Emlak CRM: talep kaydı, portföy eşleşmesi ve takip tek sistemde
Emlak CRM, bir gayrimenkul ofisinin alıcı ve satıcı kayıtlarını, gelen talepleri ve portföyünü tek sistemde tutan kurulumdur. ALTAI Digital bu kurulumu ofisin gerçek çalışma biçimine göre yapar: talep Instagram'dan da WhatsApp'tan da gelse aynı listeye düşer ve danışmana atanır. Alıcının aradığı kriter kayıtta durur, yeni ilan çıktığında eşleşen kayıtlar listelenir. Arşiv taşıma kurulumun parçasıdır ve haftalık rapor tanımlı biçimde üretilir.
Gayrimenkul ofislerinde müşteri bilgisi danışmanların telefonundadır. Alıcının bütçesi bir WhatsApp mesajında, ilgilendiği ilan bir ekran görüntüsünde, görüşme notu ise kimsenin bakmadığı bir deftere yazılmıştır. Danışman ayrıldığında bu bilgi de gider. Aynı alıcıyı iki danışman farklı ilanla arar ve müşteri ofisin dağınıklığını fark eder.
Kali ekibinde bunu ölçtük: müşteriler formu doldurmuyor, Instagram ve WhatsApp üzerinden yazıyordu. Sistemi bu gerçeğe göre kurduk. Beş danışmanın portföyü, gelen talebi ve müşteri kaydı tek panelde toplandı; Instagram ve WhatsApp aynı panele bağlandı. Form doldurmayan müşteriyi forma zorlamak yerine, onun yazdığı yerden kayda almak işe yarıyor.
İkinci zor iş arşivdir. Müjgan Şimşek için Keller Williams panelinde biriken kayıtları taşıdık: 2.887 kişi tek geçişte ve sıfır hatayla yeni sisteme aktarıldı. Taşıma sırasında kopya kayıtlar işaretlenir, eksik alanlar listelenir ve birleştirme kuralları birlikte yazılır. Hiçbir kayıt haber verilmeden silinmez.
Kurulumun üçüncü parçası eşleşmedir. Alıcının aradığı bölge, oda sayısı ve bütçe aralığı kayıtta yazılı durduğunda, yeni bir ilan girildiğinde eşleşen alıcılar listelenir. Aşağıda kapsamı, süreci ve sık sorulan soruları bulacaksınız. Fiyat, kayıt sayısına ve bağlanacak kanallara göre keşif görüşmesinde verilir.
İşletmede bugün yaşanan sorunlar
- 01
Müşteri bilgisi danışmanın telefonunda
Bütçe, aranan bölge ve görüşme notu kişisel yazışmalarda kalır. Danışman ayrıldığında portföyle birlikte müşteri ilişkisi de gider. Ofis kendi müşterisini tanımaz hâle gelir.
- 02
Talep formdan gelmiyor
Müşteriler formu doldurmaz; Instagram'dan ve WhatsApp'tan yazar. Bu mesajlar kayda geçmediği için kimin ne aradığı ve hangi talebin takip edildiği bilinmez.
- 03
Aynı alıcı iki danışmanda
İki danışman aynı alıcıyı farklı ilanlarla arar. Müşteri aynı soruyu ikinci kez cevaplar ve ofisin düzeni hakkında fikir sahibi olur. Komisyon tartışması da buradan çıkar.
- 04
Portföy ile alıcı eşleşmiyor
Yeni ilan girildiğinde kimin aradığına kimse bakmaz. Eşleşme danışmanın hafızasına kalır; hafızada olmayan alıcı ilanı hiç duymaz.
- 05
Takip aramaları unutuluyor
Görüşme sonrası aranacak kişi bir kâğıda yazılır. Yoğun hafta geçtiğinde arama yapılmaz. Sıcak alıcı bir ay sonra başka bir ofisle anlaşmış olur.
- 06
Eski panelde biriken arşiv
Önceki markanın panelinde yıllarca kayıt birikmiştir. Taşıma riskli göründüğü için kimse dokunmaz ve arşiv erişilemez hâle gelir.
Kurulumun kapsamı
Alıcı ve satıcı kaydı
Her kayıt kişinin aradığı bölge, oda sayısı, bütçe aralığı ve zaman planıyla tutulur. Zorunlu alanları ofis belirler; eksik kayıt gizlenmez, işaretli durur. Satıcı tarafında ise mülkün durumu ve beklenti kaydı aynı yerde bulunur.
Instagram ve WhatsApp'tan gelen talep
Müşterinin yazdığı yer değişse de talep aynı listeye düşer ve danışmana atanır. Yazışma kaydın yanında görünür; teklif gönderen kişi müşterinin ne sorduğunu aynı ekranda görür.
Portföy ve alıcı eşleşmesi
Yeni ilan girildiğinde kriterleri tutan alıcılar listelenir. Eşleşmenin neye göre yapıldığı görünür; danışman listeyi okur ve kimi arayacağına kendisi karar verir.
Atama ve takip hatırlatması
Talep bölgeye, ilan türüne ya da sıraya göre danışmana atanır. Belirlediğiniz süreyi aşan kayıt listenin başına taşınır ve sorumlusuna bildirilir; hatırlama işi kimsenin üstünde kalmaz.
Arşiv taşıma
Eski panelden ya da tablolardan gelen kayıtlar aktarılır. Kopyalar işaretlenir, eksik alanlar listelenir, birleştirme kuralları birlikte yazılır. Müjgan Şimşek kurulumunda 2.887 kişi tek geçişte ve sıfır hatayla taşındı.
İlan metni ve sunum taslağı
İlan metni ve müşteri sunumu ofisin kendi şablonundan üretilir; rakamlar kayıttan okunur, elle girilmez. Taslak onay kuyruğuna düşer ve yayın kararı danışmanda kalır.
Haftalık rapor
Aşama başına kayıt sayısı, ortalama kapanma süresi ve uzun süredir hareket görmeyen kayıtlar tek ekranda durur. Haftalık rapor tanımlı biçimde üretilir ve ofis yönetimine gider.
Kurulum süreci
- 01
Keşif (1 hafta)
Bugünkü kayıt düzeni, kanallar ve danışman iş bölümü çıkarılır. Zorunlu alanlar ve aşamalar birlikte yazılır.
- 02
Aktarım
Eski panel ve tablolar aktarılır; kopyalar işaretlenir, birleştirme kuralları uygulanır, öncesi ve sonrası kayıt sayısı karşılaştırılır.
- 03
Kurulum ve bağlantılar
Atama kuralları, Instagram ve WhatsApp bağlantısı, eşleşme listesi ve raporlar kurulur; ekibe gösterim yapılır.
- 04
Yayın ve ölçüm
Sistem canlıya alınır. İlk ay sonunda hattın sağlığı ve eksik alan oranı raporlanır. İlk canlı akış dört ile sekiz haftada açılır.
Emlak CRM kurulumu
- Alıcı ve satıcı kaydı, zorunlu alanlar ofisin kuralıyla
- Instagram ve WhatsApp talebinin kayda düşmesi ve danışmana atanması
- Portföy ile alıcı kriterlerinin eşleşmesi
- Eski panel ve tablolardan arşiv taşıma
- İlan metni ve sunum taslağı, onay kuyruğuyla
- Haftalık rapor ve hattın sağlığı ekranı
Fiyat, kapsam netleşince keşif görüşmesinde verilir.
Zekeriyaköy ve Sarıyer'de beş danışmanla çalışan ekipte müşteriler formu doldurmuyor, Instagram ve WhatsApp'tan yazıyordu. Portföy, gelen talep ve müşteri kaydı tek panelde toplandı; iki kanal aynı panele bağlandı.
Vakayı okuyunBu kurulumda kullanılan ürünler
CRM ve müşteri yönetimi
Müşteri kaydı tek yerde toplanır: kopyalar birleşir, zorunlu alanlar tanımlanır, rapor kendiliğinden çıkar.
Talep yanıtlama
Beş kanaldan gelen talep tek listede toplanır, yanıt taslağı hazır gelir, gönderme kararı sizde kalır.
WhatsApp Business entegrasyonu
Bildirim, sipariş takibi ve müşteri yazışması işletme hesabında toplanır; geçmiş kurumda kalır.
Bu sayfada geçen terimler
- Emlak CRM
- Bir gayrimenkul ofisinin alıcı ve satıcı kayıtlarını, taleplerini ve portföy ilişkisini tek yerde tutan sistemdir.
- Alıcı kriteri
- Bir alıcının aradığı bölge, oda sayısı, bütçe aralığı ve zaman planının kayıtta yazılı hâlidir.
- Eşleşme listesi
- Yeni bir ilan girildiğinde kriterleri tutan alıcıların, gerekçesiyle birlikte listelendiği görünümdür.
- Atama kuralı
- Gelen talebin hangi danışmana gideceğini bölgeye, ilan türüne ya da sıraya göre belirleyen yazılı kuraldır.
- Arşiv taşıma
- Eski panel ya da tablolardaki kayıtların kopyaları işaretlenerek ve geçmişi korunarak yeni sisteme aktarılmasıdır.
emlak CRMSık sorulan sorular
Evet. Kali kurulumunda ölçtüğümüz gerçek buydu: müşteriler Instagram ve WhatsApp'tan yazıyordu. Kurulum müşteriyi forma zorlamak yerine, yazdığı kanaldan gelen talebi kayda alır ve danışmana atar.
Evet. Eski panelden ya da tablolardan aktarım kurulumun parçasıdır. Müjgan Şimşek kurulumunda Keller Williams panelindeki 2.887 kişi tek geçişte ve sıfır hatayla taşındı.
Gerekmez. Kullandığınız portföy ya da ilan sistemi yerinde kalabilir; kurulum onun üstüne bağlanır. Hangi alanın hangi sistemden okunacağı kurulumda yazılır.
Kayıt tek yerde durduğu için aynı kişi ikinci kez açılmaz; kopya kayıt eşleşme kuralıyla birleşir. Atama kuralı hangi talebin kime gideceğini yazılı olarak belirler.
Taslağı sistem hazırlar, rakamları kayıttan okur. Yayın kararı danışmanda kalır; onaylanmayan metin hiçbir yere gitmez.
Sitede künyede görünür biçimde yazılır; CRM tarafında ise ofis bilgileri kayıtlıdır. Taşınmaz ticareti mevzuatına uygunluk ofisin sorumluluğundadır, kurulum bunu yerine koymaz.
İki danışmandan başlayıp yirmi kişilik ofislere kadar aynı düzen kurulur. Küçük ofiste alan sayısı azaltılır; büyük ofiste atama ve rapor kuralları ayrıntılanır.
İlk canlı akış dört ile sekiz haftada açılır. Süre kayıt sayısına, taşınacak arşive ve bağlanacak kanallara göre değişir; size özel süre keşif raporunda yazılı verilir.
Diğer sektörler
Teklifi, süreci birlikte çıkardıktan sonra yazıyoruz
Otuz dakikalık keşif görüşmesinde sürecinizi birlikte ele alırız, otomasyona değip değmeyeceğini açıkça söyleriz. Değmiyorsa bunu da aynı görüşmede belirtiriz.
Görüşme 30 dakika sürer · hazırlık gerekmez
