Otomasyon ajansı: akış sizin hesabınızda çalışır, hata sessiz kalmaz
Otomasyon ajansı, işletmede elle tekrarlanan adımları yazılım akışına dönüştüren, asıl işi bu akışları kurmak ve izlemek olan hizmet firmasıdır. ALTAI Digital akışı n8n, Make ya da Zapier ile kurar ve aracı neden seçtiğini yazıya döker. Her akış tetikleyicisi, adımları ve hata davranışıyla belgelenir. Her çalışma kayıt defterine yazılır. Başarısız çalışma sessiz kalmaz; kuyruğa düşer, bildirilir ve tekrar denenir. Ödeme, gönderim ve silme gibi adımlar bir kişinin onayını bekler. Akışlar sizin hesabınızda ya da sunucunuzda, belgesiyle teslim edilir.
Çoğu işletmede aynı iş her gün elle tekrarlanır. Formdan gelen talep önce bir tabloya, sonra CRM'e yazılır. Teklif bir önceki dosyanın üstünde düzenlenir. Haftalık rapor için üç ayrı ekrandan rakam toplanır. Bu adımların her biri kısa sürer, ama gün içinde defalarca yapılır. Asıl sorun harcanan süre de değildir. İşi yapan kişi izne çıktığında adımlar durur, çünkü işin sırası yalnız onun aklındadır. Yanlış kopyalanan bir tutar ya da telefon numarası çoğu zaman müşteri fark ettiğinde ortaya çıkar.
Otomasyon ajansı bu adımları yazılım akışına dönüştürür. Akış bir tetikleyiciyle başlar: yeni form kaydı, gelen e-posta ya da ödenen fatura. Ardından adımlar sırayla çalışır ve sonuç ilgili sisteme yazılır. Bir otomasyon ajansıyla çalışırken asıl soru hangi aracın kullanıldığı değildir. Asıl soru, akış bozulduğunda ne olduğudur. Belgesi olmayan akış, kuran kişi ayrıldığında kimsenin içini bilmediği bir yapıya döner. Kaydı tutulmayan akış bir gün sessizce durur ve bunu kimse görmez. Bu sayfa o soruların cevabını da yazılı olarak verir.
ALTAI Digital her akışı aynı düzenle kurar. Araç sürece göre seçilir. Veri kendi sunucunuzda kalmalıysa n8n kullanılır, çünkü n8n sizin sunucunuzda çalışır ve veri dışarı çıkmaz. Görsel ve orta karmaşıklıkta akışlarda Make, yaygın araçlar arasındaki basit bağlantıda Zapier seçilir. Gerekçe keşif raporunda yazılıdır. Her akış tetikleyicisi, adımları ve hata davranışıyla belgelenir. Her çalışma kayıt defterine yazılır. Gönderim, ödeme ve silme gibi geri dönüşü zor adımlar bir kişinin onayını bekler. Akışlar sizin hesabınızda ya da sunucunuzda çalışır.
Bu sayfada otomasyon kurulumunun kapsamını, adımlarını ve sık sorulan soruları anlatıyoruz. Sektöre özel sayfalar aşağıdaki listede duruyor: klinik, hukuk bürosu ve emlak ofisi. Her sektörde elle tekrarlanan iş farklıdır ve sektör sayfaları bu farkı ayrıca anlatır. Örneğin emlak ofisinde müşteri çoğu zaman formu doldurmaz, Instagram ve WhatsApp'tan yazar. Bunu Kali kurulumunda gördük. ALTAI Digital İstanbul ve Rotterdam'dan çalışır. Fiyat, akış sayısı ve bağlanacak sistemler belli olunca keşif görüşmesinde verilir.
İşletmede bugün yaşanan sorunlar
- 01
Aynı veri iki sisteme elle girilir
Formdan gelen talep önce bir tabloya, sonra CRM'e yazılır. Her kopyalamada bir telefon numarası ya da tutar yanlış geçebilir. Hangi kaydın doğru olduğu sorulduğunda iki ekran yan yana açılır. Hata çoğu zaman müşteriye giden yanlış bir belgeyle anlaşılır.
- 02
Süreç yalnız bir kişinin aklında durur
Faturanın hangi sırayla hazırlandığını ve raporun hangi tablodan çıktığını yalnız o işi yapan kişi bilir. Adımlar hiçbir yerde yazılı değildir. Kişi izne çıktığında ya da ayrıldığında iş durur. Yerine gelen kişi süreci baştan öğrenmek zorunda kalır.
- 03
Otomasyon kurulur, sonra sessizce durur
Bir akış bir gün bağlantı hatası verir ve çalışmayı bırakır. Kimseye haber gitmez, çünkü çalışma kaydı tutulmaz. Eksik kalan kayıtlar haftalar sonra bir müşteri şikâyetiyle ortaya çıkar. O arada kaç kaydın işlenmediğini kimse bilmez.
- 04
Araç alışkanlıkla seçilir
Bazı kurulumlarda araç sürece göre değil, kurulumu yapanın alıştığı ürüne göre seçilir. Verisi dışarı çıkmaması gereken bir süreç bulut servisine bağlanır. Seçimin gerekçesi yazılı olmadığı için sonradan tartışılamaz. Aracı değiştirmek istediğinizde akış baştan kurulur.
- 05
Akış kurulumu yapanın hesabında kalır
Akışlar kurulumu yapan firmanın hesabında çalışır. Çalışmayı bıraktığınızda akışlara, kayıtlara ve bağlantı ayarlarına erişiminiz kalmaz. Aynı işi yeniden kurdurmanız gerekir. Hangi verinin hangi serviste durduğu da size yazılı olarak verilmemiştir.
- 06
Geri dönüşü zor adım onaysız çalışır
Otomatik gönderilen bir e-posta yanlış müşteriye gider ya da bir kayıt yanlış kuralla silinir. Akışın ortasında bir kişinin bakacağı nokta yoktur. Hata geri alınamaz, yalnız sonradan açıklanır. Ekibin otomasyona güveni de bu tek olayla sarsılır.
Kurulumun kapsamı
Akış sizin hesabınızda, belgesiyle teslim edilir
Akışlar sizin hesabınızda ya da sunucunuzda kurulur ve orada çalışır. Her akışın belgesinde tetikleyici, adımlar, okunan ve yazılan alanlar ve hata davranışı durur. Akışı kuran kişi ayrılsa da belgeyi okuyan kişi devam ettirir. Devir istediğinizde akışlar eğitimiyle birlikte aktarılır.
Araç yazılı gerekçeyle seçilir
Seçim üç ölçüte bakar: verinin dışarı çıkıp çıkamayacağı, akışın adım sayısı ve bağlanacak sistemlerin hazır bağlantısı. Veri sunucunuzda kalmalıysa n8n, görsel ve orta karmaşıklıkta akışta Make, basit bağlantıda Zapier seçilir. Gerekçe keşif raporunda yazılıdır.
Her çalışma kayıt defterine yazılır
Akışın ne zaman çalıştığı, hangi kayıtla çalıştığı ve sonucunun ne olduğu kayıt defterine yazılır. Geçmişe dönük her çalışma aynı defterden izlenir. Her ay çalışma başarı oranı, ortalama süre ve bekleyen hata sayısı raporda durur. Yavaşlayan akış rakamdan anlaşılır.
Hata kuyruğa düşer ve bildirilir
Başarısız çalışma hata kuyruğuna düşer, sorumlu kişiye bildirilir ve tekrar denenir. Nedeni kayıt defterine yazılır. Tekrar deneme de başarısız olursa akış durur ve size haber verilir. Sessizce duran akış olmaz; eksik kalan kayıt listede görünür.
Geri dönüşü zor adımda insan onayı
Akışın ortasına onay adımı konur. Gönderim, ödeme ya da silme gibi geri alınması zor bir işlem bir kişinin onayını bekler. Onay gelmeden akış devam etmez. Kimin neyi ne zaman onayladığı kayıt defterinde görünür.
Mevcut sistemleriniz yerinde kalır
CRM, ERP ve muhasebe programınız değişmez. Sistemin API'si varsa bağlantı API ile kurulur. API yoksa köprü kurulur: dışa aktarım dosyası, veritabanı okuması ya da ekran üstü akış. Her veri türü için asıl kaynak birlikte seçilir. En çok elle veri taşınan iki sistemle başlanır.
Belge, rapor ve talep yanıtı
Teklif, fatura taslağı, sözleşme ve rapor bir kere hazırlanan şablondan üretilir. Rakamlar CRM ve tablolardan okunur, elle girilmez. Taslak onay kuyruğuna düşer. Gelen talepler de tek kuyrukta toplanır ve yanıt taslağı hazırlanır. Gönderme kararı her zaman bir kişide kalır.
Kurulum süreci
- 01
Keşif (1 hafta)
Elle tekrarlanan adımlar, istisnaları ve bağlanacak sistemler yazıya dökülür. Her adımın elle yapılma süresi ve haftalık tekrar sayısı ölçülür. Araç gerekçesiyle seçilir.
- 02
Kurulum
En çok zaman alan tek akışla başlanır. Tetikleyici, adımlar, hata davranışı ve onay noktaları kurulur. Akış sizin hesabınızda ya da sunucunuzda açılır.
- 03
Deneme
Akış gerçek kayıtlarla ve ekibinizle birlikte denenir. Hata kuyruğu, bildirim ve onay adımı tek tek sınanır. Akışın belgesi bu aşamada tamamlanır.
- 04
Canlı akış ve aylık rapor
İlk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır. Başarı oranı, ortalama süre ve bekleyen hata her ay raporlanır. İkinci akış, birincisi ölçüldükten sonra açılır.
Sektörünüze özel otomasyon sayfası
Klinik otomasyon: WhatsApp, randevu ve hasta kaydı tek akışta
Klinik otomasyon: WhatsApp sorusuna kaynağa dayalı yanıt taslağı, randevu hatırlatma, iptalin takvime dönmesi, tek hasta kaydı. KVKK'ya uygun, tanıya karışmaz.
Hukuk bürosu otomasyonu: talep kaydı, belge taslağı ve süre takvimi
Hukuk bürosu otomasyonu: ilk görüşme talebinin kaydı, büro şablonundan dilekçe ve sözleşme taslağı, duruşma hatırlatması. Hukuki değerlendirme ve imza avukatta.
Emlak ofisi otomasyonu: mesajla gelen talep tek panelde, takip kuralda, onay danışmanda
Emlak ofisi otomasyonu: Instagram ve WhatsApp talebi tek panele düşer, danışmana atanır, takip kurala bağlanır. İlan metni ve sunum taslağı onayla gider.
Kali, Zekeriyaköy ve Sarıyer'de çalışan beş gayrimenkul danışmanından oluşan bir ekiptir. Müşteriler formu doldurmak yerine Instagram ve WhatsApp'tan yazıyordu. Portföy, müşteri kaydı ve gelen talep tek panelde toplandı. Instagram ve WhatsApp aynı panele bağlandı.
Vakayı okuyunBu kurulumda kullanılan ürünler
İş akışı otomasyonu
Tekrarlayan süreçler arka planda çalışır; aracı süreç belirler, hata sessiz kalmaz.
Entegrasyonlar
Mevcut sistemleriniz birbirine bağlanır; veri elle taşınmaz, iki yerde birden tutulmaz.
Belge ve rapor üretimi
Teklif, sözleşme, ilan metni ve aylık rapor sizin şablonunuzla, sizin verinizden üretilir.
Talep yanıtlama
Beş kanaldan gelen talep tek listede toplanır, yanıt taslağı hazır gelir, gönderme kararı sizde kalır.
Bu sayfada geçen terimler
- İş akışı otomasyonu
- İş akışı otomasyonu, bir tetikleyiciyle başlayan, adımları yazılı kurala göre sırayla çalışan ve sonucu ilgili sisteme kendiliğinden yazan yazılım düzenidir.
- Tetikleyici
- Tetikleyici, yeni form kaydı, gelen e-posta ya da belirli bir saat gibi, bir akışın çalışmasını başlatan ve belgede adıyla yazılan olaydır.
- Kayıt defteri
- Kayıt defteri, bir akışın her çalışmasının ne zaman, hangi kayıtla ve hangi sonuçla gerçekleştiğini tarih sırasıyla tutan, geçmişe dönük izlenebilen listedir.
- Hata kuyruğu
- Hata kuyruğu, başarısız çalışmaların nedeniyle birlikte düştüğü, sorumlu kişiye bildirildiği ve tekrar denendiği, sorun giderilene kadar açık kalan listedir.
- İnsan onayı adımı
- İnsan onayı adımı, gönderim, ödeme ya da silme gibi geri alınması zor bir işlemden önce akışın durup bir kişinin kararını beklediği noktadır.
otomasyon ajansıSık sorulan sorular
Otomasyon ajansı, işletmede elle tekrarlanan adımları yazılım akışına dönüştürür. Önce hangi adımın hangi sırayla ve kimin elinden geçtiği yazıya dökülür. Sonra araç seçilir ve akış kurulur. Kurulumdan sonra akışın her çalışması izlenir. Hata kuyruğa düşer ve bildirilir. Her ay başarı oranı ve bekleyen hata raporlanır.
Otomasyon ajansı seçerken araçtan çok, akış bozulduğunda ne olduğuna bakılır. Bunu altı soru ortaya çıkarır. Akışlar belgeleniyor mu? Her çalışmanın kaydı tutuluyor mu? Hata olduğunda kime ve nasıl haber gidiyor? Aracın seçim gerekçesi yazılı mı? Geri dönüşü zor adımlarda insan onayı var mı? Akışlar sizin hesabınızda mı teslim ediliyor? ALTAI Digital bu altı sorunun cevabını keşif raporunda yazılı verir.
Araç sürece göre seçilir ve gerekçesi keşif raporunda yazılır. Veri kendi sunucunuzda kalmalıysa n8n seçilir; n8n sunucunuzda çalışır, veri dışarı çıkmaz. Görsel ve orta karmaşıklıkta akışlarda Make, yaygın araçlar arasındaki basit bağlantıda Zapier kullanılır. Make ya da Zapier seçilirse o servise giden alanlar kurulumda yazılır.
Başarısız çalışma hata kuyruğuna düşer, sorumlu kişiye bildirilir ve tekrar denenir. Nedeni kayıt defterine yazılır. Tekrar deneme de başarısız olursa akış durur ve size haber verilir. Böylece sessizce duran akış olmaz. Hangi kaydın işlenmediği listede görünür.
Akışlar sizde kalır. Kurulum baştan sizin hesabınızda ya da sunucunuzda yapılır ve her akış belgesiyle teslim edilir. Belgede tetikleyici, adımlar ve hata davranışı yazılıdır. Akışı kendi ekibiniz ya da başka bir firma devam ettirebilir. Devir istediğinizde akışlar eğitimiyle birlikte aktarılır.
Hayır. CRM, ERP ve muhasebe programınız yerinde kalır. Sistemin API'si varsa bağlantı API ile kurulur. API yoksa dışa aktarım dosyası, veritabanı okuması ya da ekran üstü akışla köprü kurulur. Her aktarımın kaydı tutulur. Başarısız aktarım kuyruğa düşer, bildirilir ve tekrar denenir.
Keşif bir hafta sürer ve ilk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır. Keşif haftasında adımlar, istisnalar ve bağlanacak sistemler çıkarılır. Süre adım sayısına, bağlanacak sistemlere ve onay noktalarına göre değişir. Size özel süre keşif raporunda yazılı olarak verilir.
Kuralı yazılabilen ve sık tekrarlanan işler otomasyona uygundur. Veri girişi, sistemler arası aktarım, teklif ve rapor hazırlama, bildirim ve kontrol adımları bu gruptadır. Kararın kişiye bağlı olduğu yerde akış onay adımında durur. Hangi işle başlanacağı keşifte ölçülen süre ve tekrar sayısına göre seçilir.
Teklifi, süreci birlikte çıkardıktan sonra yazıyoruz
Otuz dakikalık keşif görüşmesinde sürecinizi birlikte ele alırız, otomasyona değip değmeyeceğini açıkça söyleriz. Değmiyorsa bunu da aynı görüşmede belirtiriz.
Görüşme 30 dakika sürer · hazırlık gerekmez
