Klinik CRM: başvuru süreci kayıtta, tıbbi kayıt yerinde kalır
Klinik CRM, bir kliniğe gelen başvuruların, iletişim geçmişinin ve randevu takibinin tek sistemde tutulmasıdır. ALTAI Digital bu kurulumda tıbbi kayda dokunmaz: muayene notu, tanı ve tedavi bilgisi kliniğin kendi sisteminde kalır. CRM yalnız kimin hangi kanaldan başvurduğunu, kimin ilgilendiğini ve sürecin nerede kaldığını tutar. KVKK gereği sağlık verisi bu akışa yazılmaz. Randevu ve kontrol hatırlatmaları bilgilendirme çerçevesinde gider; hangi kanalın kaç başvuru getirdiği aylık raporda görünür.
Bir klinikte gün üç kanaldan başlar: telefon, WhatsApp ve site formu. Hastanın sorusu genelde aynıdır; hangi hekim müsait, işlem ne kadar sürüyor, fiyat aralığı ne. Resepsiyon bunları cevaplar ve gününe devam eder. Kimin aradığı ve hangi başvurunun cevapsız kaldığı çoğu zaman hiçbir yerde yazılı değildir.
Klinik CRM bu başvuru sürecini kayda alır. Telefon, WhatsApp ve form aynı listeye düşer; her başvuru bir kişiye atanır ve durumu görünür. Hangi kanalın kaç başvuru getirdiği ölçülür. Kontrol randevusu ve ön bilgilendirme mesajları hatırlatmaya bağlanır, böylece hatırlama işi resepsiyonun hafızasına kalmaz.
Bu kurulumun sınırı baştan yazılıdır. Muayene notu, tanı ve tedavi bilgisi kliniğin kendi sisteminde kalır. CRM'e sağlık verisi yazılmaz; KVKK'nın altıncı maddesi sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri sayar ve işlenmesi ayrı koşullara bağlıdır. Formda sağlık bilgisi alınıyorsa aydınlatma metni ve açık rıza gerekir. Sistem tanı ve tedavi kararına karışmaz.
Mesajlarda da çizgi aynıdır. Hastaya giden hatırlatma ve bilgilendirme mesajları bilgilendirme çerçevesinde yazılır; sağlık hizmetlerinde tanıtımı düzenleyen mevzuat, yanıltıcı ve talep yaratıcı ifadeleri sınırlar. Aşağıda kapsamı, süreci ve sık sorulan soruları bulacaksınız.
İşletmede bugün yaşanan sorunlar
- 01
Başvurular üç kanalda dağınık
Telefon, WhatsApp ve form ayrı yerlerde birikir. Hangi başvurunun cevaplandığı bilinmez. Yoğun günde bir mesaj görülmeden kalır ve hasta başka bir kliniğe gider.
- 02
Kimin ilgilendiği belli değil
Bir başvuruyla kimin ilgilendiği sözlü olarak konuşulur. İki kişi aynı hastayı arar ya da kimse aramaz. Vardiya değiştiğinde konu yeniden anlatılır ve hastanın önceki sorusu kayıtsız kalır.
- 03
Kontrol randevusu hatırlanmıyor
İşlem sonrası kontrol tarihi hastanın aklında kalır. Hatırlatma gitmediği için kontrol atlanır. Klinik hem takip fırsatını hem boş kalan saati kaybeder. Bu kaybın büyüklüğü de ölçülmediği için kimse fark etmez.
- 04
Hangi kanal getiriyor, ölçülmüyor
Reklam, harita kaydı ve tavsiye aynı anda çalışır. Hangi kanalın kaç başvuru getirdiği bilinmediği için bütçe kararı hisle verilir.
- 05
Sağlık verisi yanlış yerde
Hastanın yazdığı ayrıntılar sıradan bir tabloya ya da genel bir araca düşer. Özel nitelikli veri, korunması gereken yerin dışına çıkar ve bunu kimse fark etmez.
- 06
Eski kayıtlar tabloda kalıyor
Yıllardır tutulan hasta iletişim listesi bir tablodadır. Kopya satırlar ve eksik numaralar birikir. Tablodan çalışan hatırlatma da kimseye ulaşmaz. Liste büyüdükçe kimin izin verdiği de belirsizleşir.
Kurulumun kapsamı
Başvuru kaydı ve atama
Telefon, WhatsApp ve form başvuruları aynı listeye düşer ve bir kişiye atanır. Belirlediğiniz süreyi aşan başvuru listenin başına taşınır ve sorumlusuna bildirilir. Kayıt, hastanın adı ve iletişim bilgisiyle sınırlıdır.
Tıbbi kayıtla sınır
Muayene notu, tanı ve tedavi bilgisi kliniğin kendi sisteminde kalır. CRM'e sağlık verisi yazılmaz. Hangi alanın nerede tutulacağı kurulumda yazılır ve ekranlar buna göre kurulur.
KVKK metinleri ve rıza kaydı
Formda aydınlatma metni gösterilir ve onay kaydı tutulur. Formda sağlık bilgisi isteniyorsa açık rıza ayrıca alınır. İzin kaydı, gönderilecek mesajlar için de esas alınır.
Randevu ve kontrol hatırlatması
Randevu ve kontrol tarihleri hatırlatmaya bağlanır. Mesajlar bilgilendirme çerçevesinde yazılır; hatırlatma metinleri klinik tarafından onaylanır ve şablon olarak kullanılır.
Kanal ölçümü
Her başvurunun hangi kanaldan geldiği kaydedilir. Aylık raporda kanal başına başvuru sayısı ve randevuya dönüş oranı görünür; bütçe kararı bu sayılarla verilir.
Tablodan aktarım
Mevcut hasta iletişim listeleri aktarılır. Kopya satırlar işaretlenir, eksik numaralar listelenir ve birleştirme kuralları birlikte yazılır. Hiçbir kayıt haber verilmeden silinmez.
Yetki ve görünürlük
Kimin hangi alanı görebileceği ve değiştirebileceği kurulumda tanımlanır. Resepsiyon, hekim ve yönetim aynı kaydı farklı görünümlerle kullanır; erişim kaydı tutulur.
Kurulum süreci
- 01
Keşif (1 hafta)
Başvuru kanalları, resepsiyon akışı ve mevcut sistemler çıkarılır. Hangi alanın CRM'de, hangisinin tıbbi kayıtta duracağı yazılır.
- 02
Aktarım ve metinler
İletişim listeleri aktarılır, kopyalar işaretlenir. Aydınlatma metni, rıza akışı ve hatırlatma şablonları hazırlanır.
- 03
Kurulum ve bağlantılar
Atama kuralları, kanal bağlantıları, hatırlatmalar ve yetkiler kurulur; ekibe kısa gösterim yapılır.
- 04
Yayın ve ölçüm
Sistem canlıya alınır. İlk ay sonunda kanal başına başvuru ve randevuya dönüş oranı raporlanır. İlk canlı akış dört ile sekiz haftada açılır.
Klinik CRM kurulumu
- Telefon, WhatsApp ve form başvurularının tek listede toplanması
- Atama kuralları ve bekleyen başvuru uyarısı
- Aydınlatma metni, açık rıza ve izin kaydı
- Randevu ve kontrol hatırlatma şablonları
- Kanal başına başvuru ve randevuya dönüş ölçümü
- Tablolardan iletişim listesi aktarımı
Fiyat, kapsam netleşince keşif görüşmesinde verilir.
Bu kurulumda kullanılan ürünler
CRM ve müşteri yönetimi
Müşteri kaydı tek yerde toplanır: kopyalar birleşir, zorunlu alanlar tanımlanır, rapor kendiliğinden çıkar.
Online randevu ve rezervasyon
Klinik, salon ve otel için online randevu kurulur; boş kalan saati hatırlatma ve iptal yönetimi kapatır.
WhatsApp Business entegrasyonu
Bildirim, sipariş takibi ve müşteri yazışması işletme hesabında toplanır; geçmiş kurumda kalır.
Bu sayfada geçen terimler
- Klinik CRM
- Bir kliniğe gelen başvuruların, iletişim geçmişinin ve randevu takibinin tutulduğu sistemdir; tıbbi kaydın yerine geçmez.
- Özel nitelikli kişisel veri
- Sağlık bilgisi gibi, işlenmesi ek koşullara bağlı olan kişisel veri türüdür.
- Aydınlatma metni
- Kişisel verinin hangi amaçla işlendiğini ve kimlerle paylaşılacağını anlatan, form üzerinde gösterilen metindir.
- Başvuru kaydı
- Bir hastanın hangi kanaldan, ne zaman ve hangi konuyla başvurduğunu tutan kayıttır.
- Kontrol hatırlatması
- İşlem sonrası kontrol tarihinin yaklaştığını bildiren, bilgilendirme çerçevesinde yazılmış mesajdır.
klinik CRMSık sorulan sorular
Hayır. Muayene notu, tanı ve tedavi bilgisi kliniğin kendi sisteminde kalır. CRM yalnız başvuru sürecini ve iletişim geçmişini tutar; sağlık verisi bu akışa yazılmaz.
Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir. Formda sağlık bilgisi alınıyorsa aydınlatma metni ve açık rıza gerekir; rıza kaydı sistemde tutulur ve mesaj gönderiminde esas alınır.
Gerekmez. Kullandığınız klinik yazılımı yerinde kalır. CRM onun yanında çalışır; hangi alanın nerede tutulacağı kurulumda yazılır.
Klinik. Metinler bilgilendirme çerçevesinde yazılır ve klinik tarafından onaylanır. Sağlık hizmetlerinde tanıtımı düzenleyen mevzuat yanıltıcı ve talep yaratıcı ifadeleri sınırlar.
Evet. Her başvurunun kanalı kaydedilir. Aylık raporda kanal başına başvuru sayısı ve randevuya dönüş oranı görünür.
Aynı kaydı farklı görünümlerle kullanırlar. Kimin hangi alanı görebileceği kurulumda tanımlanır ve erişim kaydı tutulur.
Evet. Tablolardaki iletişim listeleri aktarılır; kopya satırlar işaretlenir ve eksik numaralar listelenir. Aktarım öncesi ve sonrası kayıt sayısı karşılaştırılır.
Evet. Başvurular şube bilgisiyle birlikte kaydedilir ve atama kuralı şubeye göre çalışır. Şube başına başvuru sayısı ve randevuya dönüş oranı aynı raporda ayrı ayrı görünür.
İlk canlı akış dört ile sekiz haftada açılır. Süre kanal sayısına, aktarılacak listeye ve yetki düzenine göre değişir; size özel süre keşif raporunda yazılı verilir.
Diğer sektörler
Teklifi, süreci birlikte çıkardıktan sonra yazıyoruz
Otuz dakikalık keşif görüşmesinde sürecinizi birlikte ele alırız, otomasyona değip değmeyeceğini açıkça söyleriz. Değmiyorsa bunu da aynı görüşmede belirtiriz.
Görüşme 30 dakika sürer · hazırlık gerekmez
