WhatsApp otomasyon: tek numara, onaylı mesaj, kayıtlı geçmiş
WhatsApp otomasyon, işletmenin WhatsApp yazışmalarının WhatsApp Business API üzerinden tek numarada toplandığı ve bildirimlerin kurala göre kendiliğinden gittiği kurulumdur. ALTAI Digital bu kurulumda birden çok kişinin aynı numaradan yanıt vermesini sağlar. Randevu, sipariş ve ödeme bildirimleri Meta onaylı şablonla gider. Sık sorulara yanıt taslağı hazırlanır, gönderme kararı kişide kalır. Yazışma geçmişi işletmede kalır ve müşteri kaydına bağlanır.
Çoğu işletmede WhatsApp, bir çalışanın telefonundaki uygulamadır. Müşteri o numaraya yazar, cevap o kişinin müsait olduğu saatte gider. Çalışan izne çıkınca yazışmalar bekler; işten ayrılınca geçmiş de telefonla birlikte gider. Aynı soruya her gün aynı cevap elle yazılır: adres, çalışma saati, fiyat, randevu. Randevu hatırlatması birinin aklına geldiğinde gönderilir. Toplu mesaj için kişisel numara kullanılır ve numara bir gün kısıtlanır.
WhatsApp Business API bu düzenin kurumsal karşılığıdır. İşletmenin numarası tek bir hesapta durur ve birden çok kişi aynı numaradan yanıt verir. Kimin ne yazdığı görünür. Bir çalışan ayrıldığında yazışma geçmişi kurumda kalır. Bildirimler bir tetikleyiciye bağlanır: sipariş durumu değişince, randevu yaklaşınca ya da ödeme beklenince mesaj kendiliğinden gider. Mesajı kimse elle yazmaz.
WhatsApp'ın kuralları bu kurulumun iskeletidir. Müşteri son yazdıktan sonraki yirmi dört saat içinde serbest mesaj gönderilebilir. Bu süre dolunca yalnız Meta'nın önceden onayladığı şablonlar kullanılır. Şablon onayı genellikle birkaç gün sürer ve kurulum takvimi bunu hesaba katar. Toplu gönderim yalnız açık pazarlama izni olan kişilere yapılır. Kuralları biz ekrana yazıyoruz; pencere kapandığında serbest metin alanı kendiliğinden kapanır ve kimse kuralı ezberlemek zorunda kalmaz.
Aşağıda WhatsApp otomasyon kurulumunun kapsamını, adımlarını ve sık sorulan soruları bulacaksınız. Randevuyla çalışan işletmeler için randevu sistemi sayfasına, gelen talepleri tek listede toplamak isteyenler için talep yanıtlama ürününe bakabilirsiniz. ALTAI Digital İstanbul ve Rotterdam'dan çalışır. Fiyat, numara sayısı, şablon sayısı ve bağlanacak sistemler belli olunca keşif görüşmesinde verilir.
İşletmede bugün yaşanan sorunlar
- 01
Numara bir kişinin telefonunda
İşletmenin WhatsApp'ı bir çalışanın telefonunda durur. O kişi toplantıdayken ya da izindeyken yazışmalar bekler. Ayrıldığında müşteri geçmişi de gider ve yeni çalışan sıfırdan başlar.
- 02
Aynı cevap her gün elle yazılır
Adres, çalışma saati, fiyat ve randevu soruları her gün tekrar gelir. Her biri elle yazılır ve cevabın içeriği yazan kişiye göre değişir. Yoğun saatte bu sorular asıl işin önüne geçer.
- 03
Hatırlatma birinin aklına bağlı
Randevu, teslim ya da ödeme hatırlatması biri hatırladığında gider. Yoğun gün hatırlatma unutulur. Gelmeyen müşteri boş saat, geciken ödeme de kasada boşluk demektir.
- 04
Toplu mesaj numarayı riske atar
Kampanya duyurusu kişisel numaradan, izin kaydı olmadan çok kişiye gönderilir. Engelleme ve şikâyet artar, numara kısıtlanır. Müşterilerin yazdığı numara bir gün kullanılamaz hâle gelir.
- 05
Yazışma müşteri kaydına bağlanmıyor
WhatsApp'taki konuşma CRM'deki müşteri kaydından ayrı durur. Satış ekibi müşterinin ne sorduğunu görmez; teklif gönderen kişi aynı soruyu bir daha sorar. Hangi talebin satışa döndüğü ölçülemez.
- 06
Gece gelen mesaj sabaha kalır
Mesai dışında gelen soru sabaha kadar bekler. Müşteri bu sürede başka bir işletmeye yazar. Sabah gelen yirmi mesajın hangisinin önce cevaplanacağına da kimse karar vermemiştir.
Kurulumun kapsamı
WhatsApp Business API hesabı ve numara
İşletme hesabı açılır ve numara API'ye bağlanır. Mevcut numaranız taşınabilir; taşınınca o numara kişisel WhatsApp uygulamasından çıkar. Bu yüzden çoğu işletme ayrı bir numarayla başlar. Hesap işletmenin adına açılır.
Tek numaradan ekip yanıtı
Birden çok kişi aynı numaradan yanıt verir ve kimin ne yazdığı görünür. Yazışma geçmişi kurumda kalır. Bir çalışan ayrıldığında müşteri geçmişi kaybolmaz.
Onaylı şablon ve tetikli bildirim
Randevu, sipariş, teslim ve ödeme bildirimleri için şablonlar yazılır ve Meta onayına gönderilir. Hangi durumda hangi şablonun gideceği kurulumda yazılır. Bildirim tetikleyiciye bağlanır ve kendiliğinden gider.
Sık sorulara yanıt taslağı
Sık gelen sorulara sizin kaynaklarınızdan yanıt taslağı hazırlanır ve onay kuyruğuna düşer. Gönderme kararı bir kişide kalır. İsterseniz belirli durumlarda otomatik gönderim açılır; hangi durumlar olduğu yazılıdır.
Yirmi dört saat kuralı ekranda
Müşterinin son mesajından sonraki yirmi dört saatlik pencere ekranda görünür. Pencere kapanınca serbest metin alanı kapanır ve yalnız onaylı şablon seçilebilir. Kural kimsenin hafızasına bırakılmaz.
CRM ve takvim bağlantısı
Yazışma ilgili müşteri kaydına bağlanır. Randevu bildirimi takvimden, sipariş bildirimi sipariş kaydından beslenir. Satış ekibi müşterinin ne sorduğunu teklif ekranında görür.
Kanal sağlığı ve izin yönetimi
Okunma ve yanıt oranı, şablon onay durumu, engellenme ve şikâyet sayısı tek ekranda durur. Pazarlama izni olan kişi listesi ayrı tutulur. Engellenme artmaya başlarsa gönderim durdurulur ve nedeni raporda yazılır.
Kurulum süreci
- 01
Keşif (1 hafta)
Bugün hangi soruların geldiği, kimin cevapladığı ve hangi bildirimlerin elle gittiği çıkarılır. Numara ve izin durumu kontrol edilir.
- 02
Hesap ve şablonlar
İşletme hesabı açılır, numara bağlanır, şablonlar yazılıp Meta onayına gönderilir. Onay genellikle birkaç gün sürer.
- 03
Akış ve deneme
Tetikleyiciler, yanıt taslakları ve CRM bağlantısı kurulur. Bir hafta deneme sürümüyle çalışılır, onay kuralları düzeltilir.
- 04
Yayın ve ölçüm
Akış canlıya alınır. İlk ay sonunda yanıt süresi, okunma oranı ve engellenme sayısı raporlanır. İlk canlı akış dört ile sekiz haftada açılır.
Bu kurulumda kullanılan ürünler
WhatsApp Business entegrasyonu
Bildirim, sipariş takibi ve müşteri yazışması işletme hesabında toplanır; geçmiş kurumda kalır.
Talep yanıtlama
Beş kanaldan gelen talep tek listede toplanır, yanıt taslağı hazır gelir, gönderme kararı sizde kalır.
CRM ve müşteri yönetimi
Müşteri kaydı tek yerde toplanır: kopyalar birleşir, zorunlu alanlar tanımlanır, rapor kendiliğinden çıkar.
Bu sayfada geçen terimler
- WhatsApp Business API
- İşletme numarasını bir hesaba bağlayan, birden çok kişinin aynı numaradan yanıt vermesini ve bildirimlerin sistemden gitmesini sağlayan kurumsal WhatsApp erişimidir.
- Mesaj şablonu
- Meta'nın önceden onayladığı ve yirmi dört saatlik pencere dışında müşteriye gönderilebilen hazır mesaj metnidir.
- Yirmi dört saat penceresi
- Müşterinin son mesajından sonraki, işletmenin serbest metinle yanıt verebildiği yirmi dört saatlik süredir.
- Tetikleyici
- Sipariş durumunun değişmesi ya da randevunun yaklaşması gibi, bildirimin kendiliğinden gönderilmesini başlatan olaydır.
- Onay kuyruğu
- Hazırlanan yanıt taslağının gönderilmeden önce bir kişinin onayını beklediği listedir.
whatsapp otomasyonSık sorulan sorular
Uygulama tek bir telefonda çalışır ve küçük işletmeler için yeterlidir. API ise numarayı bir hesaba bağlar; birden çok kişi aynı numaradan yanıt verir, bildirimler tetikle gider ve yazışma CRM'e bağlanır. Geçmiş kişide değil, kurumda kalır.
Evet. Mevcut numaranız API'ye taşınabilir. Taşıma sırasında o numara kişisel WhatsApp uygulamasından çıkar. Bu yüzden çoğu işletme ayrı bir numarayla başlar; karar keşif görüşmesinde verilir.
Hayır. Müşteri son yazdıktan sonraki yirmi dört saat içinde serbest mesaj gider. Sonrasında yalnız Meta'nın onayladığı şablonlar kullanılır. Pencere kapandığında ekran serbest metin alanını kapatır.
Açık pazarlama izni olan kişilere, onaylı şablonla gönderilebilir. İzinsiz gönderim hesabın kısıtlanmasına yol açar. İzin kaydının tutulması kurulumun parçasıdır.
Sık sorulara taslak yanıtı model hazırlar; kaynağı sizin verdiğiniz bilgilerdir. Taslak onay kuyruğuna düşer ve gönderme kararı bir kişide kalır. Otomatik gönderim yalnız sizin yazılı olarak seçtiğiniz durumlarda açılır.
WhatsApp tarafında genellikle birkaç gün sürer. Onay bekleyen şablonla gönderim yapılmaz. Kurulum takvimi bu süreyi baştan hesaba katar.
İşletme hesabınızda ve müşteri kaydınızda durur. Çalışan ayrıldığında geçmiş kurumda kalır. Yazışmalar model eğitimi için kullanılmaz.
Engellenme ve şikâyet sayısı ekranda izlenir; yükselmeye başladığında gönderim durdurulur. Kısıtlama gelirse itiraz süreci yürütülür. Bu sırada yazışma geçmişiniz hesabınızda durmaya devam eder.
Teklifi, süreci birlikte çıkardıktan sonra yazıyoruz
Otuz dakikalık keşif görüşmesinde sürecinizi birlikte ele alırız, otomasyona değip değmeyeceğini açıkça söyleriz. Değmiyorsa bunu da aynı görüşmede belirtiriz.
Görüşme 30 dakika sürer · hazırlık gerekmez
