Hukuk bürosu otomasyonu: talep kaydı, belge taslağı ve süre takvimi
Hukuk bürosu otomasyonu, büronun her gün tekrar eden idari işlerinin kurala bağlanıp sistemde yürütülmesidir. Bu işler ilk görüşme talebinin kaydı, belge taslağı, duruşma ve süre hatırlatması, müvekkil bilgilendirmesi ve belge arşividir. ALTAI Digital bu akışları büronun kendi şablonları ve kurallarıyla kurar. Sistem hukuki değerlendirme yapmaz; imza ve karar avukatta kalır. Veri büronun kendi hesaplarında ve sunucusunda kalır, model eğitiminde kullanılmaz. İlk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır.
Hukuk bürosu otomasyonu bir web sitesi işi değildir; büronun arka ofisinde her gün tekrar eden işleri kurala bağlar. Sabah telefonda ilk görüşme isteyen biri, e-postada belge soran bir müvekkil, WhatsApp'ta duruşma gününü soran bir başkası bekler. Bu işlerin çoğu avukatın zamanını alır ama hukuki değerlendirme gerektirmez. Talebin kime düşeceği, belgenin hangi şablondan çıkacağı ve hatırlatmanın ne zaman gideceği birer kuraldır. Otomasyon bu kuralları yürütür, hukuki kararı avukata bırakır.
İlk görüşme talebi formdan, telefondan, e-postadan ya da WhatsApp'tan gelir. Talepler tek kuyruğa düşer, çalışma alanına göre sorumlu avukata atanır ve bekleme süresi görünür. Aynı kişinin önceki yazışmaları kaydın yanında açılır. Belge tarafında büronun kendi şablonları olduğu gibi alınır: dilekçe, sözleşme, vekâletname. Taslak, dosya kaydındaki bilgiyle doldurulur; eksik alan boş bırakılır ve işaretlenir. Sistem tahmin yazmaz ve imzalamaz. Taslağı okuyan, düzelten ve imzalayan avukattır.
Büro otomasyonunu iki kural sınırlar. Birincisi sır saklama yükümlülüğüdür: müvekkil bilgisi büronun kendi hesaplarında ve sunucusunda kalır. Veri dışarı çıkmamalıysa akışlar n8n ile büronun sunucusunda çalışır; yazışmalar ve belgeler model eğitiminde kullanılmaz. İkincisi baro reklam kurallarıdır: müvekkile giden mesaj bilgilendirme niteliğinde yazılır. Duruşma günü, istenen belge ya da dosyadaki yeni adım bildirilir; sonuç vaadi ve üstünlük iddiası yazılmaz. Müvekkil verisi için KVKK aydınlatma metni de kurulumun parçasıdır.
Aşağıda hukuk bürosu otomasyonu kurulumunun kapsamı, dört adımlık süreç ve sık sorulan sorular var. Kurulum büronun bugünkü düzeninden başlar. Taleplerin hangi kanaldan geldiği, hangi şablonların kullanıldığı ve süre takviminin nerede tutulduğu ilk hafta çıkarılır. Duruşma ve süre tarihleri büro tarafından dosyaya girilir; sistem bu tarihleri kendisi hesaplamaz. İlk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır. Fiyat, akış ve şablon sayısı netleşince keşif görüşmesinde verilir.
İşletmede bugün yaşanan sorunlar
- 01
İlk görüşme talebi sahipsiz kalıyor
Talep telefondan, e-postadan ve WhatsApp'tan ayrı ayrı geliyor. Sekreter not alıyor, avukat o sırada duruşmada. Hangi talebe kimin döneceği belli olmadığı için geri dönüş birkaç gün gecikiyor. Kişi bu arada başka bir büroyu arıyor; cevapsız kalan talep hiçbir yerde sayılmıyor.
- 02
Aynı dilekçe her seferinde yeniden yazılıyor
Büronun elinde iyi şablonlar var ama her dosyada eski bir belge açılıp üzerine yazılıyor. Taraf adı, dosya numarası ya da tarih eski belgeden kalabiliyor. Bu hata ancak dikkatli bir okumada yakalanıyor. Avukatın zamanı hukuki metne değil, biçim düzeltmeye gidiyor.
- 03
Duruşma ve süre takibi tek kişinin defterinde
Duruşma günleri ve süre sonları bir ajandada, bir tabloda ya da tek bir çalışanın aklında duruyor. O kişi izne çıktığında takip zayıflıyor. Hatırlatma birinin hatırlamasına bağlı kaldıkça kaçan süre riski de büroda kalıyor.
- 04
Müvekkil aynı soruyu tekrar tekrar soruyor
Müvekkil duruşma gününü, belgenin ulaşıp ulaşmadığını ve dosyadaki yeni adımı soruyor. Bu sorular gün boyu telefonla ve WhatsApp'tan geliyor. Her birine avukat ya da sekreter ayrı ayrı cevap yazıyor. Bilgilendirme düzenli olmadığı için müvekkil aramaya devam ediyor.
- 05
Belge arşivinde arama yapılamıyor
Belgeler e-posta eklerinde, bilgisayar klasörlerinde ve paylaşılan sürücüde dağınık duruyor. Bir dosyanın son sözleşme sürümünü bulmak için üç yere bakılıyor. Hangi sürümün müvekkile gittiği ve kimin onayladığı kayıtlı değil. Aynı belgenin iki farklı sürümü iki ayrı klasörde bekliyor.
- 06
Müvekkil verisinin nerede durduğu belli değil
Yazışmalar kişisel telefonlarda, belgeler kişisel hesaplarda duruyor. Bir çalışan taslağı hızlandırmak için metni genel bir yapay zekâ aracına yapıştırıyor. Verinin nerede saklandığı ve nasıl kullanıldığı bilinmiyor. Sır saklama yükümlülüğü büroya ait olduğu hâlde bu tablo büronun denetiminde değil.
Kurulumun kapsamı
İlk görüşme talebinin kaydı ve sorumlu avukata düşmesi
Formdan, e-postadan, telefondan ve WhatsApp'tan gelen talep tek kuyruğa düşer. Çalışma alanına göre sorumlu avukat kuralla belirlenir, talep onun ekranına gelir. Büronun belirlediği süreyi aşan talep listenin başına çıkar ve sorumlusuna bildirilir. Görüşme saati ve istenecek belgeler için yanıt taslağı hazırlanır; hukuki soru taslağa dönüşmez, avukata düşer.
Büronun şablonundan belge taslağı
Dilekçe, sözleşme ve vekâletname şablonları Word ya da Drive'dan olduğu gibi alınır. Taraf adı, dosya numarası ve tarih dosya kaydından okunur, elle girilmez. Eksik alan tahminle doldurulmaz; boş bırakılır ve işaretlenir. Taslak onay kuyruğuna düşer, sürüm ve onay kaydı tutulur. Sistem imzalamaz; karar ve imza avukattadır.
Duruşma ve süre takvimi hatırlatması
Duruşma günü ve süre sonu dosya kaydına büro tarafından girilir. Tarih girildiğinde büronun takvimine yazılır ve sorumlu avukata, büronun belirlediği günlerde hatırlatma gider. Sistem süre hesaplamaz, tarihi hiçbir kaynaktan kendisi çekmez. Her hatırlatmanın gönderildiği kayıt defterinde görünür.
Müvekkil bilgilendirme mesajları
Duruşma günü, istenen belge ya da dosyadaki yeni adım için müvekkile bilgilendirme taslağı hazırlanır. Taslak onay kuyruğuna düşer ve avukat ya da yetkilendirdiği kişi göndermeden gitmez. Metin baro reklam kurallarına göre bilgilendirme niteliğindedir. Sonuç vaadi, üstünlük iddiası ve karşılaştırma içermez.
Aranabilir belge arşivi
Üretilen her belge dosya kaydına iliştirilir ve Drive'da aynı adlandırma kuralıyla saklanır. Belge müvekkil adı, dosya numarası, belge türü ve tarihle aranır. Sözleşmenin hangi sürümünün müvekkile gittiği ve kimin onayladığı kayıtta görünür. Arşivin yapısı keşifte büronun dosya düzenine göre kararlaştırılır.
Müvekkil ve dosya kaydı tek yerde
Müvekkil, dosya, yazışma ve belge aynı kayıtta toplanır. Zorunlu alanlar tanımlanır, eksik kayıt işaretli durur. Kopya kayıt eşleşme kuralıyla birleşir, geçmiş korunur. Kayıt HubSpot üstünde ya da büronun kendi altyapısında kurulur; mevcut tablolar aktarılır. Kullanılan büro programıyla bağlantı keşifte değerlendirilir.
Sır saklama, KVKK ve akış kaydı
Müvekkil verisi büronun kendi hesaplarında ve sunucusunda kalır; yazışmalar ve belgeler model eğitiminde kullanılmaz. İlk görüşme formuna KVKK aydınlatma metni eklenir. Her akış çalışması kayıt defterine yazılır; hata kuyruğa düşer, bildirilir ve tekrar denenir. Akışlar büronun hesabında, belgesiyle teslim edilir.
Kurulum süreci
- 01
Keşif (1 hafta)
Talep kanalları, çalışma alanları, kullanılan şablonlar ve süre takviminin tutulduğu yer çıkarılır. Müvekkil verisinin hangi hesapta ve sunucuda duracağı büroyla birlikte kararlaştırılır.
- 02
Kurulum
Şablonların alanları dosya kaydıyla eşlenir, talep kuyruğu ve sorumlu kuralları yazılır. Her akış tetikleyici, adımlar ve hata davranışıyla belgelenir.
- 03
Deneme
Akışlar önce örnek dosyalarla denenir. Avukatlar taslakları okur; eksik alan uyarıları, hatırlatma günleri ve mesaj metinleri büronun onayıyla düzeltilir.
- 04
Yayın ve ölçüm
İlk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır. İlk ayın sonunda talep yanıt süresi, akış başarı oranı ve bekleyen hatalar raporlanır.
Hukuk bürosu arka ofis otomasyonu
- İlk görüşme talebinin tek kuyruğa düşmesi ve sorumlu avukata atanması
- Büronun şablonundan dilekçe, sözleşme ve vekâletname taslağı
- Duruşma ve süre hatırlatması, büronun girdiği tarihten
- Onay kuyruğundan geçen müvekkil bilgilendirme mesajları
- Dosya kaydına iliştirilen, aranabilir belge arşivi
- Müvekkil ve dosya kaydı, KVKK aydınlatma metni
- Aylık akış raporu: başarı oranı, ortalama süre, bekleyen hata
Fiyat, kapsam netleşince keşif görüşmesinde verilir.
Zeren Hukuk bir web sitesi vakasıdır, otomasyon vakası değildir. On altı sayfalık büro sitesini, dokuz çalışma alanı ve altı rehberle, baro reklam kurallarına göre bilgilendirme aracı olarak kurduk. Otomasyon da aynı çizgide çalışır: müvekkile giden her metin bilgilendirme niteliğindedir.
Vakayı okuyunBu kurulumda kullanılan ürünler
Belge ve rapor üretimi
Teklif, sözleşme, ilan metni ve aylık rapor sizin şablonunuzla, sizin verinizden üretilir.
Talep yanıtlama
Beş kanaldan gelen talep tek listede toplanır, yanıt taslağı hazır gelir, gönderme kararı sizde kalır.
İş akışı otomasyonu
Tekrarlayan süreçler arka planda çalışır; aracı süreç belirler, hata sessiz kalmaz.
CRM ve müşteri yönetimi
Müşteri kaydı tek yerde toplanır: kopyalar birleşir, zorunlu alanlar tanımlanır, rapor kendiliğinden çıkar.
Bu sayfada geçen terimler
- Hukuk bürosu otomasyonu
- Hukuk bürosu otomasyonu, büronun talep kaydı, belge taslağı ve süre hatırlatması gibi tekrar eden idari işlerini kurala bağlayan iş akışları bütünüdür; hukuki değerlendirme yapmaz.
- Belge taslağı
- Belge taslağı, büronun kendi şablonunun dosya kaydındaki bilgiyle doldurulmasıyla oluşan ve avukat okuyup imzalamadan kullanılmayan metindir.
- Onay kuyruğu
- Onay kuyruğu, sistemin hazırladığı taslakların gönderilmeden önce beklediği ve onaylayan kişinin kayda geçtiği listedir.
- Süre takvimi
- Süre takvimi, büronun dosyaya girdiği duruşma ve süre sonu tarihlerinin toplandığı ve hatırlatmaların gönderildiği takvimdir.
- Sır saklama yükümlülüğü
- Sır saklama yükümlülüğü, avukatın müvekkilinden öğrendiği bilgiyi koruma borcudur; otomasyon kurulumunda verinin nerede tutulacağını belirleyen ilk ölçüttür.
hukuk bürosu otomasyonSık sorulan sorular
Hayır. Sistem hukuki değerlendirme yapmaz, dosya hakkında görüş yazmaz ve süre hesaplamaz. İşi büronun kurallarını yürütmektir: talebi kaydetmek, şablonu dosya bilgisiyle doldurmak, girilen tarihi hatırlatmak. Hukuki soru taslağa dönüşmez, doğrudan sorumlu avukata düşer. İmza ve karar her zaman avukatta kalır.
Büronun kullandığı Word ya da Drive şablonları olduğu gibi alınır ve alanları dosya kaydıyla eşlenir. Taraf adı, dosya numarası ve tarih kayıttan okunur, elle yazılmaz. Eksik alan tahminle doldurulmaz; boş bırakılır ve işaretlenir. Taslak onay kuyruğuna düşer, sürüm ve onay kaydı tutulur.
Müvekkil bilgisi büronun kendi hesaplarında ve sunucusunda tutulur. Veri dışarı çıkmamalıysa akışlar n8n ile büronun sunucusunda çalışır. Yazışmalar ve belgeler model eğitiminde kullanılmaz. Hangi verinin hangi sistemde durduğu kurulum belgesinde yazılıdır; büro sır saklama yükümlülüğünü bu belgeyle birlikte değerlendirir.
Mesajlar bilgilendirme niteliğinde yazılır: duruşma günü, istenen belge, dosyadaki yeni adım. Sonuç vaadi, üstünlük iddiası ve başka büroyla karşılaştırma yazılmaz. Şablon metinleri kurulumda büro tarafından onaylanır. Her mesaj taslağı onay kuyruğuna düşer ve avukat ya da yetkilendirdiği kişi göndermeden gitmez.
Duruşma günü ve süre sonu dosya kaydına büro tarafından girilir; sistem bu tarihi kendisi hesaplamaz. Tarih girildiğinde büronun takvimine yazılır. Sorumlu avukata ve ekibe, büronun belirlediği günlerde hatırlatma gider. Hatırlatmanın hangi gün kime gittiği kayıt defterinde görünür.
Üretilen her belge dosya kaydına iliştirilir ve Drive'da aynı adlandırma kuralıyla saklanır. Arama müvekkil adı, dosya numarası, belge türü ve tarihle yapılır. Sözleşmenin hangi sürümünün müvekkile gittiği ve kimin onayladığı kayıtta görünür. Eski belgelerin aktarımı keşifte ayrıca planlanır.
Değişmesi gerekmez. Müvekkil ve dosya kaydı HubSpot üstünde ya da büronun kendi altyapısında kurulur; mevcut tablolar aktarılır. Word ve Drive şablonları olduğu gibi alınır. Kullanılan büro programıyla bağlantı keşifte değerlendirilir. Hangi aracın neden seçildiği yazılı gerekçeyle teslim edilir.
Kurulum bir keşif haftasıyla başlar; ilk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır. Süreyi ve fiyatı akış sayısı, şablon sayısı ve bağlanacak kanallar belirler. Fiyat, kapsam netleşince keşif görüşmesinde yazılı olarak verilir. Akışlar büronun hesabında, belgesiyle teslim edilir.
Teklifi, süreci birlikte çıkardıktan sonra yazıyoruz
Otuz dakikalık keşif görüşmesinde sürecinizi birlikte ele alırız, otomasyona değip değmeyeceğini açıkça söyleriz. Değmiyorsa bunu da aynı görüşmede belirtiriz.
Görüşme 30 dakika sürer · hazırlık gerekmez
