Eğitimde yapay zekâ nasıl kullanılır? Kayıt ve veli iletişimi

Eğitimde yapay zekâ denince akla çoğu zaman sınıf gelir. Bu yazı sınıfın dışında kalan işi anlatıyor: kayıt, veli iletişimi ve duyuru. Özel okul, kurs, etüt merkezi, kreş ve anaokulunda yapay zekâ en çok beş işte kullanılır. Bunlar kayıt dönemindeki ücret, servis ve program sorularına ilk yanıt, mesai dışında gelen mesajın karşılanması, okul gezisi ve tanışma randevusu, aday öğrenci takibi ve duyurudur. Ne öğretileceğine, öğrencinin nasıl değerlendirileceğine ve kimin kayıt olacağına okul karar verir.

Kayıt dönemi birkaç haftaya sıkışır. Aynı günlerde birçok veli benzer soruları sorar: ücret ne kadar, servis hangi semtlere gidiyor, öğle yemeği var mı, günlük program nasıl. Sekreterlik telefona yetişmez. Veli akşam Instagram'dan ya da WhatsApp'tan yazar, cevap ertesi güne kalır. Bu arada veli başka okullara da yazmıştır.

Millî Eğitim Bakanlığı da yapay zekâyı gündemine aldı. 17 Haziran 2025'te yürürlüğe giren Eğitimde Yapay Zekâ Politika Belgesi ve Eylem Planı, 2025-2029 dönemi için 4 hedef, 15 politika ve 40 eylem adımı içeriyor. Belge, Bakanlıkta bir Yapay Zekâ Uygulamaları Etik Kurulu kurulmasını da öngörüyor. Bu yazı ise daha gündelik bir soruya cevap arıyor: bir okul kayıt ve veli işinde yapay zekâyı nasıl kullanır?

Okul ve kurslarda yapay zekâ hangi işlerde kullanılır?

1. Veli sorusuna ilk yanıt: Ücret, servis, yemek, program ve kayıt koşulu soruları kurumun kendi bilgisiyle yanıtlanır.
2. Mesai dışı mesaj: Akşam ve hafta sonu gelen mesaj da ilk yanıtını alır, sabah kayıt sorumlusunun listesine düşer.
3. Ziyaret randevusu: Veli okul gezisi, tanışma görüşmesi ya da deneme dersi için uygun saati kendisi seçer.
4. Aday öğrenci takibi: Her başvuru tek kayıtta durur; dönülmesi gereken veli listede görünür.
5. Duyuru ve hatırlatma: Ödeme hatırlatması, veli toplantısı ve etkinlik duyurusu yalnız ilgili velilere onaylı şablonla gider.

Kayıt döneminde veli sorularına ilk yanıt nasıl verilir?

Kurulumda kurumun bilgisi bir kez yazıya geçer: ücret listesi, servis bölgeleri, yemek düzeni, günlük program, yaş grupları ve sınıflar, kayıt koşulları. Veliden gelen soru bu bilgiyle yanıtlanır. Bilgide karşılığı olmayan soru tahminle yanıtlanmaz; konuşma kayıt sorumlusuna geçer. Veliye bir asistanla yazıştığı açıkça söylenir.

Ücret sorusu en hassas sorudur. Millî Eğitim Bakanlığı'na bağlı özel okullar öğrenim ücretlerini Bakanlığın kurallarına göre belirler ve ilan eder. Bakanlık, eğitim materyali ve öğrenci kıyafeti gibi kalemlerde de ücretin yönetmeliğe uygun belirlenip ilan edilmesi gerektiğini hatırlatıyor. Bu yüzden veliye verilen yanıt, kurumun ilan ettiği güncel listeden çıkar. Liste değişince yanıtlar da aynı gün değişir. İndirim ve burs konusu her zaman kayıt sorumlusunda kalır.

Kurulumun ayrıntısını talep yanıtlama sayfasında anlatıyoruz.

Mesai dışında gelen veli mesajı ne olur?

Veliler çoğu zaman iş çıkışında ya da akşam yazar. Okulda o saatte mesaja bakan kimse yoktur. Kurulumda akşam gelen mesaj da ilk yanıtını alır: sorulan bilgi verilir ve okul gezisi için uygun saatler önerilir.

Konuşma kayda geçer. Sabah kayıt sorumlusu gece kimin yazdığını, ne sorduğunu ve hangi bilginin gönderildiğini tek listede görür. Telefonla arayan veli için sesli asistan da kurulabilir; arayana bir asistanla konuştuğu söylenir ve randevu talebi kayda geçer. WhatsApp tarafını WhatsApp otomasyonu sayfasında anlatıyoruz.

Okul gezisi ve tanışma randevusu nasıl ayarlanır?

Okul gezisi çoğu zaman velinin kayıt kararından önceki son adımdır. Bugün bu randevu birkaç mesajla ayarlanır ve bazen unutulur. Kurulumda randevu bağlantısı okulun sitesine, Instagram profiline, WhatsApp'a ve Google İşletme Profili'ne eklenir. Veli uygun saati kendisi seçer.

Takvim okulun kuralına bağlanır: gezi hangi günlerde yapılır, bir saatte kaç aile alınır, deneme dersinin kontenjanı kaçtır. Randevudan bir gün önce hatırlatma gider ve içinde iptal bağlantısı bulunur. İptal edilen saat takvimde yeniden açılır. Gezide konuşulanlar aday öğrencinin kaydına işlenir. Ayrıntıyı online randevu ve rezervasyon sayfasında anlatıyoruz.

Aday öğrenci nasıl takip edilir?

Kayıt döneminde görüşülen veliler çoğu zaman bir deftere ya da Excel dosyasına yazılır. Aynı veli hem Instagram'dan hem telefondan ulaşınca iki ayrı satır açılır. Dönülmesi gereken veli unutulur ve aday öğrenci başka bir kuruma gider.

Kurulumda her başvuru tek kayıtta durur: velinin adı, çocuğun yaş grubu ya da sınıfı, başvurunun geldiği kanal, sorulan sorular, gönderilen bilgiler, gezi tarihi, bir sonraki adım ve sorumlu kişi. Kayıt sorumlusu her sabah kime dönmesi gerektiğini listede görür. Kayıt dönemi sonunda kaç başvurunun geziye, kaçının kayda döndüğü ve velilerin en çok hangi kanaldan geldiği raporlanır.

Başvuruyu kabul eden, bekleme listesine alan ya da burs veren ise okul yönetimidir. Sistem yalnız kaydı düzenler ve hatırlatır. Ayrıntıyı CRM ve müşteri yönetimi sayfasında anlatıyoruz.

Duyuru ve ödeme hatırlatması nasıl gönderilir?

Ödeme hatırlatması, veli toplantısı, gezi izni ve etkinlik duyurusu bugün çoğu kurumda tek tek mesajla gider. Kurulumda bu mesajlar onaylı şablonla ve yalnız ilgili sınıfın velilerine gönderilir.

WhatsApp'ın işletme mesajlaşma kuralları burada belirleyicidir. İşletme yalnız numarasını veren ve mesaj almayı kabul eden kişiye yazabilir. İşletmenin başlattığı konuşma onaylı bir mesaj şablonuyla açılır. WhatsApp, farklı mesaj türleri için ayrı izin alınmasını da önerir. Bu yüzden ödeme hatırlatmasıyla yeni dönem tanıtımı aynı izne bağlanmaz; tanıtım mesajı yalnız buna ayrıca izin veren veliye gider. Kurulumu WhatsApp Business entegrasyonu sayfasında anlatıyoruz.

Çocuk ve veli verisi KVKK'ya göre nasıl korunur?

Kayıt formundaki her bilgi kişisel veridir: velinin adı ve telefonu, çocuğun adı, doğum tarihi ve sınıfı. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nda çocuklara özel ayrı bir madde yoktur; Kanun'un genel kuralları çocuk verisi için de geçerlidir. Bu bölüm genel bilgi verir. Kurumunuzun aydınlatma ve rıza metinleri hukuk danışmanınızla hazırlanır.

Aydınlatma veri toplanırken yapılır. Kanun'un 10. maddesine göre veriyi işleyen kurum veliye şunları bildirir: kurumun kimliği, verinin hangi amaçla işleneceği, kimlere aktarılabileceği, toplama yöntemi ve hukuki sebebi, kişinin hakları. Kurulumda aydınlatma metni sohbetin ve formun başında veliye gösterilir ve gösterildiği kayda geçer.

Sağlık bilgisi ayrı tutulur. Kreş ve anaokulu formlarında sık sorulan alerji, ilaç ve kronik hastalık bilgisi sağlık verisidir. Kanun'un 6. maddesine göre sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir. Bu veri yalnız maddede sayılan şartlardan biri varsa işlenebilir ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirlediği yeterli önlemlerin alınması gerekir. Kurulumda sağlık bilgisi sohbet kanalında istenmez; kayıt formunun erişimi kısıtlı bölümünde alınır ve asistan bu bölüme erişmez.

Kurul'un bu konudaki bir kararı yol gösterir. Kurul, 2020/255 sayılı kararında bir okulda velilerin açık rızası alınmadan öğrencilere psikolojik değerlendirme testi uygulandığı şikâyetini inceledi. Test sonuçları sağlık verisi içeriyordu. Kurul, okulun gerekli idari ve teknik tedbirleri almadığına karar verdi ve 50.000 TL idari para cezası uyguladı. Aynı kararda aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğini ispat etmenin de veri sorumlusuna düştüğü belirtildi.

Fotoğraf için ayrı rıza alınır. Çocuğun fotoğrafı ve videosu da kişisel veridir. Tanıtımda kullanılacak görüntü için veliden ayrıca açık rıza alınır; rıza vermeyen velinin çocuğu paylaşımda yer almaz.

Verinin işlendiği yer yazılır. Kullanılan yapay zekâ hizmeti veriyi yurt dışındaki bir sunucuda işliyorsa Kanun'un 9. maddesindeki şartlar aranır. Bu yüzden verinin hangi ülkede işleneceği kurulumdan önce belirlenir ve aydınlatma metnine yazılır. Aday velinin numarası da yalnız kayıt ve iletişim için kullanılır; izni olmadan kampanya listesine eklenmez.

Öğretim ve kabul kararı neden okulda kalır?

Kurulan sistem veliye bilgi verir, randevu yazar ve kaydı düzenler. Öğrencinin notuna, hangi sınıfa yerleşeceğine, bursuna ve kaydının kabul edilip edilmeyeceğine karar vermez. Bu kararlar öğretmende, rehber öğretmende ve okul yönetimindedir.

Bunun hukuki bir yanı da vardır. KVKK'nın 11. maddesi, verilerin yalnız otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu kişinin aleyhine çıkan bir sonuca itiraz hakkı tanır. Avrupa Birliği'nin 2024/1689 sayılı Yapay Zekâ Tüzüğü ise eğitim kurumuna kabul ve yerleştirme kararında, öğrenme çıktısının değerlendirilmesinde ve sınav sırasında yasak davranışın tespitinde kullanılan yapay zekâ sistemlerini yüksek riskli sistemler arasında sayar.

Asistan rehberlik sorusuna da yanıt vermez. Çocuğun gelişimi, öğrenme güçlüğü ya da sağlığıyla ilgili bir soru geldiğinde konuşma doğrudan rehber öğretmene ya da kayıt sorumlusuna geçer.

Okulda yapay zekâ nerede kullanılmamalı?

• Not ve değerlendirme: Öğrencinin başarısını öğretmen değerlendirir; sistem not vermez.
• Kayıt kabulü ve burs: Kabul, bekleme listesi, indirim ve burs kararı okul yönetimindedir.
• Rehberlik ve sağlık soruları: Bu sorular asistanda yanıtlanmaz, ilgili kişiye geçer.
• İzinsiz mesaj ve fotoğraf: Tanıtım mesajı ve çocuk fotoğrafı yalnız velinin izniyle gönderilir ya da paylaşılır.

Okul ya da kurs nereden başlamalı?

1. Bir kayıt dönemi boyunca soruların hangi kanaldan geldiğini ve kaçının cevapsız kaldığını sayın.
2. Ücret listesini, servis bölgelerini, programı ve kayıt koşullarını tek bir belgeye yazın.
3. Önce veli sorusuna ilk yanıtı ve ziyaret randevusunu kurun.
4. Dönem sonunda kaç başvurunun ziyarete ve kayda döndüğüne bakın, ikinci işe öyle karar verin.

ALTAI Digital işe keşifle başlar. Yaklaşık bir hafta süren keşifte kurumun kayıt akışı, veli kanalları ve kullandığı okul yönetim yazılımı çıkarılır. Ardından bir demo hazırlanır; beğenilirse istekler ayrıntılı bir formla yazıya geçer ve asıl kurulum yapılır. İlk canlı kullanım genellikle 4-8 hafta içinde açılır; size özel süre keşif raporunda yazılı verilir. Yayından sonra ölçüm ve raporlama sürer.

Kurulan her parça tek panelde birleşir: veli mesajı, randevu, aday kaydı ve duyuru aynı ekrandan izlenir. Sektöre özel kurulumu eğitim kurumları çözümü sayfasında, kreş ve anaokulu sitesini kreş web sitesi sayfasında anlatıyoruz.