Kuaför randevu sistemi: saati müşteri seçer, hatırlatma kendiliğinden gider
Kuaför randevu sistemi, müşterinin salonun takviminden uygun saati ve istediği personeli kendisinin seçtiği, hatırlatmanın kendiliğinden gittiği randevu kurulumudur. ALTAI Digital bu sistemi salonun kendi kurallarıyla kurar: her hizmetin süresi, her personelin çalışma saati ve tatil günleri takvime yazılır. Randevu WhatsApp, SMS ya da e-posta ile bir gün ve iki saat önce hatırlatılır; mesajın içinde iptal bağlantısı bulunur. İptal edilen saat takvime geri döner ve bekleme listesine bildirilir. Takvim Google Takvim ya da Outlook ile eşleşir. İlk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır.
Kuaför ve güzellik salonunda randevu bugün üç yerden geliyor: telefon, Instagram mesajı ve WhatsApp. Üçüne de aynı kişi bakıyor ve o kişi salon çalışırken koltuktaki müşteriyle ilgileniyor. Boya sırasında çalan telefon açılmıyor; akşam gelen Instagram mesajı sabaha kalıyor ve sabah ilk müşteri çoktan gelmiş oluyor. Cevap alamayan müşterinin o arada ne yaptığı, salonun göremediği bir sayıdır. Personelin hangi saatte müsait olduğunu da yalnız telefona bakan kişi bilir. Sorun personel eksikliği değil, randevunun salonun en yoğun saatinde alınmak zorunda kalmasıdır.
Salon randevusu iki değişkene bağlıdır: hangi personel ve hangi hizmet. Boya ile kesim aynı süreyi almaz; aynı personelin sabah bir boya, öğleden sonra üç kesim alması takvimi başka biçimde doldurur. Personel tercihi olan müşteri için o personelin izin günü, öğle arası ve hazırlık payı randevu saatini belirler. Bu kurallar defterde ya da telefona bakan kişinin aklında durduğu sürece randevu almak bir hesap işidir. Kuaför randevu sistemi bu hesabı takvime yazar: müşteri yalnız gerçekten açık olan saatleri görür, uygun olmayan personel seçenekte hiç görünmez.
Gelmeyen müşteri salonda boş koltuk demektir; o saat için başka bir müşteri geri çevrilmiştir ve personel beklemektedir. Hatırlatmayı birinin hatırlaması gerektiği sürece bu boşluk kapanmaz. Sistemde hatırlatma randevudan bir gün önce ve iki saat önce WhatsApp, SMS ya da e-posta ile kendiliğinden gider. Mesajın içindeki bağlantıyla müşteri tek dokunuşla iptal eder. İptal edilen saat takvime geri döner ve bekleme listesindeki müşterilere bildirilir. Müşteri salonu Google İşletme Profili, yorumlar ve Instagram üzerinden bulur; randevu sayfasının bağlantısı bu üç yere de eklenir ve müşteri bulduğu yerden takvime geçer.
Aşağıda kuaför ve güzellik salonu için randevu sistemi kurulumunun kapsamı, süreci ve sık sorulan sorular var. Kurulum salonun kendi kurallarıyla başlar: personel listesi, her hizmetin süresi, çalışma saatleri ve tatil günleri keşif haftasında yazıya dökülür. Randevu sayfası tek başına yayına alınır ya da salonun mevcut sitesinin içine yerleşir. ALTAI Digital İstanbul ve Rotterdam'dan çalışır. Fiyat, personel sayısı ve ödeme kurulumu netleşince keşif görüşmesinde verilir.
İşletmede bugün yaşanan sorunlar
- 01
Telefona bakan kişi koltuktaki müşteriyle ilgileniyor
Randevu telefonu salon çalışırken çalar ve o sırada telefona bakan kişi elindeki işi bırakır. Boya ya da kesim sırasında açılmayan telefon cevapsız kalır; kimin aradığı ve ne istediği bilinmez. Randevu, günün en yoğun anında alınmak zorunda kalır.
- 02
Instagram ve WhatsApp mesajı sabaha kalıyor
Müşteri akşam Instagram'dan ya da WhatsApp'tan yazar; salon kapalıdır ve mesaj sabah açılır. Sabah da ilk müşteri koltuktadır. Mesaj ile cevap arasında geçen sürede müşterinin ne yaptığını salon göremez; bu kayıp defterde görünmez.
- 03
Boya ile kesim aynı süre değil
Her hizmetin süresi farklıdır ve bu süre personele göre de değişir. Defterde tutulan takvimde hizmet süresi tahminle yazılır; kısa bloğa uzun iş girer, sonraki müşteri bekler. Kural yazılı olmadığı için aynı hata her gün tekrarlanır.
- 04
Gelmeyen müşteri boş koltuk demek
Randevusuna gelmeyen müşteri o saati boş bırakır; o saat için başka bir müşteri geri çevrilmiştir. Hatırlatma birinin aklına gelirse yapılır, yoğun günde akla gelmez. Gelmeyen müşteri sayısı tutulmadığı için kaybın ne kadar olduğu da bilinmez.
- 05
Personel uygunluğu tek kişinin aklında
Hangi personelin hangi gün izinli olduğu ve kimin öğle arasının ne zaman olduğu telefona bakan kişinin aklında durur. O kişi izne çıkınca takvim de onunla gider. Müşterinin istediği personel için uygun saat her seferinde yeniden hesaplanır.
- 06
Müşteri salonu buluyor ama randevuya geçemiyor
Müşteri salonu Google İşletme Profili, yorumlar ve Instagram üzerinden bulur. Bulduğu yerde randevu bağlantısı yoksa numarayı arar ya da mesaj yazar; salon o anda meşgulse süreç başa döner. Bulunma ile randevu arasındaki adım kopuktur.
Kurulumun kapsamı
Müşteri saatini ve personelini kendisi seçer
Müşteri randevu sayfasında hizmeti, personeli ve saati seçer. Hizmet süresi, hazırlık payı, personel uygunluğu ve tatil günleri kurala bağlanır; uygun olmayan saat ve personel seçenekte hiç görünmez. Kural değişince takvim aynı anda değişir, kimse iki yerde güncelleme yapmaz.
Google Takvim ya da Outlook ile çift yönlü eşleşme
Randevu takvimi salonun kullandığı Google Takvim ya da Outlook takvimiyle çift yönlü eşleşir. Personelin kendi takvimine yazdığı meşguliyet randevuya kapanır; sistemden alınan randevu personelin telefonunda görünür. Çakışan bir saat randevuya hiç açılmaz, kimse iki takvimi elle eşitlemez.
Hatırlatma bir gün ve iki saat önce
Hatırlatma randevudan bir gün önce ve iki saat önce WhatsApp, SMS ya da e-posta ile kendiliğinden gider. Hangi kanaldan kaç hatırlatma gideceğine salon karar verir. Mesajın içinde iptal bağlantısı bulunur; gelemeyecek müşteri aramak yerine bağlantıya dokunur.
İptal edilen saat takvime geri döner
Müşteri iptal bağlantısına dokununca saat takvime geri döner ve bekleme listesindeki müşterilere bildirilir. Boş kalan saatin duyurulması kimsenin fark etmesine bağlı değildir. Salonun iptal süresi ve ceza kuralı varsa kurulumda yazılır; sistem kurala göre davranır.
İsteğe bağlı ön ödeme ve depozito
Salon isterse randevu ön ödeme ya da depozito ile açılır; hangi hizmette ödeme isteneceğine salon karar verir. Ödeme, iptal ve iade kuralları salonun belirlediği biçimde yazılır. Sistem kendiliğinden iade yapmaz; iade kararı salonda kalır. Ön ödeme istemeyen salonda randevu ödemesiz açılır.
Randevu bağlantısı müşterinin bulduğu yerde
Randevu sayfasının bağlantısı Google İşletme Profili'ne, Instagram profiline ve WhatsApp yanıtına eklenir. Müşteri salonu nerede bulduysa oradan takvime geçer; telefonun açılmasını beklemez. Salonun sitesi varsa randevu akışı sitenin içine yerleşir; yoksa randevu sayfası tek başına yayına alınır.
Aylık rapor: doluluk ve gelmeyen randevu
Doluluk oranı, gelmeyen randevu oranı ve en çok tercih edilen saatler her ay raporda durur; hangi saatin boş kaldığı rakamdan görünür. Takvim açılmadan önce mesai dışında karşılıksız kalan talep ve gelmeyen randevu sayısı ölçülür. Takvim açıldıktan sonra aynı sayılar tekrar ölçülür ve fark raporda yazılır.
Kurulum süreci
- 01
Keşif (1 hafta)
Personel listesi, her hizmetin süresi, çalışma saatleri, izin günleri ve iptal kuralı salonla birlikte yazıya dökülür; mevcut randevu akışı ve takvim ölçülür.
- 02
Kurulum
Kurallar takvime yazılır, Google Takvim ya da Outlook eşleşmesi kurulur, hatırlatma kanalları ve mesaj metinleri hazırlanır; istenirse ön ödeme bağlanır.
- 03
Deneme haftası
Takvim önce salon içinde denenir: personel kendi deneme randevusunu açar, hatırlatma ve iptal akışı gerçek telefonlarda görülür, kural hataları düzeltilir.
- 04
Yayın ve ölçüm
Randevu bağlantısı İşletme Profili'ne, Instagram'a ve WhatsApp'a eklenir. Keşiften ilk canlı akışa kadar geçen süre dört ile sekiz haftadır; ilk ay sonunda rapor verilir.
Kuaför randevu sistemi kurulumu
- Personel, hizmet süresi ve çalışma saati kurallarıyla randevu takvimi
- Müşterinin saat ve personel seçtiği randevu sayfası
- Google Takvim ya da Outlook ile çift yönlü eşleşme
- WhatsApp, SMS ya da e-posta ile hatırlatma ve iptal bağlantısı
- Bekleme listesi ve iptal edilen saatin geri açılması
- İsteğe bağlı ön ödeme ve depozito
- Aylık doluluk ve gelmeyen randevu raporu
Fiyat, kapsam netleşince keşif görüşmesinde verilir.
Bu kurulumda kullanılan ürünler
Online randevu ve rezervasyon
Klinik, salon ve otel için online randevu kurulur; boş kalan saati hatırlatma ve iptal yönetimi kapatır.
WhatsApp Business entegrasyonu
Bildirim, sipariş takibi ve müşteri yazışması işletme hesabında toplanır; geçmiş kurumda kalır.
Talep yanıtlama
Beş kanaldan gelen talep tek listede toplanır, yanıt taslağı hazır gelir, gönderme kararı sizde kalır.
Bu sayfada geçen terimler
- Kuaför randevu sistemi
- Kuaför randevu sistemi, müşterinin hizmeti, personeli ve saati seçtiği, hatırlatmanın kendiliğinden gittiği ve iptal edilen saatin takvime geri döndüğü, salonun kurallarıyla çalışan randevu takvimidir.
- Hazırlık payı
- Hazırlık payı, iki randevu arasında koltuğun temizlenmesi ve bir sonraki hizmete hazırlanması için takvime yazılan, müşteriye seçenek olarak gösterilmeyen süredir.
- Gelmeyen randevu oranı
- Gelmeyen randevu oranı, bir ayda iptal etmeden gelmeyen müşteri sayısının o ay alınan toplam randevuya bölünmesiyle bulunan ve aylık raporda duran orandır.
- Bekleme listesi
- Bekleme listesi, istediği saat dolu olan müşterinin adının yazıldığı ve o saat iptal edilince kendisine bildirim gönderilen listedir.
- Çift yönlü takvim eşleşmesi
- Çift yönlü takvim eşleşmesi, randevu sisteminde açılan saatin Google Takvim ya da Outlook'a, oradaki meşguliyetin de randevu sistemine aynı anda yazılmasıdır.
kuaför randevu sistemiSık sorulan sorular
Keşiften ilk canlı akışa kadar dört ile sekiz hafta geçer. Keşif haftasında personel, hizmet süresi ve çalışma saati kuralları yazılır; kurulum ve deneme haftası bunu izler. Süre personel sayısına, hizmet çeşidine ve ön ödeme kurulumuna göre değişir; size özel süre keşif raporunda yazılı verilir.
Evet. Randevu sayfasında müşteri önce hizmeti, sonra personeli ve saati seçer. Seçilen personelin izin günü, öğle arası ve bir önceki randevunun hazırlık payı kurala yazılıdır; gerçekten açık olmayan saat listede hiç görünmez. Kural değişince seçenek listesi aynı anda değişir.
WhatsApp, SMS ya da e-posta ile gider; hangi kanaldan kaç hatırlatma gideceğine salon karar verir. Varsayılan ritim randevudan bir gün önce ve iki saat önce gönderilen iki mesajdır. Her mesajın içinde iptal bağlantısı bulunur; gelemeyecek müşteri salonu aramak yerine bağlantıya dokunur.
İptal edilen saat takvime geri döner ve bekleme listesindeki müşterilere bildirilir; boşluğu kimsenin fark etmesi gerekmez. Salonun iptal süresi ve ceza kuralı varsa kurulumda yazılır. Depozito alınmışsa iade kararı salonda kalır; sistem kendiliğinden iade yapmaz.
Aynı takvime girer. Randevu takvimi Google Takvim ya da Outlook ile çift yönlü eşleştiği için telefonla alınan randevuyu personel kendi takvimine yazar. O saat sistemde de kapanır. Sistemden alınan randevu personelin telefonunda görünür; çakışan saat randevuya hiç açılmaz.
Evet, isteğe bağlıdır. Randevu ön ödeme ya da depozito ile açılır; hangi hizmette ödeme isteneceğine salon karar verir. Ödeme altyapısı olarak Stripe ya da salonun kullandığı sağlayıcı bağlanır. Ödeme, iptal ve iade kuralları salonun belirlediği biçimde yazılır. Sistem kendiliğinden iade yapmaz; iade kararı salonda kalır.
Kurulur. Randevu sayfası tek başına yayına alınır; bağlantısı Google İşletme Profili'ne, Instagram profiline ve WhatsApp yanıtına eklenir. Müşteri salonu nerede bulduysa oradan takvime geçer. Salonun sitesi varsa ya da birlikte kuruluyorsa randevu akışı sitenin içine yerleşir.
Aylık rapordan. Doluluk oranı, gelmeyen randevu oranı ve en çok tercih edilen saatler her ay raporda durur. Takvim açılmadan önce mesai dışında karşılıksız kalan talep ve gelmeyen randevu sayısı ölçülür; takvim açıldıktan sonra aynı sayılar tekrar ölçülür. Hangi saatin boş kaldığı tahminle değil rakamla görülür.
Teklifi, süreci birlikte çıkardıktan sonra yazıyoruz
Otuz dakikalık keşif görüşmesinde sürecinizi birlikte ele alırız, otomasyona değip değmeyeceğini açıkça söyleriz. Değmiyorsa bunu da aynı görüşmede belirtiriz.
Görüşme 30 dakika sürer · hazırlık gerekmez
