; boş kalan saati hatırlatma ve iptal yönetimi kapatır.
WhatsApp Business entegrasyonu
Bildirim, sipariş takibi ve müşteri yazışması işletme hesabında toplanır; geçmiş kurumda kalır.
İş akışı otomasyonu
Tekrarlayan süreçler arka planda çalışır; aracı süreç belirler, hata sessiz kalmaz.
Bu sayfada geçen terimler
- Klinik otomasyon
- Klinik otomasyon, kliniğin arka ofisinde tekrar eden yanıt, hatırlatma, kayıt ve raporlama işlerini kurala bağlayan, tanı ve tedavi kararına karışmayan iş akışları bütünüdür.
- Yanıt taslağı
- Yanıt taslağı, hastanın sorusuna kliniğin verdiği kaynaklardan hazırlanan ve bir kişi onaylamadan gönderilmeyen cevap metnidir.
- 24 saat kuralı
- 24 saat kuralı, WhatsApp Business API'de hastanın son mesajından sonraki 24 saat içinde serbest metne, sonrasında yalnız onaylı şablona izin veren kuraldır.
- Onaylı şablon
- Onaylı şablon, Meta'nın incelemesinden geçmiş, hatırlatma ve bilgilendirme gibi bir tetikle hastaya giden WhatsApp mesaj metnidir.
- Özel nitelikli kişisel veri
- Özel nitelikli kişisel veri, KVKK'nın 6. maddesinde sayılan, sağlık bilgisini de kapsayan ve işlenmesi açık rızaya bağlı olan veri türüdür.
klinik otomasyonSık sorulan sorular
Hayır. Sistem tanı koymaz, tedavi önermez ve ilaç sorusuna cevap yazmaz. Bu konular devir listesinin başındadır; mesaj taslak hazırlanmadan hekime ya da hekimin belirlediği kişiye düşer. Sistemin işi çalışma saati, adres, hazırlık notu ve randevu gibi idari sorulardır. Tıbbi karar her zaman hekimde kalır.
Varsayılan kurulumda her yanıt taslağı onay kuyruğuna düşer ve bir kişi göndermeden hastaya gitmez. Klinik isterse çalışma saati gibi belirli sorularda otomatik gönderim açılır. Hatırlatma ve bilgilendirme şablonlarının metni kurulumda klinik tarafından onaylanır, sonra Meta onayına gönderilir. Onaylayan kişi ve gönderim zamanı kayda geçer.
Hasta kliniğe son yazdıktan sonraki 24 saat içinde klinik serbest metinle cevap verebilir. Bu süre geçtiyse yalnız Meta'nın onayladığı şablon gönderilir. Hatırlatma ve muayene sonrası mesajlar bu yüzden şablon olarak yazılır. Şablon onayı genellikle birkaç gün sürer; onaysız metin hastaya gitmez.
Sağlık verisi KVKK'nın 6. maddesine göre özel nitelikli kişisel veridir. Formda ya da mesajda sağlık bilgisi işleniyorsa aydınlatma metni gösterilir ve açık rıza tarihiyle kaydedilir. Veri dışarı çıkmamalıysa akışlar n8n ile kliniğin kendi sunucusunda çalışır. Yazışmalar model eğitiminde kullanılmaz.
Evet. Kliniğin mevcut numarası WhatsApp Business API'ye taşınabilir; numara bu adımla kişisel WhatsApp uygulamasından çıkar. Taşındıktan sonra birden çok kişi aynı numaradan yanıt verir ve yazışma geçmişi klinikte kalır. Taşıma günü keşifte, kliniğin yoğun olmadığı bir güne göre planlanır.
Varsayılan kurulumda hatırlatma randevudan bir gün ve iki saat önce gider. Kanal WhatsApp, SMS ya da e-postadır; hangi hastaya hangi kanalın kullanılacağına klinik karar verir. Mesajın içinde iptal bağlantısı durur. İptal edilen saat takvime döner ve bekleme listesindeki hastalara bildirilir.
Mesajlar bilgilendirme çerçevesinde yazılır ve tanıtım diline girmez. Sağlık Hizmetlerinde Tanıtım ve Bilgilendirme Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik tanıtımın sınırını çizer. Mesajda kontrol randevusunun günü, hekimin onayladığı bakım notu ya da tahlilin hazır olduğu bilgisi yer alır. Kampanya, indirim ve karşılaştırma yazılmaz.
Kurulum bir keşif haftasıyla başlar; ilk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır. Süreyi ve fiyatı akış sayısı, bağlanacak kanallar ve hasta kayıt programıyla bağlantı belirler. Fiyat, kapsam netleşince keşif görüşmesinde yazılı olarak verilir. Akışlar kliniğin hesabında, belgesiyle teslim edilir.
Bu sayfadaki terimler
- n8nn8n, birbirinden ayrı araçları tek bir akışta birleştiren, kaynak kodu açık bir iş akışı otomasyonu aracıdır. Akış bir t
- İş akışı otomasyonuİş akışı otomasyonu, elle yapılan tekrarlı bir işin yazılı kurala bağlanıp yazılıma devredilmesidir. Akış bir tetikleyic
- Yapay zekâ ajanıYapay zekâ ajanı, kendisine verilen bir hedefi adımlara bölen ve bu adımları araçlarla yürüten yazılımdır. Ajan yalnız m
- CRMCRM, bir işletmenin müşteri ve talep kayıtlarını tek yerde tutan, satış sürecini aşamalara bölen ve her temasın geçmişin
Teklifi, süreci birlikte çıkardıktan sonra yazıyoruz
Otuz dakikalık keşif görüşmesinde sürecinizi birlikte ele alırız, otomasyona değip değmeyeceğini açıkça söyleriz. Değmiyorsa bunu da aynı görüşmede belirtiriz.
Görüşme 30 dakika sürer · hazırlık gerekmez
