Pilates randevu sistemi: üye dersini seçer, kontenjan kurala bağlanır
Pilates randevu sistemi, üyenin haftalık ders programından kendi dersini ve saatini seçtiği, kontenjanı ve iptali kurala bağlayan rezervasyon kurulumudur. ALTAI Digital bu sistemi stüdyonun kendi ders programı, kontenjan ve paket kuralları üstüne kurar. Üye reformer ya da grup dersini takvimden seçer. Hatırlatma bir gün ve iki saat önce WhatsApp, SMS ya da e-posta ile gider; içinde iptal bağlantısı bulunur. İptal edilen yer kontenjana geri döner, bekleme listesindeki üyeye bildirilir. Takvim Google Takvim ya da Outlook ile çift yönlü eşleşir. İlk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır.
Çoğu pilates stüdyosunda rezervasyon WhatsApp grupları ve tekli mesajlarla yürür. Üye akşam mesaj atar, eğitmen sabah bakar; kontenjan bir deftere ya da telefondaki nota elle yazılır. Reformer dersinde yatak sayısı kadar yer varsa fazladan yazılan üyeyi birinin fark etmesi gerekir. Aynı saate iki kişi yazıldığında sorun derste ortaya çıkar. Ders programı haftalık olduğu için bu sayım her hafta yeniden yapılır. Stüdyo büyüdükçe mesaj sayısı büyür, hata payı da onunla birlikte büyür.
Üyenin en çok sorduğu iki konu kalan ders hakkı ve iptal süresidir. Satış paket ders ya da aylık üyelikle yapıldığı için her üyenin hakkı ayrı sayılır ve her iptal bu sayıyı etkiler. Bu sorular bugün mesajla soruluyor ve mesajla cevaplanıyor; cevabı veren kişi o sırada ders anlatıyor olabilir. Pilates randevu sistemi bu iki konuyu kurala bağlar: iptal kuralı kurulumda yazılır, iptal bağlantısı hatırlatma mesajının içinde durur. Üye süre içinde iptal ederse yer kontenjana geri döner ve bekleme listesindeki üyeye bildirilir.
Üye stüdyoyu Google İşletme Profili, Instagram ve tavsiyeyle bulur. Bulduktan sonra ilk sorusu hangi saatte yer olduğudur; bu sorunun cevabı bir mesaj beklemeden görünmelidir. Sistemde üye haftalık programı görür; eğitmen uygunluğu ve kontenjan kurala bağlı olduğu için yalnız açık saatler seçilebilir. Tatil günleri programdan düşer. Stüdyonun ve eğitmenlerin takvimi Google Takvim ya da Outlook ile çift yönlü eşleşir; eğitmenin kişisel takvimindeki meşgul saat derse açılmaz. Hatırlatma bir gün önce ve iki saat önce gider; gelmeyen üye sayısı ay sonunda raporda görünür.
Aşağıda pilates randevu sisteminin kapsamını, kurulum adımlarını ve sık sorulan soruları bulacaksınız. Kurulum stüdyonun kendi kurallarıyla başlar: ders programı, kontenjan, paket ve iptal kuralları keşif haftasında yazıya dökülür. İlk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır; süre eğitmen sayısına, ders çeşidine ve ön ödeme kurulumuna göre değişir. Fiyat, kapsam netleşince keşif görüşmesinde verilir. Doluluk ve gelmeyen üye oranı sistem açıldıktan sonra aylık raporda ölçülür.
İşletmede bugün yaşanan sorunlar
- 01
Kontenjan elle sayılıyor
Reformer ve grup dersleri kontenjanlıdır; kimin yazıldığı ve kimin çıktığı mesajların arasında kalır. Sayım elle yapıldığı için aynı saate fazladan üye yazılır ya da boş yer dolu sanılır ve üye geri çevrilir.
- 02
Gece gelen mesaj sabaha kalıyor
Üye akşam ders saatini sorar; eğitmen o sırada derste ya da evdedir. Cevap sabah gider, üye o arada başka bir stüdyoya yazmış olabilir. Mesai dışında gelen talebin sahibi yoktur.
- 03
İptal edilen yer boş kalıyor
Üye son dakika iptal eder, yeri boş kalır; bekleme listesindeki üyeye haber vermek birinin aklına gelmesine bağlıdır. Boş kalan yer o ders için gelir kaybıdır ve hiçbir yerde sayılmaz.
- 04
Kalan hak sorusu her gün soruluyor
Paketten kaç ders kaldığı ve iptal süresinin ne olduğu üyenin en çok sorduğu konudur. Cevap defterden ya da mesaj geçmişinden bulunur; iki kaynak birbirini tutmayınca tartışma derste çıkar.
- 05
Hatırlatma bir kişinin hafızasına bağlı
Hatırlatma birinin hatırlamasına bağlıysa bazı günler hiç gitmez. Gruba atılan toplu mesajın içinde iptal yolu yoktur; üye grupta cevap yazar ve sayım yeniden başlar. Gelmeyen üye sayısını kimse tutmaz.
- 06
Eğitmen takvimi ile ders programı ayrı
Eğitmenin kişisel takvimi ile ders programı ayrı tutulduğunda izin bir yere yazılır, öbürü unutulur. Üye derse gelir ve iptali kapıda öğrenir; program elle değiştirilir, herkese tek tek haber verilir.
Kurulumun kapsamı
Üye kendi dersini ve saatini seçer
Üye haftalık programdan dersini, eğitmenini ve saatini seçer. Ders süresi, eğitmen uygunluğu, kontenjan ve tatil günleri kurala bağlanır; kural değişince program aynı anda değişir. Dolu ders seçenekte açık görünmez; üye mesaj atıp cevap beklemez.
Kontenjan ve bekleme listesi
Reformer yatağı ya da mat sayısı ne ise kontenjan ders başına o sayıyla yazılır. Kontenjan dolunca üye bekleme listesine girer; bir yer açıldığında listedeki üyeye bildirim gider. Kimse elle sayım yapmaz.
Hatırlatma ve iptal bağlantısı
Hatırlatma bir gün önce ve iki saat önce WhatsApp, SMS ya da e-posta ile gider. Mesajın içinde iptal bağlantısı bulunur; üye tek dokunuşla iptal eder, yer kontenjana geri döner. Hangi kanaldan kaç hatırlatma gideceğine stüdyo karar verir.
Google Takvim ya da Outlook ile eşleşme
Stüdyo ve eğitmen takvimi Google Takvim ya da Outlook ile çift yönlü eşleşir. Eğitmenin kişisel takvimindeki meşguliyet hesaba katılır; çakışan saat derse hiç açılmaz. Program tek yerden yönetilir, iki yerde güncelleme yapılmaz.
Paket satışı ve ön ödeme
İsteyen stüdyoda ders paketi ön ödemeyle satılır. Ödeme, iptal ve iade kuralı stüdyonun belirlediği biçimde yazılır; sistem kendiliğinden iade yapmaz. Kural keşif haftasında yazıya dökülür ve yayın öncesi stüdyoya gösterilir.
Üye kaydı tek yerde
Üyenin adı, telefonu ve aldığı paket tek kayıtta durur; kopya kayıtlar birleştirilir, zorunlu alanlar tanımlanır. Hatırlatma ve bekleme listesi bildirimi bu kayıttaki numaraya gider. Kayıt stüdyonun kendi altyapısında tutulur.
Aylık rapor: doluluk ve gelmeyen üye
Ay sonunda doluluk oranı, gelmeyen üye oranı ve en çok tercih edilen saatler raporda durur. Hangi dersin boş kaldığı ve hangi saatin dolduğu rakamla görünür; program hafızaya değil bu rapora göre düzenlenir.
Kurulum süreci
- 01
Keşif (1 hafta)
Ders programı, kontenjan, paket ve iptal kuralları yazıya dökülür; eğitmen takvimleri ve bugünkü rezervasyon akışı incelenir.
- 02
Kurulum
Program, kontenjan ve kurallar takvime yazılır; Google Takvim ya da Outlook eşleşmesi, hatırlatma kanalları ve isteğe bağlı ön ödeme kurulur.
- 03
Deneme haftası
Sistem bir hafta boyunca stüdyo ekibiyle denenir; seçim, iptal ve bekleme listesi akışı gerçek derslerle sınanır, kurallar düzeltilir.
- 04
Yayın ve ölçüm
Üyelere rezervasyon bağlantısı verilir ve ilk canlı akış keşiften itibaren dört ile sekiz hafta içinde açılır; doluluk ve gelmeyen üye oranı ilk aydan ölçülür.
Pilates stüdyosu randevu kurulumu
- Haftalık ders programı, kontenjan ve eğitmen uygunluğu kuralları
- Üyenin kendi dersini ve saatini seçtiği rezervasyon sayfası
- Bir gün ve iki saat önce hatırlatma; WhatsApp, SMS ya da e-posta
- İptal bağlantısı, bekleme listesi ve kontenjana geri dönen yer
- Google Takvim ya da Outlook ile çift yönlü eşleşme
- İsteğe bağlı ön ödeme ve stüdyonun iade kuralı
- Aylık rapor: doluluk, gelmeyen üye oranı, en çok tercih edilen saatler
Fiyat, kapsam netleşince keşif görüşmesinde verilir.
Bu kurulumda kullanılan ürünler
Online randevu ve rezervasyon
Klinik, salon ve otel için online randevu kurulur; boş kalan saati hatırlatma ve iptal yönetimi kapatır.
CRM ve müşteri yönetimi
Müşteri kaydı tek yerde toplanır: kopyalar birleşir, zorunlu alanlar tanımlanır, rapor kendiliğinden çıkar.
WhatsApp Business entegrasyonu
Bildirim, sipariş takibi ve müşteri yazışması işletme hesabında toplanır; geçmiş kurumda kalır.
Bu sayfada geçen terimler
- Kontenjan
- Kontenjan, bir reformer ya da grup dersine aynı anda yazılabilecek en fazla üye sayısını belirleyen, ders başına yazılan sınırdır.
- Bekleme listesi
- Bekleme listesi, kontenjanı dolu derse yazılmak isteyen üyelerin sırayla tutulduğu ve bir yer açıldığında bildirim alan listedir.
- İptal süresi
- İptal süresi, üyenin ders hakkını kaybetmeden rezervasyonunu iptal edebileceği, stüdyonun belirlediği ve kurulumda yazılan son zamandır.
- Çift yönlü takvim eşleşmesi
- Çift yönlü takvim eşleşmesi, rezervasyon takviminin Google Takvim ya da Outlook ile iki yönde de güncellendiği, çakışan saatin derse açılmadığı bağlantıdır.
- Gelmeyen üye oranı
- Gelmeyen üye oranı, rezervasyon yaptığı hâlde derse gelmeyen üyelerin toplam rezervasyona oranı olan, aylık raporda görünen ölçüdür.
pilates randevu sistemiSık sorulan sorular
İlk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır. Keşif bir hafta sürer; kurulum, deneme haftası ve yayın onu izler. Süre eğitmen sayısına, ders çeşidine ve ön ödeme kurulumuna göre değişir; stüdyoya özel süre keşif raporunda yazılı verilir.
Üye rezervasyon sayfasında haftalık programı görür; dersi, eğitmeni ve saati kendisi seçer. Ders süresi, eğitmen uygunluğu, kontenjan ve tatil günleri kurala bağlı olduğu için yalnız açık saatler seçilebilir. Dolu ders bekleme listesi seçeneğiyle görünür.
Üye bekleme listesine girer. Bir üye iptal ettiğinde yer kontenjana geri döner ve bekleme listesindeki üyeye bildirim gider. Boş kalan yerin duyurulması kimsenin fark etmesine bağlı değildir; kontenjan elle sayılmaz.
WhatsApp, SMS ya da e-posta ile gider; varsayılan ritim ders gününden bir gün önce ve iki saat önce iki hatırlatmadır. Mesajın içinde iptal bağlantısı bulunur. Hangi kanaldan kaç hatırlatma gideceğine stüdyo karar verir.
Paket satışı isteğe bağlı ön ödemeyle sisteme bağlanır; iade kuralı stüdyonundur. Kalan hak takibinin nasıl yürüyeceği, paket ve aylık üyelik kuralına göre keşif haftasında belirlenir ve keşif raporunda yazılı verilir.
Evet. Takvim Google Takvim ya da Outlook ile çift yönlü eşleşir; eğitmenin kişisel takvimindeki meşguliyet de hesaba katılır. Çakışan saat derse hiç açılmaz; eğitmenin kendi takvimine yazdığı izin o saatteki dersi kapatır.
Hayır. Grup duyuru için kalır; rezervasyon ve iptal sisteme taşınır. Üye grupta yazmak yerine bağlantıya dokunur ve yerini kendisi seçer. Kontenjan sayımı gruptan çıkar; hangi üyenin hangi derse yazıldığı tek yerde görünür.
Fiyat, eğitmen sayısı, ders çeşidi ve ön ödeme kurulumuna göre keşif görüşmesinde verilir. Kurulumun kapsamı yukarıdaki pakette yazılıdır; süre ve kapsam stüdyoya özel olarak keşif raporunda yazılı verilir.
Teklifi, süreci birlikte çıkardıktan sonra yazıyoruz
Otuz dakikalık keşif görüşmesinde sürecinizi birlikte ele alırız, otomasyona değip değmeyeceğini açıkça söyleriz. Değmiyorsa bunu da aynı görüşmede belirtiriz.
Görüşme 30 dakika sürer · hazırlık gerekmez
