Fatura otomasyonu: taslak kendiliğinden hazırlanır, onay sizde kalır
Fatura otomasyonu, fatura taslağının sipariş, teslim ya da sözleşme kaydından hazırlandığı, onay kararı kişide olan ve onaylanan kaydın muhasebe programına aktarıldığı iş akışıdır. ALTAI Digital fatura kesmez; mali müşavirin ve muhasebe programının yerini almaz. Kurulan akış veriyi CRM ya da tablodan okur ve taslağı onay kuyruğuna koyar. Onaylanan kayıt kullandığınız muhasebe programına ya da özel entegratöre aktarılır. Vade hatırlatması, gelen faturaların kayda bağlanması ve aylık rapor aynı akıştadır. İlk canlı akış dört ile sekiz haftada açılır.
Çoğu işletmede fatura, işin bittiği yerde başlayan ikinci bir iştir. Sipariş CRM'de ya da bir tabloda durur. Teslim bilgisi e-postadadır, sözleşme bir klasördedir. Ay sonunda biri bu üç yeri açar ve tutarları muhasebe programına elle yazar. Aynı müşterinin unvanı iki yerde farklı yazılmıştır; vergi numarası bir yerde eksiktir. Bir teslim faturalanmadan kalır ve kimse fark etmez. Vadesi geçen alacağa hatırlatma, birinin aklına geldiği gün gider. Sorun kişinin dikkati değil, verinin üç yerde durması ve aralarında elle taşınmasıdır.
Fatura otomasyonu bu taşıma işini tek bir akışa bağlar. Sipariş, teslim ya da sözleşme kaydı değiştiğinde fatura taslağı kendiliğinden hazırlanır. Tutar, adet, müşteri unvanı, vergi bilgisi ve vade kaynaktan okunur; hiçbiri elle girilmez. Taslak onay kuyruğuna düşer ve yetkili kişi onaylayana kadar bekler. Onaylanan kayıt kullandığınız muhasebe programına ya da özel entegratöre aktarılır. Fatura orada, bugün nasıl düzenleniyorsa öyle düzenlenir. Ardından akış tahsilatı izler. Vadesi yaklaşan ve geçen alacak tek listede durur, hatırlatma sizin kuralınızla gider.
Bu kurulumun sınırı baştan yazılıdır. e-Fatura ve e-Arşiv Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) sistemleridir. Fatura GİB portalı ya da özel entegratör üzerinden düzenlenir. ALTAI Digital fatura kesmez ve GİB'e doğrudan gönderim yapmaz. Mali müşavirinizin ya da muhasebe programınızın yerini de almaz. Hangi sisteme tabi olduğunuzu mali müşavirinizle netleştirin. Akış bu kararı değiştirmez; yalnız faturaya giden verinin doğru, eksiksiz ve onaylı gelmesini sağlar. Muhasebe programınız, entegratörünüz ve mali müşavirinizle çalışma düzeniniz yerinde kalır.
Aynı akış gelen faturalara da bakar. Tedarikçiden e-postayla ya da paylaşılan klasöre gelen fatura okunur. Tedarikçi, tutar, KDV ve vade alanları çıkarılır ve ilgili sipariş ya da tedarikçi kaydına bağlanır. Okunamayan ya da eksik alan boş bırakılır ve işaretlenir; sistem tahmin yazmaz. Bu sayfada kurulumun kapsamını, adımlarını ve sık sorulan soruları anlatıyoruz. ALTAI Digital İstanbul ve Rotterdam'dan çalışır. Fiyat, belge hacmi ve bağlanacak sistemler belli olunca keşif görüşmesinde verilir.
İşletmede bugün yaşanan sorunlar
- 01
Fatura verisi elle taşınır
Sipariş CRM'de, teslim notu e-postada, sözleşme klasörde durur. Fatura için bu bilgiler tek tek açılır ve muhasebe programına elle yazılır. Her yazımda bir tutar, bir unvan ya da bir vergi numarası yanlış geçebilir. Hata çoğu zaman fatura müşteriye ulaşınca anlaşılır.
- 02
Faturalanmayan teslim kimsenin listesinde yok
Bir iş teslim edilir ama faturası kesilmez. Teslimi bilen kişi, faturayı kesen kişiye söylemeyi unutur ya da o gün izindedir. Eksik fatura ay sonu kontrolünde çıkar ya da hiç çıkmaz. Teslim ile fatura ayrı yerlerde sayıldığı için kaybın büyüklüğü bilinmez.
- 03
Eksik alan fatura kesildikten sonra görülür
Vergi numarası, adres ya da sipariş numarası eksik bir fatura kesildiğinde hata çoğu zaman müşteriden geri döner. Düzeltme hem sizin hem müşterinin zamanını alır. Hangi faturanın hangi eksikle kesildiği bir yerde tutulmadığı için aynı hata bir sonraki ay tekrar eder.
- 04
Vade hatırlatması birinin aklına bağlı
Vadesi geçen alacak bir tabloda ya da muhasebe programının raporunda durur. Hatırlatma, biri o raporu açtığında gider. Yoğun ayda rapor açılmaz ve alacak bir ay daha bekler. Hangi müşteriye kaç hatırlatma gittiği de hiçbir yerde kayıtlı değildir.
- 05
Tedarikçi faturası e-postada kaybolur
Gelen faturalar e-posta kutusunda, bir klasörde ya da masanın üstünde birikir. Hangisinin kayda geçtiği ve hangisinin ödendiği ayrı ayrı sorulur. Ay sonunda mali müşavir eksik belgeyi ister ve belge aranmaya başlanır. Arama sürerken ödeme tarihi de kaçabilir.
- 06
Ay sonu kapanışı uzar
Mali müşavire gidecek dosya ay sonunda toplanır. Kesilen faturalar, gelen faturalar ve tahsilatlar üç ayrı yerden çıkarılır ve karşılaştırılır. Tutmayan bir rakamın kaynağı aranırken kapanış uzar. Bu iş her ay ekibin asıl işinin önüne geçer.
Kurulumun kapsamı
Fatura taslağı kaynaktan hazırlanır
Sipariş, teslim ya da sözleşme kaydı değişince fatura taslağı kendiliğinden hazırlanır. Hangi kaydın taslak başlatacağı keşif haftasında yazılır. Tutar, adet, müşteri unvanı, vergi bilgisi ve vade CRM ya da tablodan okunur; elle girilmez. Kaynakta karşılığı olmayan alan boş bırakılır ve işaretlenir; sistem tahmin yazmaz.
Onay kuyruğu ve onay kaydı
Her taslak önce onay kuyruğuna düşer. Yetkili kişi taslağı açar, kontrol eder ve onaylar ya da düzeltmeye geri gönderir. Kimin hangi sürümü ne zaman onayladığı kayda geçer; eski sürüm silinmez. Mevcut Word ya da Drive şablonlarınız olduğu gibi kullanılır. Onaysız taslak hiçbir yere aktarılmaz.
Muhasebe programına ya da entegratöre aktarım
Onaylanan kayıt kullandığınız muhasebe programına ya da özel entegratöre aktarılır. Programın API'si varsa API ile bağlanır. API yoksa köprü kurulur: dışa aktarım dosyası, veritabanı okuması ya da ekran üstü akış. Her veri türü için asıl kaynak birlikte seçilir. Fatura programınızda düzenlenir.
Tahsilat takibi ve vade hatırlatması
Kesilen faturanın vadesi izlenir. Ödeme muhasebe programında ya da Stripe'ta kayda geçince fatura kapanmış görünür. Vadesi yaklaşan ve geçen alacak tek listede durur. Hatırlatmanın metni, zamanı ve kanalı sizin kuralınızdır. İsterseniz her hatırlatma gönderilmeden önce onaya düşer.
Gelen faturalar kayda bağlanır
Tedarikçiden e-postayla ya da paylaşılan klasöre gelen fatura okunur. Tedarikçi, tutar, KDV ve vade alanları çıkarılır. Fatura ilgili sipariş ya da tedarikçi kaydına bağlanır. Okunamayan ya da eksik alan işaretli durur ve kontrol edecek kişinin önüne düşer.
Her aktarımın kaydı ve hata kuyruğu
Hangi kaydın ne zaman aktarıldığı kayıt defterine yazılır. Başarısız aktarım sessiz kalmaz: kuyruğa düşer, bildirilir ve tekrar denenir. Yine başarısız olursa akış durur ve sorumlu kişiye haber verilir. Akışlar sizin hesabınızda ya da sunucunuzda çalışır ve belgesiyle teslim edilir.
Aylık rapor
Her ay onaylanan taslak sayısı, vadesi geçen alacaklar, aktarım başarı oranı ve bekleyen hata raporda durur. Rapor ay sonu dosyasıyla birlikte mali müşavirinize gidebilir. Bir kural değişince etkisi bir sonraki raporda okunur.
Kurulum süreci
- 01
Keşif (1 hafta)
Faturanın bugün hangi veriden, kimin elinden ve hangi programla çıktığı yazıya dökülür. Her veri türü için asıl kaynak seçilir ve onay yetkisi belirlenir.
- 02
Kurulum
En çok elle veri taşınan iki sistemle başlanır. Taslak kuralları yazılır. Muhasebe programı ya da entegratör bağlantısı API ya da köprüyle kurulur.
- 03
Deneme
Gerçek kayıtlardan deneme taslakları hazırlanır ve onay kuyruğundan geçer. Aktarım, eksik alan işareti ve hatırlatma ekiple, isterseniz mali müşavirinizle birlikte denenir.
- 04
Canlı akış ve aylık rapor
İlk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır. Onaylanan taslak, vadesi geçen alacak, aktarım başarı oranı ve bekleyen hata her ay raporlanır.
Bu kurulumda kullanılan ürünler
Belge ve rapor üretimi
Teklif, sözleşme, ilan metni ve aylık rapor sizin şablonunuzla, sizin verinizden üretilir.
Entegrasyonlar
Mevcut sistemleriniz birbirine bağlanır; veri elle taşınmaz, iki yerde birden tutulmaz.
İş akışı otomasyonu
Tekrarlayan süreçler arka planda çalışır; aracı süreç belirler, hata sessiz kalmaz.
CRM ve müşteri yönetimi
Müşteri kaydı tek yerde toplanır: kopyalar birleşir, zorunlu alanlar tanımlanır, rapor kendiliğinden çıkar.
Bu sayfada geçen terimler
- e-Fatura
- e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemine kayıtlı işletmeler arasında elektronik ortamda düzenlenen ve iletilen, GİB portalı ya da özel entegratör üzerinden kesilen faturadır.
- e-Arşiv Fatura
- e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara elektronik ortamda düzenlenen ve saklanan, GİB sistemleri içinde yer alan faturadır.
- Özel entegratör
- Özel entegratör, işletmenin e-Fatura ve e-Arşiv Fatura düzenlemek için GİB portalı yerine kullandığı, GİB sistemine bağlı olarak çalışan hizmet sağlayıcıdır.
- Onay kuyruğu
- Onay kuyruğu, sistemin hazırladığı fatura taslaklarının muhasebe programına aktarılmadan önce yetkili kişinin onayını beklediği ve her kararın kayda geçtiği listedir.
- Asıl kaynak
- Asıl kaynak, bir veri türü için doğru kabul edilen, öteki sistemlerin o veriyi kendisinden aldığı ve keşifte birlikte seçilen tek sistemdir.
fatura otomasyonuSık sorulan sorular
Fatura otomasyonu, fatura taslağının işletmenin kendi verisinden hazırlandığı ve onaydan sonra muhasebe programına aktarıldığı iş akışıdır. Sipariş, teslim ya da sözleşme kaydı taslağı başlatır. Tutarlar CRM ya da tablodan okunur, elle girilmez. Taslak onay kuyruğunda bekler ve kararı kişi verir. Akış tahsilatı ve gelen tedarikçi faturalarını da izler.
Hayır. ALTAI Digital fatura kesmez, GİB'e doğrudan gönderim yapmaz ve mali müşavirinizin yerini almaz. Kurulan akış fatura taslağını hazırlar ve onaya sunar. Onaylanan kaydı kullandığınız muhasebe programına ya da özel entegratöre aktarır. Fatura orada, bugünkü düzeninizle düzenlenir.
Hayır. Muhasebe programınız, CRM'iniz ve varsa ERP'niz yerinde kalır. Programın API'si varsa aktarım API ile yapılır. API yoksa köprü kurulur: dışa aktarım dosyası, veritabanı okuması ya da ekran üstü akış. Hangi yöntemin kullanılacağı keşif raporunda yazılır; kurulum tahminle başlamaz.
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura GİB sistemleridir; fatura GİB portalı ya da özel entegratör üzerinden düzenlenir. Akış onaylanan kaydı kullandığınız muhasebe programına ya da entegratörünüze aktarır. Hangi sisteme tabi olduğunuzu mali müşavirinizle netleştirin. Akış bu kararı değiştirmez; kurulum o karara göre yapılır.
Hayır, mali müşavirinizin görevi ve yetkisi aynı kalır. Değişen, ona giden verinin düzenidir. Kesilen faturalar, gelen faturalar ve tahsilat kaydı ay sonunda üç ayrı yerden toplanmaz; aynı akıştan çıkar. Eksik belge ay sonunda değil, geldiği gün işaretlenir. Mali müşaviriniz isterse deneme aşamasına katılır.
Evet. Tedarikçiden e-postayla ya da paylaşılan klasöre gelen fatura okunur. Tedarikçi, tutar, KDV ve vade alanları çıkarılır ve ilgili sipariş ya da tedarikçi kaydına bağlanır. Okunamayan ya da eksik alan boş bırakılır ve işaretlenir. Sistem tahmin yazmaz; işaretli alanı bir kişi kontrol eder.
Keşif bir hafta sürer; bu haftada verinin kaynağı, onay yetkisi ve bağlanacak sistemler çıkarılır. İlk canlı akış dört ile sekiz hafta içinde açılır. Süre, bağlanacak sistemlerin sayısına ve API'lerinin durumuna göre değişir. Size özel süre keşif raporunda yazılı olarak verilir.
Akışlar sizin hesabınızda ya da sunucunuzda çalışır ve belgesiyle teslim edilir. Verinin kendi sunucunuzda kalması gerekiyorsa n8n kullanılır; n8n sunucunuzda çalışır ve veri dışarı çıkmaz. Fatura, müşteri adı ve adresi gibi kişisel veri taşıyabilir. Her onay ve her aktarım kayıt defterinde görünür.
Teklifi, süreci birlikte çıkardıktan sonra yazıyoruz
Otuz dakikalık keşif görüşmesinde sürecinizi birlikte ele alırız, otomasyona değip değmeyeceğini açıkça söyleriz. Değmiyorsa bunu da aynı görüşmede belirtiriz.
Görüşme 30 dakika sürer · hazırlık gerekmez
